企業(yè)會計電算化的實施，也就是企業(yè)建立會計電算化的整個過程，是一項復雜的系統(tǒng)工程。在整個系統(tǒng)的實施過程中，包括會計電算化工作的規(guī)劃，會計信息的建立與管理，人員的分工與培訓，各種制度的建立與實施等眾多內(nèi)容，都必需采用系統(tǒng)工程的方法與原理去安排組織，這樣才能使企業(yè)會計電算化工作順利正確地進行。

　　一、會計電算化實施的內(nèi)容

　　企業(yè)要建立會計電算化系統(tǒng)，需要做哪些工作？ 會計電算化系統(tǒng)的實施，應該包括哪些內(nèi)容？ 對這此問題認識不足，將導致整個會計電算化工作不能正確順利進行。目前，在我國財會人員、會計電算化人員中仍有不少人員對上述問題持有種種片面的認識，主要有以下幾種觀點：

　?、?會計電算化就是建立計算機會計信息系統(tǒng)的過程。

　　這種觀點認為，只要會計信息系統(tǒng)已建成，或者已購買到會計信息系統(tǒng)，企業(yè)的會計電算化工作就完成了。他們有時也認為會計電算化工作是一項系統(tǒng)工程，但卻錯誤地認為，在開發(fā)會計信息系統(tǒng)時采用了系統(tǒng)工程的方法，就表明整個會計電算化過程是一項系統(tǒng)工程。這種觀點的錯誤在于把會計電算化這一系統(tǒng)工程中的某一部分擴大為會計電算化的整個內(nèi)容，從而忽略了其他的內(nèi)容。

　　⒉ 會計電算化就是編程。

　　認為會計電算化就是建立會計信息系統(tǒng)，而建立會計信息系統(tǒng)也就是編程工作。這種觀點不僅忽略了會計電算化的其他內(nèi)容，而且就是在建立會計信息系統(tǒng)時也拋棄了系統(tǒng)工程的方法，不進行系統(tǒng)分析設計，直接編程是這種觀點的突出表現(xiàn)。

　?、?會計電算化必須是一次建立一完整的電算化系統(tǒng)。

　　這種觀點認為會計電算化信息系統(tǒng)是一個不可分的整體，企業(yè)要建立會計電算化系統(tǒng)，就必須一步到位，健全所有的子系統(tǒng)，甚至擴大到整個企業(yè)管理信息系統(tǒng)。它忽略了會計電算化是系統(tǒng)工程的特點， 把系統(tǒng)工程多步驟多階段性簡化為單一階段，把會計信息系統(tǒng)多子系統(tǒng)的可分離性變?yōu)榻y(tǒng)一整體的不可他離性，從而也否認會計電算化的過程是一項系統(tǒng)工程。

　?、磿嬰娝慊簿椭皇菚嫴块T的工作采用電算化， 與其他部門的工作無關。認為會計電算化就是以計算機代替手工記帳、算帳、報帳，否認了會計信息子系統(tǒng)與管理信息系統(tǒng)其他子系統(tǒng)存在著密切的聯(lián)系，從而也就把會計預測、會計控制以及會計輔助決策等眾多內(nèi)容從會計電算化工作中給拋棄了。由于這些片面觀點的存在，影響了我國會計電算化事業(yè)的發(fā)展。那么會計電算化工作實施到底包括哪些內(nèi)容？

　　我們認為其主要內(nèi)容如下所述：

　?、?會計電算化工作的規(guī)劃。

　　它包括，根據(jù)企業(yè)發(fā)展的總目標和管理信息系統(tǒng)的總目標，明確會計電算化的總目標；并根據(jù)企業(yè)實際情況確定會計信息系統(tǒng)的總體結(jié)構(gòu)，劃分各子系統(tǒng)，并確認它們之間的聯(lián)系；確定會計電算化工作目標實現(xiàn)的階段和步驟，以及建立各子系統(tǒng)的先后順序；確定會計電算化管理體制及組織機構(gòu)方案，以及資金來源與預算等項內(nèi)容。

　?、?會計電算化信息系統(tǒng)的建立。

　　包括實施人員組織、會計軟件的取得、硬件及環(huán)境的購置安裝、系統(tǒng)軟件的配置、新舊系統(tǒng)內(nèi)容的轉(zhuǎn)換等內(nèi)容。

