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EXCEL使用技巧

來源: 正保會計(jì)網(wǎng)校 編輯: 2010/07/22 13:22:23  字體:
  1、如何在已有的單元格中批量加入一段固定字符?

  例如:在單位的人事資料,在excel中輸入后,由于上級要求在原來的職稱證書的號碼全部再加兩位,即要在每個(gè)人的證書號碼前再添上兩位數(shù)13,如果一個(gè)一個(gè)改的話實(shí)在太麻煩了,那么我們可以用下面的辦法,省時(shí)又省力:

  1)假設(shè)證書號在A列,在A列后點(diǎn)擊鼠標(biāo)右鍵,插入一列,為B列 ;

  2)在B2單元格寫入:=“13”& A2 后回;

  3)看到結(jié)果為 13xxxxxxxxxxxxx 了嗎?鼠標(biāo)放到B2位置,單元格的下方不是有一個(gè)小方點(diǎn)嗎,按著鼠標(biāo)左鍵往下拖動直到結(jié)束。當(dāng)你放開鼠標(biāo)左鍵時(shí)就全部都改好了。 若是在原證書號后面加13 則在B2單元格中寫入:=A2 & “13” 后回車。

  2、如何設(shè)置文件下拉窗口的最下面的最近運(yùn)行的文件名個(gè)數(shù)?

  打開“工具”,選“選項(xiàng)”,再選“常規(guī)”,在“最近使用的文件清單”下面的文件個(gè)數(shù)輸入框中改變文件數(shù)目即可。若不在菜單中顯示最近使用的文件名,則將“最近使用的文件清單”前的復(fù)選框去掉即可。

  3、在EXCEL中輸入如“1-1”、“1-2”之類的格式后它即變成1月1日,1月2日等日期形式,怎么辦?

  這是由于EXCEL自動識別為日期格式所造成,你只要點(diǎn)擊主菜單的“格式”菜單,選“單元格”,再在“數(shù)字”菜單標(biāo)簽下把該單元格的格式設(shè)成文本格式就行了。

  4、在EXCEL中如何使它象WORD一樣的自動定時(shí)保存文件?

  點(diǎn)擊“工具”菜單“自動保存”項(xiàng),設(shè)置自動保存文件夾的間隔時(shí)間。如果在“工具”菜單下沒有“自動保存”菜單項(xiàng),那么執(zhí)行“工具”菜單下“加載宏……”選上“自動保存”,“確定”。然后進(jìn)行設(shè)置即可。

  5、用Excel做多頁的表格時(shí),怎樣像Word的表格那樣做一個(gè)標(biāo)題,即每頁的第一行(或幾行)是一樣的。但是不是用頁眉來完成?

  在EXCEL的文件菜單-頁面設(shè)置-工作表-打印標(biāo)題;可進(jìn)行頂端或左端標(biāo)題設(shè)置,通過按下折疊對話框按鈕后,用鼠標(biāo)劃定范圍即 可。這樣Excel就會自動在各頁上加上你劃定的部分作為表頭。

  6、在Excel中如何設(shè)置加權(quán)平均?

  加權(quán)平均在財(cái)務(wù)核算和統(tǒng)計(jì)工作中經(jīng)常用到,并不是一項(xiàng)很復(fù)雜的計(jì)算,關(guān)鍵是要理解加權(quán)平均值其實(shí)就是總量值(如金額)除以總數(shù)量得出的單位平均值,而不是簡單的將各個(gè)單位值(如單價(jià))平均后得到的那個(gè)單位值。在Excel中可設(shè)置公式解決(其實(shí)就是一個(gè)除法算式),分母是各個(gè)量值之和,分子是相應(yīng)的各個(gè)數(shù)量之和,它的結(jié)果就是這些量值的加權(quán)平均值。

  7、如果在一個(gè)Excel文件中含有多個(gè)工作表,如何將多個(gè)工作表一次設(shè)置成同樣的頁眉和頁腳?如何才能一次打印多個(gè)工作表?

