一、 會計電算化與會計基礎(chǔ)工作的相互關(guān)系

　　當(dāng)今是科學(xué)技術(shù)高速發(fā)展的時代，信息技術(shù)不斷滲透到會計領(lǐng)域，計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已廣泛應(yīng)用。會計電算化后，會計人員從繁重的體力勞動中解脫出來，大大加強了會計基礎(chǔ)工作，可以說，會計電算化是強化會計基礎(chǔ)工作的重要手段和措施。但同時也對會計人員提出了更高的要求，要求輸入數(shù)據(jù)規(guī)范化，處理過程規(guī)范 化，因此做好會計基礎(chǔ)工作就變得更為重要，這是計算機輸出及時、準(zhǔn)確、完整信息的保證。過去財政部關(guān)于會計基礎(chǔ)工作做了規(guī)范性的規(guī)定，但會計電算化后，由于所面臨的工作環(huán)境不再是人與人之間，而是人與計算機之間，因此對會計電算化后的基礎(chǔ)工作有必要進行再認識。下面我談些個人意見供大家參考。

　　二、會計電算化后的基礎(chǔ)工作

　　1、 理順工作崗位，嚴格權(quán)限控制

　　會計電算化后，會計崗位應(yīng)做相應(yīng)的調(diào)整，根據(jù)財政部財會〔1996〕17號文件可分為會計主管、出納、會計核算、稽核、會計檔案管理等工作崗位；而電算化會計崗位設(shè)置應(yīng)包括電算化主管、軟件操作、審核記賬、電算維護、電算審核等，崗位的設(shè)定可結(jié)合本單位所使用的會計軟件系統(tǒng)內(nèi)業(yè)務(wù)流程和模塊的功能，進行相應(yīng)的設(shè)置，崗位確定后要明確各崗的職責(zé)范圍，建立電算化會計崗位責(zé)任制，切實做到事事有人管，人人有專責(zé)，辦事有要求，工作有檢查。設(shè)置崗位時應(yīng)根據(jù)職責(zé)分離的原則分配崗位，如憑證輸入與復(fù)核不能由同一個執(zhí)行，出納人員不允許進行系統(tǒng)的操作等等。
為確保系統(tǒng)安全、有效地運行，防止會計信息被盜、篡改等現(xiàn)象的發(fā)生，建立權(quán)限控制制度。在會計電算化相當(dāng)完備的大型企業(yè)，應(yīng)設(shè)置三層密嗎：第一層是開機密碼，第二層是進入系統(tǒng)密碼，第三層是自己權(quán)限密碼，目的是防止財務(wù)機密外泄和蓄意計算機作案。權(quán)限要有監(jiān)控機制除電算化主管外，其他崗位不得直接打開庫文件進行操作，不得隨意刪除數(shù)據(jù)、源程序和庫結(jié)構(gòu)，電算化主管有權(quán)監(jiān)控每個崗的操作內(nèi)容，各崗的密碼要定期更換，由電算化主管統(tǒng)一管理。值得一提的是由于出納人員無權(quán)進入系統(tǒng)，建議系統(tǒng)外建立一個數(shù)據(jù)庫由出納人員管理，有關(guān)現(xiàn)金、銀行存款的每筆收支出納確認后輸入計算機，每天結(jié)出發(fā)生額、余額，與系統(tǒng)現(xiàn)金賬和庫存現(xiàn)金賬核對，月末與銀行賬核對，這樣既做到了賬實相符，又起到相互都督的作用。

　　2、 創(chuàng)造良好的會計信息系統(tǒng)運行環(huán)境

　　良好的會計信息系統(tǒng)環(huán)境是會計電算化運行的保證，會計住處系統(tǒng)運行環(huán)境按內(nèi)容劃分為會計數(shù)據(jù)采集規(guī)范性、會計數(shù)據(jù)處理的階段性、會計信息歸集、存儲、輸出的系統(tǒng)性。

