[摘要]教師加強對中職生在會計電算化實習(xí)中錯誤操作的修改指導(dǎo)，對于提高實習(xí)效果和培養(yǎng)具有較強動手能力的實用型會計人才具有重要作用。本文從加強系統(tǒng)轉(zhuǎn)換的教學(xué)指導(dǎo)，預(yù)防出錯是前提；強化輸入輸出的修改指導(dǎo)，科學(xué)改錯是基礎(chǔ)；細化常見錯誤的排除指導(dǎo)，高效糾錯是保障等方面探討了錯誤操作的修改指導(dǎo)問題。

　　進入會計電算化實習(xí)階段的中職生，已經(jīng)具備了相應(yīng)的會計知識，但是要合理地把手工核算的方式與方法運用到電算化實習(xí)中來卻是個主要的技術(shù)和教學(xué)指導(dǎo)難題。最突出的問題是，學(xué)生在實習(xí)操作中經(jīng)常出現(xiàn)差錯卻不知道如何科學(xué)修改。因此。教師應(yīng)該加強操作修改指導(dǎo)。本文以用友ERPU8.50財務(wù)管理系統(tǒng)為例，探析解決相應(yīng)的操作修改指導(dǎo)問題。

　　[關(guān)鍵詞]實習(xí)指導(dǎo) 錯誤修改 方法策略

　　(一)前提：加強系統(tǒng)轉(zhuǎn)換的教學(xué)指導(dǎo)。預(yù)防出錯

　　學(xué)生在實習(xí)時基本上能夠熟練操作會計電算化信息系統(tǒng)，但是對如何轉(zhuǎn)換系統(tǒng)，即會計信息系統(tǒng)向會計電算化信息系統(tǒng)的轉(zhuǎn)換卻未能掌握。因此，加強系統(tǒng)轉(zhuǎn)換的教學(xué)指導(dǎo)，預(yù)防出錯，是操作修改指導(dǎo)的前提。學(xué)生在碰到類似經(jīng)濟業(yè)務(wù)時都采用把支出類科目賬戶的減少記入其貸方，把收入類科目的回沖記入收入類損益科目賬戶的借方。并因此形成習(xí)慣性的損益類賬戶結(jié)構(gòu)。但在會計電算化系統(tǒng)中，此種操作方法極有可能導(dǎo)致會計報表的錯誤。如何轉(zhuǎn)換和調(diào)整呢?

　　1 調(diào)整操作理論上的賬務(wù)組織程序為：日常業(yè)務(wù)——編制損益表——總賬結(jié)轉(zhuǎn)損益到本年利潤、審核、記賬——所得稅計算分錄——所得稅結(jié)轉(zhuǎn)到本年利潤——利潤分配等業(yè)務(wù)分錄、審核、記賬——總賬結(jié)賬——編制資產(chǎn)負債表。

　　2 損益表的本月數(shù)計算公式使用“取某科目的期末余額數(shù)QM()”函數(shù)取值，例如損益表中主營業(yè)務(wù)收入的本月數(shù)C4的公式可定義為：C4-QM()——含義是提取本年度本賬套的本月份的主營業(yè)務(wù)收入的期末余額數(shù)作為C4的值；財務(wù)費用的本月數(shù)C12的公式可定義為：C12=QM()——含義是提取本年度本賬套的本月份的財務(wù)費用的期末余額數(shù)作為C12的值。

　　總之，賬簿數(shù)據(jù)的結(jié)構(gòu)影響電算化的取值公式和賬務(wù)組織程序，反之，電算化的取值公式和賬務(wù)組織程序也應(yīng)依據(jù)賬簿數(shù)據(jù)的結(jié)構(gòu)來靈活確定。但在以上的轉(zhuǎn)換和調(diào)整的情況下，由于所得稅的計算過程滯后于損益表的編制，因此，損益表中的“所得稅”項目依據(jù)QM()公式是無法取值的，故其公式應(yīng)單獨設(shè)置。其設(shè)置方法可以采用賬戶間的數(shù)據(jù)依存關(guān)系和所得稅的計算公式來具體確定，也可以依據(jù)損益表間的數(shù)據(jù)關(guān)系來確定。