  把鼠標(biāo)移到工作表的名稱處(若你沒有特別設(shè)置的話,Excel自動設(shè)置的名稱是“sheet1、sheet2、sheet3……”),然后點(diǎn)右鍵,在彈出的菜單中選擇“選擇全部工作表”的菜單項(xiàng),這時(shí)你的所有操作都是針對全部工作表了,不管是設(shè)置頁眉和頁腳還是打印你工作表。

  8、EXCEL中有序號一欄,由于對表格進(jìn)行調(diào)整,序號全亂了,可要是手動一個(gè)一個(gè)改序號實(shí)在太慢太麻煩,用什么方法可以快速解決?

  如果序號是不應(yīng)隨著表格其他內(nèi)容的調(diào)整而發(fā)生變化的話,那么在制作EXCEL表格時(shí)就應(yīng)將序號這一字段與其他字段分開,如在“總分”與“排名”之間空開一列,為了不影響顯示美觀,可將這一空的列字段設(shè)為隱藏,這樣在調(diào)整表格(數(shù)據(jù)清單)的內(nèi)容時(shí)就不會影響序號了。

  9、用Excel2000做成的工資表,只有第一個(gè)人有工資條的條頭(如編號、姓名、崗位工資……),想輸出成工資條的形式。怎么做?

  這個(gè)問題應(yīng)該這樣解決:先復(fù)制一張工資表,然后在頁面設(shè)置中選中工作表選項(xiàng),設(shè)置打印工作表行標(biāo)題,選好工資條的條頭,然后在每一個(gè)人之間插入行分頁符,再把頁長設(shè)置成工資條的高度即可。 使用自定義方式重裝了一遍中文office97,Excel的打印紙選項(xiàng)中只有A4一種,怎么辦? 隨便安裝一個(gè)打印機(jī)驅(qū)動程序就可以了。

  10、在Excel中小數(shù)點(diǎn)無法輸入,按小數(shù)點(diǎn),顯示的卻是逗號,無論怎樣設(shè)置選項(xiàng)都無濟(jì)于事,該怎么辦?

  這是一個(gè)比較特殊的問題,我曾為此花了十幾個(gè)小時(shí)的時(shí)間,但說白了很簡單。在Windows的控制面板中,點(diǎn)擊“區(qū)域設(shè)置”圖標(biāo),在彈出的“區(qū)域設(shè)置屬性”對話面板上在“區(qū)域設(shè)置”里選擇“中文(中國)”,在“區(qū)域設(shè)置屬性”對話面板上在“數(shù)字”屬性里把小數(shù)點(diǎn)改為“。”(未改前是“,”),按“確定”按鈕結(jié)束。這樣再打開Excel就一切都正常了。

  11、如何快速選取特定區(qū)域?

  使用F5鍵可以快速選取特定區(qū)域。例如,要選取A2:A1000,最簡便的方法是按F5鍵,出現(xiàn)“定位”窗口,在“引用”欄內(nèi)輸入需選取的區(qū)域A2:A1000。

  12、如何快速返回選中區(qū)域?

  按Ctr+BacksPae(即退格鍵)。

  13、如何快速定位到單元格?

  方法一:按F5鍵,出現(xiàn)“定位”對話框,在引用欄中輸入欲跳到的單元格地址,單市“確定”按鈕即可。

  方法二:單擊編輯欄左側(cè)單元格地址框,輸入單元格地址即可。

  14、“Ctrl+*”有什么特殊功用?

  一般來說,當(dāng)處理一個(gè)工作表中有很多數(shù)據(jù)的表格時(shí),通過選定表格中某個(gè)單元格,然后按下 Ctrl+* 鍵可選定整個(gè)表格。Ctfl+* 選定的區(qū)域是這樣決定的:根據(jù)選定單元格向四周輻射所涉及到的有數(shù)據(jù)單元格的最大區(qū)域。

  15.如何快速選取工作表中所有包含公式的單元格?

  有時(shí),需要對工作表中所有包含公式的單元格加以保護(hù),或填入與其他單元格不同的顏色,以提醒用戶注意不能在有此顏色的區(qū)域內(nèi)輸入數(shù)據(jù)。以下方法可以幫助快速選取所有包含公式的單元格:≡瘛氨嗉保堋岸ㄎ弧保セ鰲岸ㄎ惶跫“按鈕,在”定位條件“對話框中選擇”公式“項(xiàng),按”確定“按鈕即可?

