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內(nèi)部控制的控制方法實(shí)質(zhì)上就是內(nèi)部控制的機(jī)制,是指為將經(jīng)濟(jì)活動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)控制在可承諾的范圍之內(nèi),根據(jù)內(nèi)部控制的原理,并結(jié)合風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估的結(jié)果,針對(duì)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)選擇的措施和程序。
第1種方法:不相容崗位相互分離
主要包括:一是合理設(shè)置內(nèi)部控制關(guān)鍵崗位;二是明確劃分職責(zé)權(quán)限;三是實(shí)施相應(yīng)的分離措施;四是形成相互制約、相互監(jiān)督的工作機(jī)制。
經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的關(guān)鍵崗位:事項(xiàng)申請(qǐng)、內(nèi)部審核審批、業(yè)務(wù)執(zhí)行、信息記錄、內(nèi)部監(jiān)督。
通常有6大類主要的不相容職務(wù):
(1)授權(quán)進(jìn)行某項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)和執(zhí)行該項(xiàng)業(yè)務(wù)的職務(wù)要分離;
(2)執(zhí)行某些經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)和審核這些經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的職務(wù)要分離;
(3)執(zhí)行某項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)和記錄該項(xiàng)業(yè)務(wù)的職務(wù)要分離;
(4)保管某些財(cái)產(chǎn)物資和對(duì)其進(jìn)行記錄的職務(wù)要分離;
(5)保管某些財(cái)產(chǎn)物資和使用這些財(cái)產(chǎn)物資的職務(wù)要分離;
(6)執(zhí)行某項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)與監(jiān)督這些經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的職務(wù)要分離。
第2種方法:內(nèi)部授權(quán)審批控制
授權(quán)控制的范圍通常包括:
①單位所有人員不經(jīng)合法授權(quán),不能行使相應(yīng)權(quán)力,這是最起碼的要求;不經(jīng)合法授權(quán),任何人不能審批;有權(quán)授權(quán)的人則應(yīng)在規(guī)定的權(quán)限范圍內(nèi)行事,不得越權(quán)授權(quán)。
②單位的所有業(yè)務(wù)不經(jīng)授權(quán)不能執(zhí)行。
③單位業(yè)務(wù)一經(jīng)授權(quán)必須予以執(zhí)行。
實(shí)施審批控制措施時(shí)應(yīng)遵循以下原則:
(1)全面控制和重點(diǎn)控制相結(jié)合的原則
(2)事前審批和事后審批相結(jié)合的原則
(3)相互牽制的原則
(4)程序定位的原則
第3種方法:歸口管理
歸口管理是指行政事業(yè)單位按照管控事項(xiàng)的性質(zhì)和管理要求,結(jié)合單位職責(zé)、組織機(jī)構(gòu)和崗位設(shè)置,在不相容崗位相互分離和內(nèi)部授權(quán)審批控制的前提下,明確單位內(nèi)部各項(xiàng)業(yè)務(wù)的歸口管理責(zé)任單位的控制方法。
歸口管理要求:
一是根據(jù)本單位實(shí)際情況。
二是按照權(quán)責(zé)對(duì)等原則。
三是采取成立聯(lián)合工作小組并確定牽頭部門或牽頭人員等方式。
四是對(duì)有關(guān)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)實(shí)行統(tǒng)一管理。
第4種方法:預(yù)算控制
預(yù)算管理中應(yīng)當(dāng)注意的問題:
包括在預(yù)算編制過程中單位內(nèi)部各部門間溝通協(xié)調(diào)是否充分,預(yù)算編制與資產(chǎn)配置是否相結(jié)合、與具體工作是否相對(duì)應(yīng);是否按照批復(fù)的額度和開支范圍執(zhí)行預(yù)算,進(jìn)度是否合理,是否存在無預(yù)算、超預(yù)算支出等問題;決算編報(bào)是否真實(shí)、完整、準(zhǔn)確、及時(shí)。
第5種方法:財(cái)產(chǎn)保護(hù)控制
建立資產(chǎn)日常管理制度和定期清查機(jī)制,采取資產(chǎn)記錄、實(shí)物保管、定期盤點(diǎn)、賬實(shí)核對(duì)等措施,確保資產(chǎn)安全完整。
資產(chǎn)日常管理制度包括資產(chǎn)記錄、實(shí)物保管和處置報(bào)批等。
資產(chǎn)定期清查機(jī)制包括定期盤點(diǎn)和賬實(shí)核對(duì)。
第6種方法:會(huì)計(jì)控制
建立健全本單位財(cái)會(huì)管理制度,加強(qiáng)會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)建設(shè),提高會(huì)計(jì)人員業(yè)務(wù)水平,強(qiáng)化會(huì)計(jì)人員崗位責(zé)任制,規(guī)范會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作,加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理,明確會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告處理程序。
會(huì)計(jì)控制要求提升財(cái)會(huì)人員職業(yè)能力,從財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)向管理會(huì)計(jì)延伸,充分利用會(huì)計(jì)信息進(jìn)行財(cái)務(wù)分析、預(yù)測(cè),為單位領(lǐng)導(dǎo)班子管理決策提供真實(shí)準(zhǔn)確的依據(jù),成為單位重要的管理崗位和管理者。
第7種方法:單據(jù)控制
要求單位根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和單位的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)業(yè)務(wù)流程,在內(nèi)部管理制度中明確界定各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)所涉及的表單和票據(jù),要求相關(guān)工作人員按照規(guī)定填制、審核、歸檔、保管單據(jù)。
表單和票據(jù)是行政事業(yè)單位發(fā)生經(jīng)濟(jì)行為的“留印”和“有痕”,那個(gè)反映單位經(jīng)濟(jì)活動(dòng)是否合法、合規(guī)、真實(shí)。
表單通常是指單位發(fā)生經(jīng)濟(jì)行為所涉及的內(nèi)部憑證。
票據(jù)通常是指單位經(jīng)濟(jì)行為在報(bào)銷環(huán)節(jié)使用的外部憑證,證實(shí)經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)的真實(shí)性。
第8種方法:信息內(nèi)部公開
信息內(nèi)部公開,是指對(duì)某些與經(jīng)濟(jì)活動(dòng)相關(guān)的信息,在單位內(nèi)部一定范圍內(nèi),按照既定方法和程序進(jìn)行公開,從而達(dá)到加強(qiáng)內(nèi)部監(jiān)督,促進(jìn)部門間溝通協(xié)調(diào)以及督促相關(guān)部門自覺提升工作效率的有效方法。
內(nèi)部控制要求進(jìn)一步提高信息公開的主動(dòng)性、自覺性和規(guī)范性,做到主體明確、程序規(guī)范、方式靈活、反饋順暢、回應(yīng)及時(shí)。
各單位建立健全經(jīng)濟(jì)活動(dòng)相關(guān)信息內(nèi)部公開制度,根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和單位的實(shí)際情況,確定信息內(nèi)部公開的內(nèi)容、范圍、方式和程序。
信息內(nèi)部公開可以增強(qiáng)內(nèi)部監(jiān)督效果,增加管理工作的透明度,吸引全體人員參與內(nèi)部控制的積極性,起到促進(jìn)單位內(nèi)部制衡有效的目的。
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