　　⒊ 會計電算化信息系統(tǒng)的管理。

　　包括人員管理、使用操作管理、維護管理、檔案管理等。

　?、?計算機審計及計算機舞弊。

　?、?會計決策支持系統(tǒng)。

　　這是會計信息系統(tǒng)的延伸。

　　由上可以看出，會計電算化內(nèi)容非常豐富，它不僅是一項復雜的系統(tǒng)工程，還是一個人機系統(tǒng)，忽略任一方面的內(nèi)容，都是對會計電算化的片面認識，都會給會計電算化的實施帶來不利的因素。

　　二、會計電算化的目標會計電算化的目標，也就是會計電算化工作所要完成的任務，即通過現(xiàn)代化的手段，提高會計工作的地位，提高會計工作的效率和質(zhì)量，促進管理的現(xiàn)代化，提高經(jīng)濟效益。具體包括如下內(nèi)容：

　?、?減輕財會人員勞動強度， 提高財會工作效率。

　　利用計算機技術(shù)的特點，把繁雜的記帳、結(jié)帳、報帳工作交給高速的計算機處理，以減輕財會人員的勞動強度，并且由于計算機的精確性和確定性，可以避免手式操作難免產(chǎn)生的誤差，以達至提高財會工作效率的目的。

　　⒉ 促進會計職能的轉(zhuǎn)變。

　　手工條件下，廣大財會人員被繁重的手工核算工作所包圍，沒有時間和精力來更好地發(fā)揮會計參與管理、決策的職能；通過電算化，使財會人員解脫了繁重的手工操作，有時間和精力，也就有條件參與企業(yè)管理與決策，為提高企業(yè)現(xiàn)代化管理水平和提高經(jīng)濟效益服務。

　?、?準確、 及時地提供會計信息。

　　手式條件下，由于大量會計信息需要進行記錄、加工、整理，使需要信息者不可能及時得到財會信息，這不利于企業(yè)經(jīng)營者掌握經(jīng)濟活動的最新情況和存在的問題；而電算化后，大量的信息都可以及時記錄、匯總、分析、傳送，保證向企業(yè)管理者準確、及時地提供會計信息。

　　⒋ 提高人員素質(zhì)，促進會計工作規(guī)范化。

　　會計電算化，給會計工作增添了新內(nèi)容，從各方面要求會計人員提高自身素質(zhì)，更新知識結(jié)構(gòu)，一方面為了參與企業(yè)管理，要更多地學習經(jīng)營管理知識，另一方面還必須掌握電子計算機的有關知識，好的會計基礎工作和規(guī)范的業(yè)務處理程序，是實現(xiàn)會計電算化的前提條件， 所以會計電算化也要求促進會計工作的規(guī)范化。

　　⒌ 實現(xiàn)企業(yè)管理現(xiàn)代化， 提高企業(yè)經(jīng)濟效益。

　　會計電算化是企業(yè)管理信息電算化的重要組成部分，企業(yè)管理信息電算化的目標及任務，就是要以現(xiàn)代化的方法去管理企業(yè)，提高經(jīng)濟效益。因而，會計電算化不僅要使會計工作本身現(xiàn)代化，最終目標是要使企業(yè)管理現(xiàn)代化 ，提高企業(yè)的經(jīng)濟效益。

　　三、企業(yè)實施會計電算化的原則企業(yè)實施會計電算化不是隨心所欲的，它必須考慮會計工作的特點和企業(yè)的現(xiàn)狀，以及有關法律制度，遵循一定的原則，才能使企業(yè)實施會計電算化達到其最終目標。

　　一般地，應考慮如下幾項基本原則：

　?、?合法性原則。

　　即企業(yè)實施會計電算化的各項工作，都必須以有關法律制度為原則。第一，實施會計電算化，必須遵循我國的會計制度、財務制度及有關法律。

　　第二，必須遵循財政、財務部門會計電算化管理制度。

　　第三，還要遵循本企業(yè)的財務制度，以保證機構(gòu)設置的合法性，崗位分工和人員職責的合法性，操作使用的合法性，輸入、輸出及內(nèi)部處理的合法性， 輸入數(shù)據(jù)的合法性及輸出信息及格式的合法性。

　?、?效益性原則。

　　提高經(jīng)濟效益，是會計電算化的最終目的。提高經(jīng)濟效益，也要從兩方面考慮，一是直接經(jīng)濟效益，即直接投入直接產(chǎn)出的效益；二是間接經(jīng)濟效益，即由于會計電算化而引起企業(yè)的現(xiàn)代化，產(chǎn)生的非直接經(jīng)濟效益。間接經(jīng)濟效益，雖然不能從表面上看到是由于企業(yè)實施電算化。

　　以下幾個方面值得特別注意：

　　第一，在系統(tǒng)實施前，應從經(jīng)濟效益，技術(shù)力量，管理水平，各種約束條件進行全面分析，先進行整個系統(tǒng)的可行性分析，以確定是否具備條件進行會計電算化工作。