  16、如何在不同單元格中快速輸入同一數(shù)內(nèi)容?

  選定單元格區(qū)域,輸入值,然后按 Ctrl+Ener鍵,即可實(shí)現(xiàn)在選定的單元格區(qū)域中一次性輸入相同的值。

  17、只記得函數(shù)的名稱,但記不清函數(shù)的參數(shù)了,怎么辦?

  如果你知道所要使用函數(shù)的名字,但又記不清它的所有參數(shù)格式,那么可以用鍵盤快捷鍵把參數(shù)粘貼到編輯欄內(nèi)。

  具體方法是:在編輯欄中輸入一個(gè)等號其后接函數(shù)名,然后按 Ctr+A鍵,Excel則自動進(jìn)入“函數(shù)指南——步驟 2之2”。當(dāng)使用易于記憶的名字且具有很長一串參數(shù)的函數(shù)時(shí),上述方法顯得特別有用。

  18、如何把選定的一個(gè)或多個(gè)單元格拖放至新的位置?

  按住Shift鍵可以快速修改單元格內(nèi)容的次序。

  具體方法是: 選定單元格,按下Shift鍵,移動鼠標(biāo)指針至單元格邊緣,直至出現(xiàn)拖放指針箭頭(空心箭頭),然后按住鼠標(biāo)左鍵進(jìn)行拖放操作。上下拖拉時(shí)鼠標(biāo)在單元格間邊界處會變?yōu)橐粋€(gè)水平“工”狀標(biāo)志,左右拖拉時(shí)會變?yōu)榇怪?ldquo;工”狀標(biāo)志,釋放鼠標(biāo)按鈕完成操作后,選定的一個(gè)或多個(gè)單元格就被拖放至新的位置。

  19、如何讓屏幕上的工作空間變大?

  可以將不用的工具欄隱藏,也可以極大化Excel窗口,或者在“視圖”菜單中選擇“全屏顯示”命令。

  20、如何使用快顯菜單?

  快顯菜單中包括了一些操作中最常用的命令,利用它們可以大大提高操作效率。首先選定一個(gè)區(qū)域,然后單擊鼠標(biāo)右健即可調(diào)出快顯菜單,根據(jù)操作需要選擇不同命令。

  21、如何防止Excel自動打開太多文件?

  當(dāng)Excel啟動時(shí),它會自動打開Xls**目錄下的所有文件。當(dāng)該目錄下的文件過多時(shí),Excel加載太多文件不但費(fèi)時(shí)而且還有可能出錯(cuò)。解決方法是將不該位于Xls**目錄下的文件移走。另外,還要防止EXcel打開替補(bǔ)啟動目錄下的文件:選擇“工具”\“選項(xiàng)”\“普通”,將“替補(bǔ)啟動目錄”一欄中的所有內(nèi)容刪除。

  22、如何去掉網(wǎng)格線?

  1)除去編輯窗口中的表格線單擊“工具”菜單中的“選項(xiàng)”,再選中“視圖”,找到“網(wǎng)格線”,使之失效;2)除去打印時(shí)的未定義表格線有時(shí)會出現(xiàn)這樣的情況:你在編輯時(shí)未定義的表格線(在編輯窗中看到的也是淡灰色表格線),一般情況下在打印時(shí)是不會打印出來的,可有時(shí)卻偏偏不聽使喚給打印出來了,特別是一些所謂的“電腦”VCD中編輯的Excel表格更是這樣。要除去這些表格線,只要在單擊“文件”、“頁面設(shè)置”、“工作表”菜單,點(diǎn)擊一下“網(wǎng)格線”左邊的選擇框,取消選擇“網(wǎng)格線”就行了。

  23、如何快速格式化報(bào)表?

