國內(nèi)很多ERP實施顧問，一個顧問要負(fù)責(zé)整個項目;而不象Oracle、SAP等大型的ERP軟件，一個顧問只負(fù)責(zé)一個或者幾個模塊，一個ERP項目要出動好幾個顧問。所以，國內(nèi)的顧問有點全才的味道，即要懂銷售、又要懂生產(chǎn)，還要懂財務(wù)。但是，事實是國內(nèi)的ERP顧問很多都不是財務(wù)出身，財務(wù)方面的管理沒有經(jīng)過系統(tǒng)的培訓(xùn)，實施財務(wù)模塊時，總給客戶一種不專業(yè)的感覺。今天，我就借這個平臺，給大家梳理一下財務(wù)管理的流程及ERP操作技巧，拋磚引玉，給大家一點建議。

　　應(yīng)付賬款流程與應(yīng)收賬款流程是財務(wù)管理的開端，也是財務(wù)工作的主要流程。若能夠這兩大流程控制好了，ERP系統(tǒng)的財務(wù)模塊也就成功了一大半了。我先講一下財務(wù)管理的應(yīng)付賬款流程。

　　企業(yè)的應(yīng)付賬款有很多種類，如原材料的應(yīng)付賬款、電力能源的應(yīng)付賬款、房租的應(yīng)付款等待，但是，大頭是原材料的應(yīng)付賬款，我講述的重點也是這個。

　　在講解以前，我們有必要先了解以下，ERP的應(yīng)付賬款流程跟一般的財務(wù)管理的應(yīng)付賬款管理系統(tǒng)兩者的區(qū)別，這有利于我們更好的了解ERP系統(tǒng)的財務(wù)管理功能。我們都知道，一般的財務(wù)管理系統(tǒng)，他的起點就是憑證，也就是說，要財務(wù)人員手工的輸入憑證，到企業(yè)的定單比較多，特別是生產(chǎn)企業(yè)原材料比較多的情況下，輸入憑證就是一個非常大的工程。有些制造企業(yè)，財務(wù)部門甚至有一個專門的人員，負(fù)責(zé)這憑證的輸入工作。但是，ERP系統(tǒng)不一樣。ERP系統(tǒng)的應(yīng)付賬款憑證(指供應(yīng)商的應(yīng)付賬款)一般都可以根據(jù)原材料入庫單直接轉(zhuǎn)換過來，可以節(jié)省財務(wù)部門很多的工作量，而且，因為ERP系統(tǒng)是“不會打瞌睡的”，所以，在轉(zhuǎn)換生成憑證的時候，一般就不會出錯。

　　【例】假設(shè)某供應(yīng)商的付款條件是月結(jié)。本月，其共進(jìn)了三次貨，1月5日向企業(yè)送了50萬的貨，1月14日，送了80萬，1月20日又送了90萬。為了敘述的方便，這里不考慮稅費等其他因素的影響。也就是說，這個供應(yīng)商本月一共送了220萬的貨，在月底，其開了一張220的發(fā)票。如此，應(yīng)收賬款的流程該怎么走?

　　以上就是這種情況的應(yīng)付賬款流程，這實際管理跟ERP操作沒多大的區(qū)別。具體流程看如上的圖示就可以了解的一清二楚，我這里就不再說廢話了。我現(xiàn)在要講的是這個流程里的注意點及操作技巧，有些可都是我的不傳之秘哦。

　　1、價格有錯誤怎么辦?

　　在供應(yīng)商送發(fā)票之前或者入庫單轉(zhuǎn)換成應(yīng)付憑單作業(yè)之前，一般采購都要跟供應(yīng)商進(jìn)行對賬，看看當(dāng)月的賬目是否有錯誤。萬一不幸的是，若采購價格 有錯誤怎么辦呢?因為采購單已經(jīng)入庫結(jié)案，即使只入了一部分，系統(tǒng)為了數(shù)據(jù)的安全，也不會允許采購員通過采購定單邊變更單更改價格;若采購員把原材料入庫單先撤消審核、再刪除、然后再變更采購單的話，改完后再走一遍入庫流程，明顯是不可能的。那該怎么辦呢?

　　其實，在很多ERP系統(tǒng)(如神州數(shù)碼的易飛ERP)在原材料入庫單上有個小功能，通過此，可以在采購單已經(jīng)結(jié)案的情況下，修改入庫單價。如原來采購單上的單價為5元，而其實應(yīng)該是6元，通過這個功能，可以把入庫單的材料單價改為6元，計算庫存成本時也是按照這個價格來計算，包括統(tǒng)計生產(chǎn)成本。但是，采購單的價格不會更改，這是為了保留歷史記錄。但是，在轉(zhuǎn)換應(yīng)付憑單的時候，就會以正確的價格，即6元的價格。

　　若數(shù)量有問題也可以做類似處理。如供應(yīng)商總共送來5000套材料，但是，如質(zhì)量或者其他原因，最后計價的數(shù)量只有4900套，此時，就可以在這里直接更改數(shù)量即可。這個工具，極大的方便了日常管理。

　　2、發(fā)票信息如何控制?