　?。?） 數(shù)據(jù)采集規(guī)范性

　　數(shù)據(jù)采集是指將計算機加工處理的會計數(shù)據(jù)進行手工準(zhǔn)備的過程。垃圾信息的產(chǎn)生不處有兩點，一是工作疏漏，二是舞弊行為，為確保系統(tǒng)提供會計信息的正確、可靠，道德所有憑證不論是手工編制的還是機制的都要有操作員、財務(wù)主管共同簽章后才能過入有關(guān)賬戶。其次，錄入的會計憑證除手工秕所有的信息如摘要、會計科目、金額、經(jīng)手人審核等外，還應(yīng)包括科目代碼等。為便于計算機的識別處理和提高運行速度，編制代碼工作也是一項不容忽視的基礎(chǔ)工作。編制代碼時要注意它的唯一性、有效性和可擴展性，錄入科目時是以代碼的形式錄入，因此，代碼輸錯則輸出的自然也是錯誤信息，所以要特別注意，再次要對憑證分批記錄張數(shù)及數(shù)量金額總數(shù)，防止已編憑證的丟失或插入未經(jīng)授權(quán)的憑證或未經(jīng)授權(quán)隨意改動有關(guān)數(shù)據(jù)等問題，最后要建立工作日志，詳細記錄憑證編制日期、經(jīng)手人、憑證傳送的手續(xù)和時間。

　?。?） 加工處理管理數(shù)據(jù)輸入計算機中，不象手工隨時可結(jié)賬，是分批進行處理的，而且數(shù)據(jù)的存儲是以二進制代碼形式，數(shù)據(jù)記錄具有不可見性，數(shù)據(jù)修改也不留痕跡，中間處理是不可見的“黑箱操作”，所以首先要加強接角控制，杜絕未經(jīng)授權(quán)人員進行越權(quán)操作，嚴格密碼權(quán)限管理。其次應(yīng)設(shè)置必要的稽核檢查，同時作好工作日志，以防止和及時發(fā)展對經(jīng)處理的數(shù)據(jù)非法篡改。

　　（3） 會計信息輸出的管理

　　輸出是計算機系統(tǒng)數(shù)據(jù)處理的最終結(jié)果，如賬簿、報表。為確保及時、安全地送到有權(quán)使用者手中，可建立輸出文件分送清單，設(shè)專人負責(zé)傳送，設(shè)置工作日志等。由于會計電算化后會計信息是以各種數(shù)據(jù)文件的形式記錄在磁性介質(zhì)中，這些是肉眼看不見的，很容易被篡改或刪除或由于誤操作等諸多原因而使文件丟失，因此衽備份制度，對數(shù)據(jù)文件要進行日備份，月備份，并按財政部規(guī)定的檔案管理辦法由專人負責(zé)歸檔，作好防磁、防火、防潮、防塵工作，同時定期進行復(fù)制，防止磁性介質(zhì)損失，保證按要求生成各種檔案，保證各種檔案的安全與保密，保證種種檔案得到合理、有效的利用。

　　當(dāng)然，以上三個方面的前提條件是計算機硬件、軟件的安全運行，因此，制定相應(yīng)的軟硬件管理制度也是一項尤為重要的基礎(chǔ)工作，如建立機房管理制度、軟件使用、維護及保管制度、上機運行秕的管理規(guī)定、修改會計軟件的審批及監(jiān)督制度等，這些制度的建立和實施，是創(chuàng)造良好的會計信息秕政黨運行的外部保證。

　　3、 加強預(yù)算編制工作

　　會計電算化后，會計工作已由核算型向管理型轉(zhuǎn)化，因此會計基礎(chǔ)工作的范圍與手工相比范圍更廣，要求更高。預(yù)算是計算機會計進行預(yù)測、分析的依據(jù)，是評價經(jīng)濟效益的標(biāo)準(zhǔn)，因此制定一套科學(xué)合理的預(yù)算是確保會計信息真實、可靠的依據(jù)。道德要求及時。有些單位往往是時間過半了，預(yù)算還未編完，這種工作拖拉作風(fēng)嚴重影響會計信息質(zhì)量。其次要及時調(diào)整預(yù)算使之做到科學(xué)、合理，只有這樣才能據(jù)此進行分析，向決策者提供寶貴的會計信息。

　　4、 提高會計人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)

　　實行會計電算化后，除要求有較高的專業(yè)知識水平外，掌握計算機基礎(chǔ)知識已成為當(dāng)務(wù)之急。由于計算機在會計領(lǐng)域的應(yīng)用時間還不是很長，一些老會計入門很慢，在上機時經(jīng)常出現(xiàn)誤操作，致使系統(tǒng)數(shù)據(jù)丟失，嚴重的導(dǎo)致系統(tǒng)崩潰。為確保系統(tǒng)安全有序運行，充分發(fā)揮計算機的潛能，提高會計人員的計算機水平刻不容緩，要制定具體措施，抓出成效，使之成為即精通會計又精通計算機的復(fù)合型高素質(zhì)人才是我們亟待解決的問題。