　　(二)基礎(chǔ)：強化輸入輸出的修改指導(dǎo)?？茖W(xué)改錯

　　由于電子數(shù)據(jù)很容易被不留痕跡的改動，因此會計軟件一般都要提供修改權(quán)限與修改痕跡的控制功能，防止電子數(shù)據(jù)被非法篡改。比如對已經(jīng)登賬處理的會計憑證，軟件只能提供留有痕跡的更正功能：對計算機根據(jù)機內(nèi)賬簿生成的各種報表數(shù)據(jù)，軟件無修改功能等。修改和改正的適用條件是：應(yīng)在本月會計報表還未上報、稅務(wù)報表還未報出之前使用，否則，就會造成企業(yè)的會計數(shù)據(jù)與對外報出的數(shù)據(jù)不符。對于在已對外報出報表后發(fā)現(xiàn)的錯誤，只能在下月采用紅字沖銷法或補充登記法進行更正。對于憑證的錯誤，一般要分三種情況處理：第一。填寫錯誤。數(shù)據(jù)還未輸入計算機。錄入人員不得更改，應(yīng)退回憑證填制部門糾正后再進行輸入。第二，錯誤數(shù)據(jù)已輸入計算機，但還沒有登記有關(guān)機內(nèi)賬簿。如果是輸入錯誤，錄入人員可以直接修改；如果是憑證出錯，則應(yīng)退回憑證，填制部門糾正后再由錄入人員進行修改；第三錯誤數(shù)據(jù)已登記有關(guān)機內(nèi)賬簿，只能通過輸入記賬憑證的方法進行沖正或補充(即紅字沖銷法或補充登記法)。但不論在何種情況下，審核功能與輸入、修改功能都不允許同一個操作員使用。另外，為了保證會計賬簿的清晰性和會計經(jīng)濟業(yè)務(wù)的整體性，在電算化下。針對電算化的不同操作錯誤，還經(jīng)常采用即時修訂法和逆向操作法。

　　1 即時修訂法的指導(dǎo)。即時修訂法指在會計電算化憑證錄入過程中發(fā)現(xiàn)憑證錄入錯誤時所采取的一種現(xiàn)時改正方法。它適用于對事中錯誤的更正，對于還未保存的憑證，一般可以進行會計分錄(會計分錄指會計憑證中的一條記錄)的刪除、會計科目的重新選擇、科目金額的重新錄入、制單人員的重新注冊、會計分錄的摘要的重新錄入、會計憑證的制單日期、憑證附件張數(shù)，直至放棄保存該錯誤憑證等操作；對于已保存但仍未審核(包括出納簽字或主管簽字)的會計憑證的修改，也可以參照上述即時修訂法對會計分錄和金額進行修改，在認為該憑證完全錯誤并已沒有存在的必要時，還可以采用先作廢該憑證、后對已標(biāo)注“作廢”標(biāo)記的憑證進行直接刪除并同時整理憑證號的操作。采用即時修訂法必須注意：對憑證的作廢與刪除必須由該憑證的填制人員進行操作，其他人員一般不能賦予此項權(quán)限；另外，對從其他子系統(tǒng)中傳來的錯誤記賬憑證，除在總賬系統(tǒng)中進行憑證即時修訂外，還應(yīng)檢查該子系統(tǒng)的設(shè)置，以防止其他類似錯誤憑證的產(chǎn)生。

　　2 逆向操作法的指導(dǎo)。逆向操作法不同于紅字沖銷法和補充登記法，它一般要從后往前逆向操作，直到該錯誤變?yōu)槭轮绣e誤，能用即時修訂法更正為止。逆向操作法不需要填制憑證，它的目的僅僅是使得憑證填制人員能夠?qū)﹀e誤憑證進行修改，并對修改后的憑證重新審核、記賬、結(jié)賬。正是由于它不需重新填制憑證，才使得會計業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)能與經(jīng)濟業(yè)務(wù)流程保持一致，保證了會計的賬面清晰和條理清楚。