　　若想要財務(wù)付款，一般需要四張單據(jù)，分別為采購單、供應(yīng)商送貨單、企業(yè)的入庫單與供應(yīng)商發(fā)票，缺一不可。特別是供應(yīng)商增值稅發(fā)票，以為這發(fā)票對于企業(yè)來說，就是錢。所以，財務(wù)人員也想省事，跟采購或者供應(yīng)商說，你們沒有發(fā)票就不用來向財務(wù)請款了，請了也是白請。也就是說，在轉(zhuǎn)應(yīng)付憑單的時候，就要有一個判斷，看入庫單有沒有發(fā)票，及發(fā)票的金額是否準(zhǔn)確等等。

　　在入庫單上還有一個功能，通過這個功能，采購員可以把這張入庫單的發(fā)票信息輸入進(jìn)去。在轉(zhuǎn)換應(yīng)付憑單的時候，財務(wù)人員可以選擇，是全部轉(zhuǎn)換呢，還是只轉(zhuǎn)換那有有發(fā)票信息的入庫單據(jù)。通過這個控制，那些不及時提供發(fā)票的供應(yīng)商，就不用想急著收到款項。

　　但是，在實際作業(yè)中，有這種情況存在。如供應(yīng)商不按照當(dāng)月的貨款來開發(fā)票，而是每月固定開票。如當(dāng)月的貨款雖然有550萬，但是，其每月就開500萬發(fā)票。此時，就有個發(fā)票的匹配問題。關(guān)于這個問題的處理情況，我會在應(yīng)付賬款的另外一個流程中，詳細(xì)介紹。

　　3、若在應(yīng)付憑證處，發(fā)現(xiàn)采購價格有錯誤怎么辦?

　　有時候由于人為的疏忽，采購員在對賬時，沒有發(fā)現(xiàn)什么問題。但是，財務(wù)人員在審核憑證時，發(fā)現(xiàn)了價格有問題。在應(yīng)付憑單上有個查詢工具，可以查詢這個材料、這個供應(yīng)商的歷史交易信息，可以看到價格等記錄，方便財務(wù)人員核對。若財務(wù)人員在核對時，發(fā)現(xiàn)價格有錯誤，該如何操作呢?

　　當(dāng)然，可以直接在應(yīng)付憑單上進(jìn)行修改。但是，我一般在ERP項目實施時，不建議用戶這么做。因為財務(wù)人員從管理角度講，是沒有價格更改的權(quán)限，若直接在應(yīng)付憑單上改的話，不方便以后財務(wù)工作的稽核，跟財務(wù)管理的要求也合。財務(wù)管理要求，若記賬憑證錯誤是因為原始憑證的錯誤引起的，則還要開證明。所以，我在財務(wù)模塊實施中，建議用戶若發(fā)現(xiàn)原材料的價格有錯誤，在采購員對賬時，沒有發(fā)現(xiàn)，而導(dǎo)致應(yīng)付憑單錯誤的話，我建議他們把應(yīng)付憑單刪除，然后讓采購員在入庫單上通過更改價格的功能把價格改正過來，然后，再生成應(yīng)付憑單。

　　若應(yīng)付憑單不刪除的話，則對應(yīng)的原材料入庫單是已經(jīng)結(jié)束了的，無法進(jìn)行任何修改。所以，要在修改前，一定要先刪除應(yīng)付憑單。

　　4、若有預(yù)付款如何處理?

　　如某個供應(yīng)商比較刁，他要求企業(yè)在下單時，必須先預(yù)付50%的預(yù)付款。若企業(yè)當(dāng)月下單500萬，先預(yù)付了250萬。在月底的時候，實際只要付款250萬即可，這在系統(tǒng)里是如何體現(xiàn)的呢?

　　在根據(jù)入庫單自動生成應(yīng)付憑單的過程中，系統(tǒng)會去判斷，這張入庫單對應(yīng)的采購單有沒有預(yù)付款的項目，沒有就罷了，若有，則在生成應(yīng)付憑單的時候，還會觸發(fā)一個動作。就是關(guān)聯(lián)對應(yīng)的預(yù)付單據(jù)。在生成的預(yù)付款單據(jù)上，會帶出原來的預(yù)付款記錄，并可以根據(jù)用戶的要求，自動沖銷應(yīng)付賬款。當(dāng)然，用戶也可以選擇在付款的時候沖銷，用戶可以根據(jù)自己的操作習(xí)慣來選擇。

　　關(guān)于預(yù)付賬款流程我在以后的文章中，還會重點講述，大家若感興趣的話，可以適當(dāng)關(guān)注一下。

　　5、應(yīng)付憑單與入庫單的對應(yīng)關(guān)系。

　　根據(jù)個人喜好不同，有些人喜歡一張入庫單對應(yīng)一張應(yīng)付憑單，這方便核對與入賬;而有些人則系統(tǒng)同一個供應(yīng)商當(dāng)月不管有多少入庫單，都匯總成一張應(yīng)付憑單，他們可能認(rèn)為如此處理，后續(xù)工作方便?？傊莻€人有個人的愛好。如此，ERP該如何處理呢?

　　在入庫單轉(zhuǎn)換為應(yīng)付憑證時，有個選項開關(guān)，可以幫助用戶實現(xiàn)這個需求。在轉(zhuǎn)換時，用戶可以選擇是否合并，而且，還可以選擇有的供應(yīng)商合并，有的不合并。這都可以根據(jù)用戶的實際需要作出處理。但是，一般我們不建立把跨月的單據(jù)進(jìn)行合并。如因為入庫單據(jù)比較少，而把1月份的入庫單跟2月份的入庫單合并成一張應(yīng)付憑單，我們這是不允許的。在實際工作中，企業(yè)也是禁止的。但是，有些財務(wù)人員為了工作的方便，會如此處理。此時，ERP系統(tǒng)不會在用戶面前低頭，財務(wù)人員只能改變自己的工作習(xí)慣，而“臣服”與ERP系統(tǒng)。