摘　要：　在實施會計電算化的過程中，初始化的工作尤為關鍵，初始化不恰當所導致的后果會在今后的具體工作中逐漸地顯現(xiàn)出來。初始化的工作較復雜，單位的財務人員應與軟件公司的項目實施人員交流協(xié)作，充分發(fā)揮電算化的特點，注意實施的關鍵點，避免一些常犯的錯誤，高質量地完成初始化工作，起到事半功倍的作用。

　　關鍵詞：　會計電算化；初始化

　　在會計電算化系統(tǒng)中，初始化工作包括設置系統(tǒng)參數(shù)、設置科目、建立各種賬簿文件、定義各種輔助核算、定義報表以及錄入各種余額數(shù)據(jù)或者是發(fā)生額數(shù)據(jù)等。初始化工作只能進行一次，并將在很大程度上影響其后的核算工作。不論是從手工核算過渡到電算化處理還是更換會計電算化軟件，都需要做初始化的工作。在初始化的工作中，將本單位要　采用的核算程序、方法、規(guī)則、基礎數(shù)據(jù)錄入電腦，使會計軟件能適應本單位的核算、管理需要。本文就會計電算化的核算方法、規(guī)則的選用、科目的設置、報表定義等方面需要注意的問題進行討論。

　　一、在項目的具體實施工作之前，單位的會計電算化實施項目的主管人員應該與電算化軟件公司的實施人員做好溝通、協(xié)商的工作

　　單位的會計主管人員對于本單位的會計管理工作比較熟悉，清楚實施會計電算化項目要實現(xiàn)哪些功能，達到何種管理的目的。但是，處于項目實施階段時，單位的會計主管人員對于電算化軟件如何實現(xiàn)某項具體的功能，如何才能達到自己需要的管理目標，還處于摸索的階段。軟件公司的項目實施人員對于自己公司的軟件的具體功能，功能之間的細小的差別設置了如指掌。但是，對于實施單位的具體業(yè)務卻不太熟悉，不清楚實施單位需要實現(xiàn)哪些具體的管理目標，哪些功能對單位的會計核算重要，哪些功能對該單位的會計核算無足輕重，單位要實現(xiàn)功能是否具備了客觀的條件。因此，在項目的具體實施之前，單位的會計主管人員應該與軟件公司的實施人員做好交流溝通工作，對軟件的具體功能和單位的具體管理核算目標進行討論，將二者之間協(xié)調起來，以避免在具體的實施工作中產(chǎn)生不必要的誤會，并且制定出標準化的方案，標準化方案的制定應該做到盡量的細致、明確。在制定標準化的方案中還要注意滿足單位現(xiàn)有的客觀條件，既要避免那種沒有實現(xiàn)條件的功能，又要為實施單位的進一步會計核算管理發(fā)展的需要留有一定的空間。

　　二、單位在選擇會計核算程序、方法、規(guī)則時，應充分考慮電腦處理會計信息快速、準確的特點

　　《企業(yè)會計準則》和各行業(yè)會計制度確定了很多核算程序、方法，單位應結合自身特點進行選擇應用。它們各自具有鮮明的特點，且能相互補充。在手工核算方式下，我們往往選用那些計算過程不能很復雜、會計處理不能太冗長、結果要求準確或較準確的方法、程序。而會計電算化由電腦執(zhí)行程序自動處理會計數(shù)據(jù)，就可以不考慮計算的復雜性，只要求結果準確就行了。如成本核算中的代數(shù)法分配輔助生產(chǎn)費用，它的突出特點是計算復雜但是其結果很準確；再如存貨收發(fā)計價中的個別確認法，它也是結果準確而對會計核算、庫管要求甚高。所以代數(shù)法、個別確認法等應在會計電算化中廣泛采用。然而，在會計實務中，初始化的方法選用問題，往往由軟件公司輔助完成，將本單位的現(xiàn)行會計核算模式照搬到電算化中去，這樣就無法充分發(fā)揮電腦處理信息快、準的優(yōu)點。因此，我們應當從會計歷史上去檢索、選用適應電腦高速處理、結果準確的方式、方法和規(guī)則。因此，在由手工賬過渡到電算化的過程中，應該了解電算化的特點與優(yōu)點，摒棄傳統(tǒng)的一些會計核算方法，采用適合會計電算化，能夠充分發(fā)揮電算化功能的會計核算方法。