　　第二，可行性研究要圍繞企業(yè)的最終經(jīng)濟效益來開展。一般來說，評價電算化系統(tǒng)的經(jīng)濟效益，要從會計電算化能否節(jié)約企業(yè)的流動資金占用量， 能否準確、及時和全面地提供必須的信息， 能否提高企業(yè)管理工作 的 效率和質(zhì)量， 以及決策水平等方面著眼。也就是說，要從計算機是現(xiàn)代化管理的輔助工具這個角度來評估它的效益。

　　第三，在系統(tǒng)設計過程中，也應堅持效益性原則，力求降低設計開發(fā)成本，提高會計信息系統(tǒng)的質(zhì)量。

　?、?系統(tǒng)性原則。

　　也就是以包括整體觀點，關聯(lián)觀點，發(fā)展觀點，最優(yōu)觀點在內(nèi)的系統(tǒng)觀點來進行會計電算化實施工作。要注意以下兩點：

　　第一，內(nèi)部與外部相聯(lián)系。

　　會計部門作為企業(yè)管理中的一個重要部門，與其他職能部門是密切聯(lián)系的，因此，實施會計電算化時，應考慮包括各職能部門在內(nèi)的企業(yè)整個管理工作的電算化工作，把會計信息系統(tǒng)作為企業(yè)管理信息系統(tǒng)中的一個子系統(tǒng)，既要分清各子系統(tǒng)的界面，又要留好各子系統(tǒng)之間的接口，并在數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)設計上做到信息共享，減少數(shù)據(jù)冗余。

　　第二，局部目標與整體目標相結(jié)合。電算化會計信息系統(tǒng)仍可分許多子系統(tǒng)，實施會計電算化，不可能一次全部完成各子系統(tǒng)，必須分階段進行。這樣，在進行部分子系統(tǒng)設計實施時，必須有全局的觀點，考慮到與其他子系統(tǒng)的聯(lián)接性，使逐個實施的子系統(tǒng)全部完工后能組成高質(zhì)量的整個會計信息系統(tǒng)，而不能只考慮局部的優(yōu)化，以至影響整修系統(tǒng)的完美組合和高質(zhì)量性。

　　⒋ 規(guī)范性原則。

　　包括系統(tǒng)設計的規(guī)范性，管理制度的規(guī)范性，數(shù)據(jù)信息的規(guī)范性等。這些規(guī)范性的要求，可以使系統(tǒng)實施避免二義性，避免由于人的主觀因素而造成的系統(tǒng)實施的偏差，從而避免會計電算化工作失敗的可能性。

　　⒌ 可靠性原則。

　　可靠性是會計電算化系統(tǒng)能否實際使用的前提。影響系統(tǒng)可靠性的因素很多，主要考慮以下三個方面：

　　第一，準確性，即輸入數(shù)據(jù)及操作的準確性，在易出現(xiàn)錯誤和失誤的地方，建立盡可能完善的檢錯和糾錯系統(tǒng)，進行重點防護，保證輸入數(shù)據(jù)及操作的準確性。

　　第二，安全性，要求有一套完善的管理制度和技術(shù)方法，防止系統(tǒng)被非法使用，數(shù)據(jù)丟失及非法改動，此外還應有系統(tǒng)破壞后的恢復功能等。

　　第三，易擴充性，即整個系統(tǒng)在運行周期內(nèi)，由于環(huán)境條件的變化，從而要求系統(tǒng)隨之進行改變的難易程度，易擴充性要求對系統(tǒng)的修改和擴充能夠非常容易地進行。

　　6. 易用性原則。

　　易用性也就是易操作性。會計信息系統(tǒng)的使用者是會計人員，因此系統(tǒng)必須盡可能地方便用戶，要具有友好的界面，準確簡明的操作提示，簡單方便的操作過程，并要求盡可能地使用會計術(shù)語，使會計人員一學既會。

　　企業(yè)實施會計電算化的條件

　　會計電算化是一項復雜的系統(tǒng)工程，會計信息系統(tǒng)是一個人機系統(tǒng)，因此企業(yè)實施會計電算化，必須有先決條件，企業(yè)具備了這些條件，就可以很好地開展會計電算化工作。