  為了制作出美觀的報(bào)表,需要對報(bào)表進(jìn)行格式化。有快捷方法,即自動套用Excel預(yù)設(shè)的表格樣式。方法是: 選定操作區(qū)域,選取“格式”菜單中的“自動套用格式”命令,在格式列表框中選取一款你滿意的格式樣式,按“確定”按鈕即可。要注意的是,格式列表框下面有包括“數(shù)字”、“邊框線”、“字體”等6個(gè)“應(yīng)用格式種類”選項(xiàng),若某項(xiàng)前面的“x”不出現(xiàn),則在套用表格樣式時(shí)就不會用該項(xiàng)。

  24、如何快速地復(fù)制單元格的格式?

  要將某一格式化操作復(fù)制到另一部分?jǐn)?shù)據(jù)上,可使用“格式刷”按鈕。選擇含有所需源格式的單元格,單擊工具條上的“格式刷”按鈕,此時(shí)鼠標(biāo)變成了刷子形狀,然后單擊要格式化的單元格即可將格式拷貝過去。

 26、如何為表格添加斜線?

  一般我們習(xí)慣表格上有斜線,而工作表本身并沒有提供該功能。其實(shí),我們可以使用繪圖工具來實(shí)現(xiàn): 單擊“繪圖”按鈕,選取“直線”,鼠標(biāo)變成十字型。將其移至要添加斜線的開始位置,按住鼠標(biāo)左鍵拖動至終止位置,釋放鼠標(biāo),斜線就畫出來了。另外,使用“文字框”按鈕可以方便地在斜線上下方添加文字,但文字周圍有邊框,要想取消它,可選中文字框,調(diào)出快顯菜單,選擇“對象格式”\“圖案”,選擇“無邊框”項(xiàng)即可。

  27、如何快速地將數(shù)字作為文本輸入?

  在輸入數(shù)字前加一個(gè)單引號“”‘,可以強(qiáng)制地將數(shù)字作為文本輸入。

  28、如何定義自己的函數(shù)?

  用戶在Excel中可以自定義函數(shù)。切換至 Visual Basic模塊,或插入一頁新的模塊表(Module),在出現(xiàn)的空白程序窗口中鍵入自定義函數(shù)VBA程序,按Enter確認(rèn)后完成編 寫工作,Excel將自動檢查其正確性。此后,在同一工作薄內(nèi),你就可以與使用Exed內(nèi)部函數(shù)一樣在工作表中使用自定義函數(shù),如:

  Function Zm(a)

  If a< 60 Then im=“不及格”

  Else Zm=“及格”

  End If End Function

  29、如何在一個(gè)與自定義函數(shù)駐留工作簿不同的工作簿內(nèi)的工作表公式中調(diào)用自定義 函數(shù)?

  可在包含自定義函數(shù)的工作薄打開的前提下,采用鏈接的方法(也就是在調(diào)用函數(shù)時(shí)加上該函數(shù)所在的工作簿名)。假設(shè)上例中的自定義函數(shù)Zm所在工作薄為MYUDF.XLS,現(xiàn)要在另一不同工作簿中的工作表公式中調(diào)用Zm函數(shù),應(yīng)首先確保MYUDF.XLS被打開,然后使用下述鏈接的方法: =MYUDF.XLS!ZM(b2)

  30、如何快速輸入數(shù)據(jù)序列?

  如果你需要輸入諸如表格中的項(xiàng)目序號、日期序列等一些特殊的數(shù)據(jù)系列,千萬別逐條輸入,為何不讓Excel自動填充呢?在第一個(gè)單元格內(nèi)輸入起始數(shù)據(jù),在下一個(gè)單元格內(nèi)輸入第二個(gè)數(shù)據(jù),選定這兩個(gè)單元格,將光標(biāo)指向單元格右下方的填充柄,沿著要填充的方向拖動填充柄,拖過的單元格中會自動按Excel內(nèi)部規(guī)定的序列進(jìn)行填充。如果能將自己經(jīng)常要用到的某些有規(guī)律的數(shù)據(jù)(如辦公室人員名單),定義成序列,以備日后自動填充,豈不一勞永逸!選擇“工具”菜單中的“選項(xiàng)”命令,再選擇“自定義序列”標(biāo)簽, 在輸入框中輸入新序列,注意在新序列各項(xiàng)2間要輸入半角符號的逗號加以分隔(例如:張三,李四,王二……),單擊“增加”按鈕將輸入的序列保存起來。