　　三、科目設置中應注意的問題

　　建賬時要將收集到的會計科目加入軟件系統(tǒng)，建立賬務系統(tǒng)的會計科目體系。一般在建立賬套的同時，電算化軟件會根據(jù)你所選擇的單位性質，按照會計規(guī)則默認安裝一套會計科目。這些會計科目大都是總賬科目，一般會滿足單位的需要，不用再自行手工建立，但是各單位的會計核算的區(qū)別較大，明細科目還需要自己根據(jù)本單位會計核算的需要分別建立。在電算化賬務系統(tǒng)中除了像手工賬務一樣要使用會計科目外，還要為每一個會計科目加入一個編碼，另外還需要注意科目的性質、余額的方向，需要輔助核算的科目還要進行輔助核算方面的設置。在設定會計科目時需要重點注意以下問題：

　?。ㄒ唬┛颇康脑O置要規(guī)范。財政部已制定的各行業(yè)會計制度中都系統(tǒng)地給出了總賬科目及少量二級科目的名稱和科目編碼。在設定總賬科目編碼時必須符合財政部門制定的會計制度中的有關規(guī)定，設立明細科目編碼除會計制度有規(guī)定的以外，應該按上級主管部門和本單位的管理要求設定，以保證科目代碼的規(guī)范系統(tǒng)性和統(tǒng)一性。尤其是集團公司，科目的名稱、代碼等一定要做到規(guī)范統(tǒng)一。

　?。ǘ┛颇康脑O置要簡潔。在滿足管理要求和適合計算機處理的前提下，力求代碼簡單明了、位數(shù)越短越好，既便于記憶又能提高錄入憑證的速度，應當避免那些冗長而又無用的科目影響日常工作的效率。

　?。ㄈ┛颇吭O置中應該考慮到業(yè)務的發(fā)展和會計核算的進步，注意科目的擴展性。會計科目體系一經(jīng)設定，其代碼結構就無法改變。修改結構只能通過重新建賬實現(xiàn)，而重新建賬將丟失已輸入的所有初始化數(shù)據(jù)和已輸入的憑證資料。因此在設計代碼時一定要充分考慮各方面的要求。確定某一級明細科目的代碼長度通常是以上級科目中所含明細科目最大可能達到的個數(shù)來確定的，例如，假設“應收賬款”通常以客戶或單位為來設置明細科目，明細科目的數(shù)量不同單位差異很大，少則幾十個，多則成百上千，兩位碼長難以滿足要求，要增至三位甚至更長，由于同級科目必須使用等長的科目編碼，其他二級科目也要使用三位或更長的科目編碼先按客戶所屬地區(qū)分類，設置二級明細。如果設定的分段代碼位數(shù)較長而絕大多數(shù)上級科目所包含的明細科目個數(shù)不多時，其他科目的憑證輸入速度勢必會受到影響。為了解決這一矛盾，像這樣的科目在設置中便需要一些技巧，一般的會計軟件會提供一定的輔助核算的功能，可以將這類科目的輔助核算的性質設置為“往來核算”，將往來單位作為輔助核算的明細項進行核算，這樣既減少了明細科目的設置，又增加了往來核算的明晰性與靈活性。如果不想采用輔助核算可將明細科目先分類，按分類設置二級科目，然后再設置下級明細科目，如“應收賬款”總賬科目下細科目，然后再按客戶名稱設置三級明細科目。

　　四、初始數(shù)據(jù)的錄入工作中應注意的問題

　　完成科目設置的工作后，即可將各科目余額輸入系統(tǒng)，根據(jù)系統(tǒng)啟用的月份不同，原始數(shù)據(jù)的錄入也有區(qū)別。賬務系統(tǒng)在一月份啟用時只需輸入上年余額即可，上年余額既是年初余額又是一月份的期初余額。