　　這些條件主要是：

　　一、企業(yè)的客觀需要指企業(yè)對開展會計電算化工作的迫切程度。企業(yè)對會計電算化的客觀需要，決定了企業(yè)會計電算化的目標、任務，是當前開展會計電算化工作的前提。其實，在開發(fā)電算化會計信息系統(tǒng)之前，企業(yè)會計信息系統(tǒng)也存在，是否要開發(fā)新的電算化會計信息系統(tǒng)，取決于原信息系統(tǒng)能否滿足企業(yè)的需要。對多數(shù)企業(yè)來說，原來的手工會計信息系統(tǒng)越來越不適應市場經(jīng)濟的新情況，迫切需要進行會電算化，但是也有一 部分小企業(yè)，由于其業(yè)務量不大，手式系統(tǒng)亦能很好地滿足企業(yè)的需求，因此也就沒有必要強迫它實施電算化會計信息系統(tǒng)，否則既浪費了人財物，對企業(yè)的濟效益也不會有什么提高。

　　二、領導的重視企業(yè)實施會計電算化，幾乎涉及企業(yè)的所有部門和人員，同時還涉及管理機構(gòu)及管理體制的變動，這都需要企業(yè)領導出面組織和協(xié)調(diào)。沒有領導的重視與支持，企業(yè)實施會計電算化所遇到的問題，如：人員配置，資金問題，部門間的合作與協(xié)調(diào)，配套改革等，將很難得到解決。因此，在會計電算化工作中企業(yè)財務部門負責人應領導該項工作，有條件時還可吸收有關部門領導組成電算化領導小組，領導整個企業(yè)的會計電算化工作。

　　三、 良好的管理基礎工作，尤其是會計基礎工作管理基礎主要指有一套比較全面、規(guī)范的管理制度和方法，以及較完整的規(guī)范化的數(shù)據(jù)；會計基礎工作主要指會計制度是否健全，核算規(guī)程是否規(guī)范，基礎數(shù)據(jù)是否準確、完整等，這是搞好電算化工作的重要保證。這是因為計算機處理會計業(yè)務，必須是事先設置好的處理方法，因而要求會計數(shù)據(jù)輸入、業(yè)務處理及有關制度都必須規(guī)范化、標準化，才能使電算化會計信息系統(tǒng)順利進行。沒有很好的基礎工作，電算化會計信息系統(tǒng)無法處理無規(guī)律、不規(guī)范的會計數(shù)據(jù)，電算化工作的開展將遇到重重困難。對于基礎較差的企業(yè)，應不急于開展會計電算化工作，應首先提高管理水平，規(guī)范會計、財務制度，改善基礎工作，為開展會計電算化工作積極創(chuàng)造條件。

　　四、專業(yè)人員的合理配置實施會計電算化，將改變原手工會計信息系統(tǒng)的崗位分工與職能， 單純的財會人員，已不能滿足會計電算化后的工作需要，必須另外配置與電算化工作有關的專業(yè)人員，以負責會計電算化工作的管理以及項目開發(fā)和系統(tǒng)運行、維護等。

　　第一 要配備一名會計電算化工作的管理人員，負責會計電算化工作的規(guī)劃、項目開發(fā)、計劃、組織和運行管理，這是會計電算化工作順利進行的保證；；

　　第二 應配備硬件維護員， 負責整個電算化系統(tǒng)硬件的維護、維修工作，考慮到有些企業(yè)電算化工作范圍較小等特點，硬件維護員可以是兼職的；

　　第三，無論是自選開發(fā)，或者購買軟件，都需要配備既懂計算機又熟悉財會業(yè)務的專門人才，他們可以參與系統(tǒng)設計開發(fā)，又負責系統(tǒng)運行的一些維護工作，使電算化會計信息系統(tǒng)的一般維護工作能夠由企業(yè)自己處理，保證會計電算化工作的順利進行。

　　五、經(jīng)費保證實施會計電算化工作需要專門人才，也需要軟件及硬件設備，這些都需要有一定的投資，為了保證會計電算化工作的順利開展，所需經(jīng)費必須有來源，所需數(shù)額也必須控制確定。會計電算化所需的費用分初期投資費用和日常費用兩種。初期投資費用包括，購買硬件及系統(tǒng)軟件所需費用，應用軟件取得所需費用，基建費用，人員培訓費用等。日常費用主要包括，所需消耗品費用和日常維護費用。會計電算化所需費用，根據(jù)電算化會計信息系統(tǒng)的建立方法和規(guī)模不同，數(shù)額也不相同，甚至相關很大，要具體情況具體分析，使所需經(jīng)費必須確有保證，并且又不浪費。

