自電子發(fā)票橫空出世，其應用慢慢變得越來越廣泛。雖然電子發(fā)票取代紙質發(fā)票是一個大趨勢，但目前來說，電子發(fā)票報銷似乎還有一些痛點難以解決。今天就來談談電子發(fā)票時代，財務人的管控之道！

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痛點一：不得不報銷

根據(jù)《國家稅務總局關于推行通過增值稅電子發(fā)票系統(tǒng)開具的增值稅電子普通發(fā)票有關問題的公告》(國家稅務總局公告2015年第84號)，該公告自2015年12月1日起施行。

國家推出了增值稅電子發(fā)票，目前只有增值稅電子普通發(fā)票，沒有增值稅電子專用發(fā)票。增值稅電子普通發(fā)票的開票方和受票方需要紙質發(fā)票的，可以自行打印增值稅電子普通發(fā)票的版式文件，其法律效力、基本用途、使用規(guī)定等與稅務機關監(jiān)制的增值稅普通發(fā)票相同。

增值稅普通發(fā)票長這樣↓

也就是說，企業(yè)如果收到增值稅電子普通發(fā)票，可以自行打印版式文件紙質發(fā)票做原始憑證，其版式文件已經(jīng)按規(guī)定蓋發(fā)票專用章，不需要打印后再另加蓋發(fā)票專用章。所以公司員工提供的電子發(fā)票該報銷還得報銷！

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痛點二：重復報銷

目前電子發(fā)票的報銷確實存在監(jiān)管上的漏洞，因為目前電子發(fā)票的打印次數(shù)不受限制，可以無限次的打印。正因為可以自行打印，又不需要額外再加蓋專用章，這就給手工報銷帶來重復報銷的風險。

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痛點三：篡改發(fā)票基本信息來報銷

現(xiàn)在PS功能很強大，造假技能越來越高明，任何只要稍微有些"想法"的人，都可通過修改電子發(fā)票金額或者抬頭。修改之后發(fā)票編碼是沒有變的，如果去校驗發(fā)票的話，一般是不會出現(xiàn)問題的。假如財務沒有充分地檢查，是很難發(fā)現(xiàn)發(fā)票有問題的！

支招一：電子發(fā)票如何報銷？

第一種辦法：將開票方通過增值稅電子開票系統(tǒng)開出的增值稅電子普通發(fā)票的開票信息，打印成增值稅電子普通發(fā)票的文件作為報銷附件，用傳統(tǒng)辦法粘貼報銷。

第二種辦法：接收開票方通過增值稅電子開票系統(tǒng)開出的增值稅電子普通發(fā)票的開票信息，將電子發(fā)票信息保存在適當?shù)拿浇橹?，報銷憑證上注明電子發(fā)票存放的位置及進入的路徑。

2016年財政部、國家檔案局聯(lián)合公布的《會計檔案管理辦法》中已明確了電子會計檔案的法律地位，只要滿足該辦法規(guī)定的條件，電子發(fā)票的開票方或受票方，可僅以電子形式對發(fā)票進行歸檔保存。開票方或受票方需要紙質發(fā)票的，可以自行打印增值稅電子普通發(fā)票的版式文件。

支招二：怎么保證不出現(xiàn)重復報銷呢？

1.財務部可以對電子發(fā)票進行統(tǒng)計，以發(fā)票號碼作為標識，這樣就能避免重復報銷，還有個簡易方法，在我們報銷系統(tǒng)里增加電子發(fā)票號碼字段。

2.通過Excel表格做臺賬。把所有的電子發(fā)票，發(fā)票編碼統(tǒng)一在Excel表格中，從中篩選排除相同的發(fā)票編碼，可防范電子發(fā)票重復報銷。也可以再增加電子發(fā)票校驗和鑒偽功能，如輸入發(fā)票編碼，即可判斷發(fā)票的真假和是否為重復發(fā)票。

3.電子發(fā)票在報銷系統(tǒng)中應用之外，還可以結合企業(yè)內(nèi)部的ERP、CRM等系統(tǒng)，到時發(fā)票資料全部電子化集中處理，發(fā)票的管理也將變得簡單，將大大提高企業(yè)運轉效率。

4.還可以一刀切！凡是涉及電子發(fā)票報銷，不允許以紙質發(fā)票報銷，以防篡改發(fā)票信息。這樣也可以從根源上規(guī)避造假和重復！

支招三：電子發(fā)票報銷指南

1.請報銷經(jīng)手人自行打印電子發(fā)票作為報銷的原始票據(jù)，電子發(fā)票有相關明細及附件的，請隨電子發(fā)票一并附上作為報銷的原始憑據(jù)。

2.請報銷經(jīng)手人在網(wǎng)報系統(tǒng)中準確錄入電子發(fā)票的12位發(fā)票代碼及8位發(fā)票號碼，未錄入電子發(fā)票號或錯誤錄入電子發(fā)票號將不能正常報銷。

3.請報銷經(jīng)手人自行在稅務局網(wǎng)站查驗電子發(fā)票真?zhèn)涡畔ⅲ⒊兄Z沒有重復報銷電子發(fā)票，報銷經(jīng)手人及經(jīng)費負責人對經(jīng)濟業(yè)務及電子發(fā)票的真實性負責。

4.員工每月月底遞交上月發(fā)票，最遲不能超過兩個月報銷時間。

公司相關部門將對報銷的電子發(fā)票進行抽查核實，并自動記錄已報銷過的電子發(fā)票號，對報銷虛假電子發(fā)票及重復報銷電子發(fā)票的情況，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，將依規(guī)追究有關人員責任。

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