  31、使用鼠標(biāo)右鍵拖動單元格填充柄

  上例中,介紹了使用鼠標(biāo)左鍵拖動單元格填充柄自動填充數(shù)據(jù)序列的方法。其實(shí),使用鼠標(biāo)右鍵拖動單元格填充柄則更具靈活性。在某單元格內(nèi)輸入數(shù)據(jù),按住鼠標(biāo)右鍵沿著要填充序列的方向拖動填充柄,將會出現(xiàn)包含下列各項(xiàng)的菜單:復(fù)制單元格、以序列方式填充、以格式填充、以值填充;以天數(shù)填充、以工作日該充、以月該充、以年填充;序列……此時(shí),你可以根據(jù)需要選擇一種填充方式。

  32.如果你的工作表中已有某個(gè)序列項(xiàng),想把它定義成自動填充序列以備后用,是否需要按照上面介紹的自定義序列的方法重新輸入這些序列項(xiàng)?

  不需要。有快捷方法:選定包含序列項(xiàng)的單元格區(qū)域,選擇“工具”\“選項(xiàng)”\“自定義序列”,單擊“引入”按鈕將選定區(qū)域的序列項(xiàng)添加至“自定義序列”對話框,按“確定”按鈕返回工作表,下次就可以用這個(gè)序列項(xiàng)了。

  33、上例中,如果你已擁育的序列項(xiàng)中含有許多重復(fù)項(xiàng),應(yīng)如何處理使其沒有重復(fù)項(xiàng),以便使用“引入”的方法快速創(chuàng)建所需的自定義序列?

  選定單元格區(qū)域,選擇“數(shù)據(jù)”\“篩選”\“高級篩選”,選定“不選重復(fù)的記錄”選項(xiàng),按“確定”按鈕即可。

  34、如何對工作簿進(jìn)行安全保護(hù)?

  如果你不想別人打開或修改你的工作簿,那么想法加個(gè)密碼吧。打開工作薄,選擇“文件”菜單中的“另存為”命令,選取“選項(xiàng)”,根據(jù)用戶的需要分別輸入“打開文件口令”或“修改文件D令”,按“確定”退出。

  工作簿(表)被保護(hù)之后,還可對工作表中某些單元格區(qū)域的重要數(shù)據(jù)進(jìn)行保護(hù),起到雙重保護(hù)的功能,此時(shí)你可以這樣做:首先,選定需保護(hù)的單元格區(qū)域,選取“格式”菜單中的“單元格”命令,選取“保護(hù)”,從對話框中選取“鎖定”,單由“確定”按鈕退出。然后選取“工具”菜單中的“保護(hù)”命令,選取“保護(hù)工作表”,根據(jù)提示兩次輸入口令后退出。

  注意:不要忘記你設(shè)置有“口令”。

  35、如何使單元格中的顏色和底紋不打印出來?

  對那些加了保護(hù)的單元格,還可以設(shè)置顏色和底紋,以便讓用戶一目了然,從顏色上看出那些單元格加了保護(hù)不能修改,從而可增加數(shù)據(jù)輸入時(shí)的直觀感覺。但卻帶來了問題,即在黑白打印時(shí)如果連顏色和底紋都打出來,表格的可視性就大打折扣。解決辦法是:選擇“文件”\“頁面設(shè)置”\“工作表”,在“打印”欄內(nèi)選擇“單元格單色打印”選項(xiàng)。之后,打印出來的表格就面目如初了。

  36、工作表保護(hù)的口令忘記了怎么辦?

  如果你想使用一個(gè)保護(hù)了的工作表,但口令又忘記了,有辦法嗎?有。選定工作表,選擇“編輯”\“復(fù)制”、“粘貼”,將其拷貝到一個(gè)新的工作薄中(注意:一定要是新工作簿),即可超越工作表保護(hù)。當(dāng)然,提醒你最好不用這種方法盜用他人的工作表。

  37、“$”的功用

  Excel一般使用相對地址來引用單元格的位置,當(dāng)把一個(gè)含有單元格地址的公式拷貝到一個(gè)新的位置,公式中的單元格地址會隨著改變。你可以在列號或行號前添加符號 “$”來凍結(jié)單元格地址,使之在拷貝時(shí)保持固定不變。

  38、如何用漢字名稱代替單元格地址?