　　如果賬務系統(tǒng)在其他月份啟用，除需要輸入啟用月份余額外，還必須輸入年初余額和一月到啟用賬務系統(tǒng)之前各月的累計發(fā)生額，這是為會計報表所準備的數(shù)據(jù)，如不輸入累計發(fā)生額，由于會計數(shù)據(jù)缺乏連續(xù)性，在以后的查詢及報表中如需要全年累計發(fā)生額，系統(tǒng)將無法提供正確的數(shù)據(jù)。但是僅僅是錄入各月份的發(fā)生額，再查詢以前月份的賬戶的明細時，還是不能得到結果，為了解決這個問題可以采用兩種方法：一種方法是如果單位的業(yè)務量小，憑證的數(shù)量較少，可以采取手工錄入追加憑證的方法；另一種方法適用于更換財務軟件的單位，與軟件公司的人員協(xié)商，使用特定的軟件，將過去使用的軟件的數(shù)據(jù)轉出來，再導入到新的軟件系統(tǒng)中，這樣做可能會存在一定的風險，丟失某些數(shù)據(jù)。總之，在會計年度中間實施會計電算化，數(shù)據(jù)的初始所涉及的問題較多，應盡量在會計年度的開始或者是結尾，來更換財務軟件。

　　初始余額發(fā)生額數(shù)據(jù)錄入完成以后，軟件會自動地核對總賬與明細賬之間、借貸雙方之間、總賬與輔助核算之間的平衡關系，但是對這個步驟不要掉以輕心，急于進行日常的工作，應該將錄入的數(shù)據(jù)與手工賬之間進行仔細核對，確認二者之間無誤后再進行日常的操作。原因是大多數(shù)軟件在錄入憑證后，初始的余額便無法改動，當使用一段時間后再發(fā)現(xiàn)初始的數(shù)據(jù)有錯誤，便沒有辦法改動，只能用調整憑證進行調整，或者是作廢掉該賬套重新再建立一賬套，重新初始化。

　　五、報表初始化的過程中應注意的問題

　　會計報表是會計工作流程中的最后一個環(huán)節(jié)，在會計軟件中通常都預置了通用的會計報表，但除通用會計報表外，單位一定還需要其他報表，這些報表是無法預置的，需要重新設定。報表通常由表標題、表頭、表體、表尾四部分組成，其中表體的設置是關鍵所在。表體中有兩類數(shù)據(jù)，一類是固定的表項目，另一類是變動的數(shù)值性數(shù)據(jù)。數(shù)值性數(shù)據(jù)須設置取數(shù)公式，從賬薄、其他報表中取來，隨賬薄中的數(shù)據(jù)變化而變化。但是取數(shù)公式的格式在不同的會計軟件產(chǎn)品中各不相同，必須參考會計軟件所屬的用戶操作手冊。在定義報表的過程中，需要用到很多函數(shù)，財務人員一般不容易掌握。因此在初始化的過程中，這一項工作一般由軟件公司的項目實施人員與單位的財務人員來共同完成。定義完報表以后還應該注意報表的校驗公式的定義，校驗報表內部、報表之間的勾稽關系，避免出現(xiàn)一些低級的錯誤。

　　需要注意的是，如果是集團公司，集團內的各分公司向總公司提供的電子報表應嚴格符合集團公司所要求的格式，這樣集團公司才能夠進行合并、匯總工作。因此，為了做到嚴格的統(tǒng)一，像這一類的報表，集團公司應該首先定義出標準的報表，然后向分公司下發(fā)，分公司通過接收報表的方式，將標準化的報表接收到自己單位的賬套中，而不應該由分公司自己定義這一類報表。

　　與一般的報表相比較，現(xiàn)金流量表的制作相對困難了一些。對于現(xiàn)金流量表的具體制作，不同的軟件提供了不同的方法，各種方法之間的差別也比較大，我們在這里簡單地總結一下，大致可以分為兩種方式：第一種是在制作憑證的同時將涉及現(xiàn)金流的分錄，歸納到不同的現(xiàn)金流項目中去；另一種方法是事后調整，制作憑證的時候不進行歸類，等到會計期末，再由專門的制表人統(tǒng)一進行調整制作。這兩種方式各有利弊，第一種方式直截了當，做完憑證后隨時可以得到現(xiàn)金流量表，但是對于憑證的制作人員的要求較高，憑證制作人員應熟悉現(xiàn)金流量表的制作。第二種方式對于憑證制作人員的要求較低，但是將工作量積攢到會計期末，制表人員的工作量較大，修改相應憑證后，制表人還得重新進行調整。單位可以根據(jù)自己的實際情況來選擇適合的方式。

　　總之，會計電算化的初始工作是一項技術性較強的，涉及方面較廣泛的，內容較復雜的工作。只有在會計電算化的初始工作中注意上面所提到的問題，高質量地完成初始化工作，才能避免在今后的工作中走不必要的彎路，才能最大地發(fā)揮軟件的功能。

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