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貨幣資金內(nèi)部管理存在的漏洞及制度完善

來(lái)源: 中國(guó)論文下載中心 編輯: 2008/11/26 13:44:45  字體:

  摘要:貨幣資金是企業(yè)流動(dòng)性較強(qiáng)、控制難度較高的資產(chǎn)。貨幣資金失去有效控制是中小企業(yè)普遍存在的問(wèn)題,而大多數(shù)貪污、受賄、詐騙、挪用公款等違法亂紀(jì)行為都與之相關(guān)。為了解決這個(gè)問(wèn)題,必須建立和完善企業(yè)貨幣資金內(nèi)部控制制度,提高會(huì)計(jì)管理水平,同時(shí)也必須加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)人員的管理。

  一、貨幣資金內(nèi)部管理存在的漏洞

  貨幣資金內(nèi)部管理存在的漏洞主要有現(xiàn)金收支業(yè)務(wù)管理和銀行存款收支業(yè)務(wù)管理兩方面。

 ?。ㄒ唬┈F(xiàn)金收支業(yè)務(wù)管理存在的漏洞

  第一,更改憑證金額,虛構(gòu)報(bào)賬內(nèi)容。會(huì)計(jì)或其他經(jīng)辦人員利用工作上的便利條件或憑證上的漏洞,趁機(jī)更改發(fā)票、收據(jù)上的金額、貪污相應(yīng)款項(xiàng),或通過(guò)添加和虛構(gòu)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容和金額,將現(xiàn)金據(jù)為己有。

  第二,收款不開(kāi)任何憑據(jù)。出納或收款人員利用經(jīng)手現(xiàn)金收入的機(jī)會(huì),在收入現(xiàn)金時(shí)既不給付款方開(kāi)據(jù)收據(jù)或發(fā)票,也不報(bào)賬和記賬,而是直接將現(xiàn)金占為己有。

  第三,開(kāi)出票據(jù)不一致。出納或收款人員開(kāi)票時(shí)利用套寫(xiě)或假?gòu)?fù)寫(xiě)的方法,使發(fā)票聯(lián)與記賬聯(lián)不一致,貪污差額部分。

  第四,銷毀票據(jù)、盜用發(fā)票。會(huì)計(jì)或出納人員銷毀現(xiàn)金收入的票據(jù),從而將票款私吞,或用盜取的發(fā)票向客戶開(kāi)票,重復(fù)收款或報(bào)銷。

  第五,少列、多列總額。出納或收款人員故意將現(xiàn)金收入或現(xiàn)金支出合計(jì)數(shù)計(jì)錯(cuò),致使現(xiàn)金收入日記賬合計(jì)數(shù)少于支出日記賬合計(jì)數(shù),從而將多余庫(kù)存現(xiàn)金占為己有。

  第六,現(xiàn)金、支票收入對(duì)沖。出納或收款人員在收到現(xiàn)金后不及時(shí)存入銀行,在收到相同金額的支票時(shí)把支票入行,最后把現(xiàn)金收入的出賬聯(lián)憑證和支票的送行單一起入賬,而支票收入的出賬聯(lián)憑證不入賬,現(xiàn)金則挪用。當(dāng)事人采用這種張冠李戴的方式,經(jīng)常以支票未到賬為借口以達(dá)到挪用現(xiàn)金的目的。

 ?。ǘ┿y行存款收支業(yè)務(wù)管理存在的漏洞

  第一,私自提現(xiàn)、支票套物。會(huì)計(jì)或出納人員私自簽發(fā)現(xiàn)金支票,用于提現(xiàn)或購(gòu)商品、物品,不留存根,不記賬,將所提現(xiàn)金或所購(gòu)商品、物品據(jù)為己有。

  第二,涂改銀行對(duì)賬單。出納人員私自提現(xiàn),然后涂改銀行對(duì)賬單上的發(fā)生額,使其與銀行存款日記賬上的金額相符,以掩蓋銀行存款減少的事實(shí)。

  第三,私自背書(shū)轉(zhuǎn)讓,出借支票。財(cái)務(wù)人員將轉(zhuǎn)賬支票、匯票及銀行本票私自轉(zhuǎn)讓給其他單位,或?qū)⒅苯杞o他人用于結(jié)算,允許他人使用本企業(yè)開(kāi)設(shè)的銀行賬戶為其辦理轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù),從中謀取私利。

  第四,多頭開(kāi)戶,套取利息,截留公款。會(huì)計(jì)人員利用個(gè)別銀行間相互拉客戶的機(jī)會(huì),私自利用企業(yè)印章在他行開(kāi)設(shè)存款賬戶,對(duì)收進(jìn)的款項(xiàng)存入私設(shè)的戶頭,等期末再存入單位賬號(hào),將私存期間的利息據(jù)為己有。

  二、貨幣資金內(nèi)部控制環(huán)境

  貨幣資金內(nèi)部控制環(huán)境是對(duì)企業(yè)貨幣資金內(nèi)部控制的建立和實(shí)施有重大影響因素的統(tǒng)稱。控制環(huán)境的好壞直接決定著企業(yè)內(nèi)部控制能否實(shí)施及實(shí)施的效果。貨幣資金內(nèi)部控制環(huán)境主要包括以下因素:

  (一)管理決策者

  管理決策者是貨幣資金內(nèi)部控制環(huán)境中的決定性因素,特別在推行企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人負(fù)責(zé)制的情況下,管理決策者的領(lǐng)導(dǎo)風(fēng)格、管理方式、知識(shí)水平、法律意識(shí)、道德觀念都直接影響貨幣資金內(nèi)部控制執(zhí)行的效果。因此,管理決策者本人應(yīng)加強(qiáng)自身約束,并通過(guò)民主集中制等制度加強(qiáng)對(duì)決策者的監(jiān)督。

 ?。ǘ﹩T工的職業(yè)道德和業(yè)務(wù)素質(zhì),以及管理層為提升員工操守和勝任能力所作出的努力

  在內(nèi)部控制每個(gè)環(huán)節(jié)中,各崗位都處于相互牽制和制約之中,如果任何一崗位的工作出現(xiàn)疏忽大意,均會(huì)導(dǎo)致某項(xiàng)控制失效。因此,員工的職業(yè)道德培訓(xùn)尤為重要,要使員工善于發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、敢 于揭露問(wèn)題,使出現(xiàn)的問(wèn)題不致失控。

 ?。ㄈ﹥?nèi)部審計(jì)

  內(nèi)部審計(jì)是企業(yè)自我評(píng)價(jià)的一種活動(dòng)。內(nèi)部審計(jì)可協(xié)助管理者監(jiān)督內(nèi)部控制措施和程序的有效性,及時(shí)發(fā)現(xiàn)內(nèi)部控制的漏洞和薄弱環(huán)節(jié)。內(nèi)部審計(jì)力度的強(qiáng)弱同樣影響貨幣資金內(nèi)部控制的效果。 從以上對(duì)貨幣資金內(nèi)部管理存在的漏洞和內(nèi)部控制環(huán)境的分析,貨幣資金的控制要點(diǎn)是現(xiàn)金收支業(yè)務(wù)和銀行存款收支業(yè)務(wù)的管理。大多數(shù)現(xiàn)金和銀行存款內(nèi)部控制出現(xiàn)問(wèn)題的單位主要是沒(méi)有注重崗位分工和建立完善的授權(quán)批準(zhǔn)制度,從而導(dǎo)致貨幣資金管理出現(xiàn)問(wèn)題。

  三、完善貨幣資金內(nèi)部控制制度

  (一)貨幣資金業(yè)務(wù)的職務(wù)分離

  貨幣資金業(yè)務(wù)內(nèi)部控制的基本要求是實(shí)行錢(qián)賬分管,即將經(jīng)營(yíng)貨幣資金業(yè)務(wù)的人員與記錄這些業(yè)務(wù)的人員分離。

  第一,出納或收款員不能既收款又同時(shí)負(fù)責(zé)開(kāi)發(fā)票或收據(jù),應(yīng)與開(kāi)票員的職責(zé)分離。如果企業(yè)規(guī)模小,人員配備不齊全,則應(yīng)有專人負(fù)責(zé)發(fā)票或收據(jù)的核對(duì)工作。

  第二,貨幣資金實(shí)物收付及保管只能由經(jīng)授權(quán)的出納員負(fù)責(zé)處理,其他職員不得接觸未經(jīng)支付的貨幣資金。

  第三,規(guī)模較大的企業(yè),出納員應(yīng)將每天收支現(xiàn)金數(shù)登記在現(xiàn)金出納備查簿?,F(xiàn)金日記賬與現(xiàn)金總賬應(yīng)由其他人員登記。規(guī)模較小的企業(yè),可用現(xiàn)金日記賬代替現(xiàn)金出納備查簿,由出納登記,但現(xiàn)金總賬的登記工作須由其他職員擔(dān)任。

  第四,負(fù)責(zé)應(yīng)收款項(xiàng)賬的人員不能同時(shí)負(fù)責(zé)現(xiàn)金收入賬的工作;負(fù)責(zé)應(yīng)付款項(xiàng)賬的人員不能同時(shí)負(fù)責(zé)現(xiàn)金支出賬的工作。

  第五,保管支票簿的職員不能同時(shí)負(fù)責(zé)現(xiàn)金支出賬和調(diào)整銀行存款賬。

  第六,負(fù)責(zé)調(diào)整銀行存款賬的人員應(yīng)與負(fù)責(zé)銀行存款賬、現(xiàn)金支出賬、應(yīng)收款、應(yīng)付款的人員分離。

  第七,貨幣資金支出的審批人應(yīng)同出納員、支票保管員和記賬員分離。

 ?。ǘ?kù)存現(xiàn)金控制

  企業(yè)庫(kù)存現(xiàn)金必須控制在規(guī)定限額之內(nèi),收入的現(xiàn)金應(yīng)及時(shí)送存銀行,當(dāng)天未及時(shí)送存的現(xiàn)金應(yīng)集中存放在保險(xiǎn)箱內(nèi)?,F(xiàn)金收入不得坐支。出納員應(yīng)做到庫(kù)存現(xiàn)金“日清月結(jié)”,主管部門(mén)或負(fù)責(zé)人應(yīng)對(duì)庫(kù)存現(xiàn)金進(jìn)行定期和不定期的檢查。