  如果你不想使用單元格地址,可以將其定義成一個(gè)名字。

  定義名字的方法有兩種:一種是選定單元格區(qū)域后在“名字框”直接輸入名字,另一種是選定想要命名的單元格區(qū)域,再選擇“插入”\“名字”\“定義”,在“當(dāng)前工作簿中名字”對話框內(nèi)鍵人名字即可。使用名字的公式比使用單元格地址引用的公式更易于記憶和閱讀,比如公式“=SUM(實(shí)發(fā)工資)”顯然比用單元格地址簡單直觀,而且不易出錯(cuò)。

  39、如何在公式中快速輸入不連續(xù)的單元格地址?

  在SUM函數(shù)中輸入比較長的單元格區(qū)域字符串很麻煩,尤其是當(dāng)區(qū)域?yàn)樵S多不連續(xù)單元格區(qū)域組成時(shí)。這時(shí)可按住Ctrl鍵,進(jìn)行不連續(xù)區(qū)域的選取。區(qū)域選定后選擇“插入”\“名字”\“定義”,將此區(qū)域命名,如Group1,然后在公式中使用這個(gè)區(qū)域名,如“=SUM(Group1)”。

  40、如何定義局部名字?

  在默認(rèn)情況下,工作薄中的所有名字都是全局的。其實(shí),可以定義局部名字,使之只對某個(gè)工作表有效,方法是將名字命名為“工作表名!名字”的形式即可。

  41、如何命名常數(shù)?

  有時(shí),為常數(shù)指定一個(gè)名字可以節(jié)省在整個(gè)工作簿中修改替換此常數(shù)的時(shí)間。例如,在某個(gè)工作表中經(jīng)常需用利率4.9%來計(jì)算利息,可以選擇“插入”\“名字”\“定 義”,在“當(dāng)前工作薄的名字”框內(nèi)輸入“利率”,在“引用位置”框中輸入“= 0.04.9”,按“確定”按鈕。

  42、工作表名稱中能含有空格嗎?

  能。例如,你可以將某工作表命名為“Zhu Meng”。有一點(diǎn)結(jié)注意的是,當(dāng)你在其他工作表中調(diào)用該工作表中的數(shù)據(jù)時(shí),不能使用類似“= ZhU Meng!A2”的公式,否則 Excel將提示錯(cuò)誤信息“找不到文件Meng”。解決的方法是,將調(diào)用公式改為“='Zhu Mg'!A2”就行了。當(dāng)然,輸入公式時(shí),你最好養(yǎng)成這樣的習(xí)慣,即在輸入“=”號以后,用鼠標(biāo)單由 Zhu Meng工作表,再輸入余下的內(nèi)容。

  43、給工作表命名應(yīng)注意的問題

  有時(shí)為了直觀,往往要給工作表重命名(Excel默認(rèn)的荼表名是sheet1、sheet2……),在重命名時(shí)應(yīng)注意最好不要用已存在的函數(shù)名來作荼表名,否則在下述情況下將產(chǎn)征收豈義。我們知道,在工作薄中復(fù)制工作表的方法是,按住Ctrl健并沿著標(biāo)簽行拖動選中的工作表到達(dá)新的位置,復(fù)制成的工作表以“源工作表的名字+(2)”形式命名。例如,源表為ZM,則其“克隆”表為ZM(2)。在公式中Excel會把ZM(2)作為函數(shù)來處理,從而出錯(cuò)。因而應(yīng)給ZM(2)工作表重起個(gè)名字。

  44、如何拆分或取消拆分窗口?

  當(dāng)我們給一個(gè)工作表輸入數(shù)據(jù)時(shí),在向下滾動過程中,尤其是當(dāng)標(biāo)題行消失后,有時(shí)會記錯(cuò)各列標(biāo)題的相對位置。這時(shí)可以將窗口拆分為幾部分,然后將標(biāo)題部分保留在屏幕上不動,只滾動數(shù)據(jù)部分。其方法是在主菜單上單擊“窗口”\“拆分窗口”。取消拆分窗口時(shí)除了使用“窗口”\“撒消拆分窗口”命令外,有捷徑:將鼠標(biāo)指針置于水平拆分或垂直拆分線或雙拆分錢交點(diǎn)上,雙擊鼠標(biāo)即可取消已拆分的窗口。

  45、如何給工作簿擴(kuò)容?