　　(1)逆向操作法的操作范圍。依據(jù)會計電算化的憑證處理流程，從制單人員填制憑證開始，到出納簽字、主管簽字、記賬人員記賬、會計賬簿的結(jié)賬整個過程中，只有未經(jīng)出納簽字或主管簽字(非出納憑證不需出納簽字)的憑證才能采用即時修訂法，其他經(jīng)過簽字、記賬和結(jié)賬的憑證均不能直接進行憑證的修改操作，逆向操作的操作范圍僅限于如何取消結(jié)賬、如何取消記賬、如何取消主管審核和取消出納簽字的操作。

　　(2)逆向操作法的操作步驟。鑒于各種會計電算化軟件的設(shè)計不同，逆向操作法中的取消結(jié)賬、恢復(fù)記賬前狀態(tài)、取消主管簽字和取消出納簽字的具體功能按鍵也有所不同，在操作業(yè)務(wù)時可參照本單位所購會計電算化軟件的說明和操作手冊(若在操作手冊中未涉及該功能，可向服務(wù)商咨詢)，本文以用友軟件為例來說明逆向操作法的操作步驟。第一，恢復(fù)記賬前狀態(tài)的操作指導(dǎo)?；謴?fù)記賬前狀態(tài)的操作步驟為：以會計主管身份注冊總賬系統(tǒng)——在總賬系統(tǒng)中的“月末處理”功能菜單下點擊“試算并對賬”進人對賬界面——選擇擬取消記賬月份，按下“ctrl+H”鍵，輸入主管口令后，即可激活恢復(fù)記賬前狀態(tài)功能——在總賬系統(tǒng)的二級菜單下的“憑證”菜單下可見“恢復(fù)記賬前狀態(tài)”功能。單擊此功能即可按要求恢復(fù)最近一次或本月初的記賬前狀態(tài)。第二，取消憑證簽字的操作指導(dǎo)。取消憑證簽 字包括取消主管的審核簽字和出納的簽字。取消憑證的簽字必須由原來相對應(yīng)的操作人員進行操作，操作方法同原來的審核和簽字方法，只需在原簽字界面點擊“取消”或“成批取消簽字”即可完成逆向操作。第三，取消結(jié)賬的操作指導(dǎo)。取消結(jié)賬的步驟為：以會計主管身份注冊總賬系統(tǒng)在總賬系統(tǒng)中的“月末處理”功能菜單下點擊“月末結(jié)賬”進入結(jié)賬向?qū)б贿x擇結(jié)賬月份，同時按下“Ctrl+Shift+F6”鍵激活“取消結(jié)賬”功能。系統(tǒng)導(dǎo)出取消結(jié)賬的“確認口令”。確認口令后，在“結(jié)賬”功能界面上直接點“取消”結(jié)賬并退出結(jié)賬界面，即完成了取消結(jié)賬功能。

　　(3)逆向操作法的注意事項。逆向操作法實際上是通過程序的反向操作對會計憑證的數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)進行修改，此種修改除在“操作日志”上會留下操作記錄外(該記錄也可以刪除)，在會計數(shù)據(jù)庫或賬簿上不會留下痕跡，這樣就容易給一些別有用心的人提供人為改賬的機會。因此，對于逆向操作法的操作權(quán)限應(yīng)嚴格把關(guān)，責(zé)任到人，同時應(yīng)做好書面登記工作或及時打印“操作日志”，做好會計數(shù)據(jù)的每天備份工作。