 ?。ㄈ┿y行存款控制

  第一,所有銀行存款戶的開(kāi)設(shè)需有正式的批準(zhǔn)手續(xù),同樣,銀行存款戶的終止也需得到正式的批準(zhǔn)。對(duì)銀行賬戶的開(kāi)立、管理等要有具體規(guī)定,不能在同營(yíng)業(yè)網(wǎng)點(diǎn)開(kāi)立賬戶,或者同時(shí)跨行開(kāi)戶、多頭開(kāi)戶、隨意開(kāi)戶,也不能將單位公款以個(gè)人名義私存,以防有人在開(kāi)設(shè)銀行存款戶中為個(gè)人謀取私利。

  第二,負(fù)責(zé)銀行對(duì)賬單調(diào)節(jié)和銀行存款賬面余額的職員不能同時(shí)負(fù)責(zé)現(xiàn)金收入、現(xiàn)金支出或編制收付款憑證業(yè)務(wù),以防止應(yīng)記但未記入企業(yè)收入賬或支出賬的不正當(dāng)行為再次被掩蓋起來(lái)。一般而言,單位與銀行之間的對(duì)賬較有規(guī)律,每月至少核對(duì)一次,相比之下,單位與客戶之間的對(duì)賬難度要大得多。一方面因?yàn)樯鐣?huì)信用危機(jī)普遍存在,使得逃債的行為時(shí)有發(fā)生;另一方面客戶分布天南地北,客觀上也增加了對(duì)賬的實(shí)際困難。因此,要加強(qiáng)與異地和同城單位之間往來(lái)款項(xiàng)的核對(duì),確保貨幣資金支付合理,回收及時(shí)。

  第三,負(fù)責(zé)銀行往來(lái)賬調(diào)節(jié)的職員應(yīng)直接從銀行取得銀行對(duì)賬單,并就銀行存款賬同銀行對(duì)賬單進(jìn)行核對(duì)調(diào)節(jié)。核對(duì)時(shí),不僅要對(duì)每筆未達(dá)賬進(jìn)行核實(shí),還應(yīng)注意到銀行對(duì)賬單的日期。

  (四)定額備用金控制

  企業(yè)對(duì)一些頻繁發(fā)生的日常小額零星支出,可建立定額備用金制度加以控制。其基本要求是:確定應(yīng)建立哪些定額備用金,例如,確定差旅費(fèi)、工資備用金等。

  確定每筆備用金的金額。備用金多少應(yīng)根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況來(lái)確定。通常情況下,除工資備用金外,其他備用金的金額不能過(guò)大。備用金金額確定后,它就是一筆固定的金額,任何超過(guò)該定額的現(xiàn)金支出均應(yīng)獲得特定的審批。

  確定備用金的保管人。各備用金的保管人不能同時(shí)負(fù)責(zé)其他備用金、現(xiàn)金收入和支出的審批以及該項(xiàng)備用金的補(bǔ)充和支付記錄。

  備用金的使用必須有發(fā)票等原始憑證來(lái)證實(shí)該筆支出。原始憑證應(yīng)由備用金使用者的審核人簽字。在某些情況下,備用金支付必須得到事先批準(zhǔn)。

  當(dāng)備用金金額在規(guī)定數(shù)額以下時(shí),備用金保管人可將已支付憑證交財(cái)務(wù)部門(mén)批準(zhǔn)后,由出納按定額補(bǔ)足該備用金。

 ?。ㄎ澹┴?cái)務(wù)印章控制

  一是保護(hù)財(cái)務(wù)印章的安全。對(duì)保管印章的人進(jìn)行備案,并對(duì)每一次使用都作記錄,嚴(yán)禁一人保管支付款項(xiàng)所需要的全部印章,嚴(yán)禁未經(jīng)批準(zhǔn)在票據(jù)上簽章。

  二是在不使用時(shí),印章必須與支票分開(kāi)存放。

  目前,國(guó)內(nèi)市場(chǎng)與國(guó)際市場(chǎng)接軌,市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)更加激烈,企業(yè)的生存壓力加大,加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部財(cái)務(wù)控制,尤其是完善貨幣資金的內(nèi)部控制制度已成為企業(yè)自身生存發(fā)展的需要。因此企業(yè)必須強(qiáng)化單位內(nèi)部涉及會(huì)計(jì)工作各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的管理及相關(guān)崗位的控制,嚴(yán)格約束各單位內(nèi)部涉及會(huì)計(jì)控制的所有人員,保證各相關(guān)崗位的合理設(shè)置及其職責(zé)權(quán)限的合理劃分,真正做到不相容職務(wù)相互分離,相互制約,相互監(jiān)督,從源頭和制度上保證經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的有效進(jìn)行和資產(chǎn)的安全完整。

責(zé)任編輯:鬼谷子
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