  選取“工具”\“選項(xiàng)”命令,選擇“常規(guī)”項(xiàng),在“新工作薄內(nèi)的工作表數(shù)”對話欄用上下箭頭改變打開新工作表數(shù)。一個(gè)工作薄最多可以有255張工作表,系統(tǒng)默認(rèn)值為6. 46、如何減少重復(fù)勞動?

  我們在實(shí)際應(yīng)用Excel時(shí),經(jīng)常遇到有些操作重復(fù)應(yīng)用(如定義上下標(biāo)等)。為了減少重復(fù)勞動,我們可以把一些常用到的操作定義成宏。其方法是:選取“工具”菜單中的“宏”命令,執(zhí)行“記錄新宏”,記錄好后按“停止”按鈕即可。也可以用VBA編程定義宏。

  47、如何快速地批量修改數(shù)據(jù)?

  假如有一份 Excel工作簿,里面有所有職工工資表?,F(xiàn)在想將所有職工的補(bǔ)貼增加50(元),當(dāng)然你可以用公式進(jìn)行計(jì)算,但除此之外還有更簡單的批量修改的方法,即使用“選擇性粘貼”功能: 首先在某個(gè)空白單元格中輸入50,選定此單元格,選擇“編輯”\“復(fù)制”。選取想修改的單元格區(qū)域,例如從E2到E150.然后選擇“編輯”\“選擇性粘貼”,在“選擇性粘貼”對話框“運(yùn)算”欄中選中“加”運(yùn)算,按“確定”健即可。最后,要刪除開始時(shí)在某個(gè)空白單元格中輸入的50. 48、如何快速刪除特定的數(shù)據(jù)?

  假如有一份Excel工作薄,其中有大量的產(chǎn)品單價(jià)、數(shù)量和金額。如果想將所有數(shù)量為0的行刪除,首先選定區(qū)域(包括標(biāo)題行),然后選擇“數(shù)據(jù)”\“篩選”\“自動篩選”。在“數(shù)量”列下拉列表中選擇“0”,那么將列出所有數(shù)量為0的行。此時(shí)在所有行都被選中的情況下,選擇“編輯”\“刪除行”,然后按“確定”即可刪除所有數(shù)量為0的行。最后,取消自動篩選。

  49、如何快速刪除工作表中的空行?

  以下幾種方法可以快速刪除空行:

  方法一:如果行的順序無關(guān)緊要,則可以根據(jù)某一列排序,然后可以方便地刪掉空行。

  方法二:如果行的順序不可改變,你可以先選擇“插入”\“列”,插入新的一列入在A列中順序填入整數(shù)。然后根據(jù)其他任何一列將表中的行排序,使所有空行都集中到表的底部,刪去所有空行。最后以A列重新排序,再刪去A列,恢復(fù)工作表各行原來的順序。

  方法三:使用上例“如何快速刪除特定的數(shù)據(jù)”的方法,只不過在所有列的下拉列表中都選擇“空白”。

  50、如何不使顯示或打印出來的表格中包含有0值?

  通常情況下,我們不希望顯示或打印出來的表格中包含有0值,而是將其內(nèi)容置為空。例如,圖1合計(jì)列中如果使用“=b2+c2+d2”公式,將有可能出現(xiàn)0值的情況,如何讓0值不顯示? 方法一;使用加上If函數(shù)判斷值是否為0的公式,即: =if(b2+c2+d2=0,“”, b2+c2+d2) 方法二:選擇“工具”\“選項(xiàng)”\“視窗”,在“窗口選項(xiàng)”中去掉“零值”選項(xiàng)。 方法三:使用自定義格式。 選中 E2:E5區(qū)域,選擇“格式”\“單元格”\“數(shù)字”,從“分類”列表框中選擇“自定義”,在“格式”框中輸入“G/通用格式”,按“確定”按鈕即可。

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