　　(三)拓展：細化常見錯誤的排除指導(dǎo)，高效糾錯

　　1 無可記賬憑證的錯誤糾正。憑證已審核(包括出納簽字)，操作員也有記賬權(quán)限，的確有未記賬憑證需要記賬，而且記賬會計期與憑證填制日期也符合，但記賬時卻提示“無可記賬憑證”。這是用友ERP-U8850總賬系統(tǒng)中一個不友好的提示信息，出現(xiàn)這種情況只能是上月未結(jié)賬的原因造成。解決辦法是由具有結(jié)賬權(quán)限的操作員登錄總賬系統(tǒng)，進入結(jié)賬功能，先對上月進行結(jié)賬處理，然后執(zhí)行本月記賬工作。

　　2 當(dāng)前操作員無法修改或刪除已填制的憑證的錯誤糾正。出現(xiàn)這種情況的原因是：①進行過出納簽字、審核簽字和記賬的憑證，均不能被修改和刪除。②要修改和刪除的憑證是他人填制的，而在總賬業(yè)務(wù)控制參數(shù)設(shè)置中，又規(guī)定了不允許修改、作廢他人填制的憑證。解決辦法是：對于原因①，依次取消記賬、出納簽字、審核簽字等關(guān)聯(lián)性的操作。對于原因②，改由原填制憑證的當(dāng)事人登錄系統(tǒng)，再執(zhí)行修改和刪除操作；或者由該賬套的主管先在總賬業(yè)務(wù)控制參數(shù)的設(shè)置中，選擇“允許修改、作廢他人填制的憑證”選項，再由當(dāng)前操作員修改和刪除憑證。

　　3 出納員無法查詢現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬的錯誤糾正。出現(xiàn)這種情況的原因是：①“現(xiàn)金”、“銀行存款”科目沒有被設(shè)置成日記賬。②在會計科目設(shè)置中。沒有將“現(xiàn)金”科目指定為現(xiàn)金總賬科目，沒有將“銀行存款”科目指定為銀行總賬科目。解決辦法是：對于原因①，應(yīng)該取消與“現(xiàn)金”、“銀行存款”科目有關(guān)的所有操作，讓這兩個科目沒有余額。然后進入會計科目修改界面，將其都設(shè)置成日記賬。并在會計科目設(shè)置中進行指定科目操作，將現(xiàn)金科目指定為現(xiàn)金總賬科目，銀行存款科目指定為銀行總賬科目。對于原因②，在會計科目設(shè)置中補做指定科目的操作。完成這些工作后，即可查詢現(xiàn)金和銀行存款日記賬。

　　4 日期超前建賬日期或滯后系統(tǒng)日期的錯誤糾正。填制憑證時，屏幕上出現(xiàn)“日期不能超前建賬日期”或“日期不能滯后系統(tǒng)日期”的提示。“日期不能超前建賬日期”警告的意思是，填制憑證時的業(yè)務(wù)日期跳到系統(tǒng)建賬以前了。沒有建賬就處理業(yè)務(wù)，顯然不符合邏輯。“日期不能滯后系統(tǒng)日期”警告的意思是，填制憑證時的業(yè)務(wù)日期超過了計算機系統(tǒng)日期(計算機主板上的CMOS時鐘記錄)，到將來去處理業(yè)務(wù)，也不符合邏輯，會計核算遵循歷史成本原則，只能對已經(jīng)發(fā)生的業(yè)務(wù)進行處理，不能對未來的業(yè)務(wù)進行核算。解決辦法是區(qū)別不同的情況。要么重新建賬，正確設(shè)定總賬啟用日期；要么在填制憑證時，正確錄入業(yè)務(wù)日期；要么退出總賬系統(tǒng)，更改計算機系統(tǒng)日期后重新登錄總賬系統(tǒng)。再填制憑證。

　　綜上所述，在中職會計電算化的實習(xí)教學(xué)中，教師一定要重視學(xué)生的實際操作能力的培養(yǎng)與訓(xùn)練，在教學(xué)中對錯誤操作采取豐富多樣的修改指導(dǎo)方法與手段，切實把學(xué)生培養(yǎng)成具有較強動手能力的實用型人才。