　　會計電算化管理體制與組織機構(gòu)設置的選擇

　　實施會計電算化必然會對會計工作及其組織機構(gòu)產(chǎn)生一定的影響，為了適應電算化的要求，必須探求和設置與之相適應的機構(gòu)。有以下幾種情況：

　?、?集中管理方式。 這種形式把會計電算化工作，包括管理、開發(fā)和使用維護等都放在企業(yè)計算中心，財務部不設數(shù)據(jù)處理部門，也不安裝計算機設備。財務部門定期按規(guī)定向計算中心提供核算和管理所需的數(shù)據(jù)，由計算中心負責會計電算化的日常運行。在這種情況下，財務部門的組織機構(gòu)一般不作大的變動，除了一些業(yè)務由計算機處理外，許多工作仍由手工來完成。這種方式有利于充分發(fā)揮計算機作用，提高數(shù)據(jù)共享程度，避免重復開發(fā)，也有利于企業(yè)統(tǒng)一領導、規(guī)劃和組織。但是，集中管理也有很大的缺點。第一，計算中心人員和財務人員不能很好地協(xié)作，各自不了解對方的知識和業(yè)務特點，各自偏重本單位情況，往往導致系統(tǒng)質(zhì)量低，實用性較差等情況；

　　第二，各部門極易產(chǎn)生依賴思想，認為開展電算化工作是計算中心的事，從而不能很好地配合和支持系統(tǒng)的實施和運行，影響會計電算化工作的正常進行。

　　⒉ 分散管理方式。

　　在這種方式下，企業(yè)財會部門單獨配備計算機等設備，并配備一定的專業(yè)人員，會計電算化工作的實施，完全由財會部門負責進行，計算中心將不再參與。分散管理的優(yōu)點是，第一，能調(diào)動財會部門的積極性；　　第二，能根據(jù)財會部門的實際需要，分期分批解決急需電算化的項目，并且實用性強、投資少、見效快。其缺點也是明顯的；一是缺乏整體考慮，各部門都可能從各自的目標出發(fā)，不考慮相互之間的聯(lián)系，數(shù)據(jù)不能共享，系統(tǒng)效益不高；二是各業(yè)務部門都需要配置計算機專門人員，否則影響系統(tǒng)實施，平時遇到的簡單問題及維護工作，都不能及時處理。這種方式一般不可取。

　?、?集中管理下的分散組織形式。 在這種形式下，企業(yè)設立專門的機構(gòu)，統(tǒng)一負責全廠計算機應用規(guī)劃工作。規(guī)劃工作包括企業(yè)電算化的總體規(guī)劃，管理信息系統(tǒng)總體設計及子系統(tǒng)劃分，統(tǒng)一編碼，對所用機型等做出統(tǒng)一安排，指導各業(yè)務部門開展電算化工作，若企業(yè)已設立計算中心，專門機構(gòu)的設置就可以以計算中心為主體設置。這種方式，既照顧了各業(yè)務部門的特點，又能統(tǒng)一管理組織，是目前一種較理想的組織形式。在這種方式下，實施會計電算化后，就需要調(diào)整財務部門的內(nèi)部組織機構(gòu)，崗位與職能都可能發(fā)生變化。

　　下圖所示，是一種電算化后機構(gòu)設置形式：

　　財務負責人

　　管 數(shù) 數(shù) 財理 據(jù) 據(jù) 務開 準 處 管發(fā) 備 理 理維 人 人 組護 員 員人員

　　管理、開發(fā)、維護人員負責會計電算化工作的規(guī)劃，參與系統(tǒng)開發(fā)工作 （如果自選開發(fā)的話） ，并負責日后的維護工作；數(shù)據(jù)準備人員負責電算化會計信息系統(tǒng)的運行工作、包括輸入、運行、輸出等工作；財務管理組負責一些財務日常管理工作（ 這些工作一般計算機難以直接處理），并參與企業(yè)的管理工作。

　　商品化會計軟件選擇

　　購買商品化會計軟件是會計電算化的發(fā)展趨勢之一。一般地，不僅會計業(yè)務較少、處理簡單的單位使用商品化軟件，就是會計業(yè)務處理較復雜的大中型企業(yè)，也可以購買商品化軟件，而對于本單位特殊的需求，再進行二次開發(fā)，豐富商品化軟件的功能，這樣既省時，又省費用，是個事業(yè)單位實現(xiàn)會計電算化的有效途徑。商品化會計軟件，版本眾多，各具特點，在選擇軟件時，應從以下幾方面進行考慮：

　　一、軟件的性能特點⒈ 合法性。

　　合法性是指軟件應符合現(xiàn)行化管理所需的財會信息。一方面，要求核算工作中體現(xiàn)現(xiàn)行會計制度及其他財經(jīng)法規(guī)的要求，另一方面要求核算軟件能夠提供準確可靠的會計信息，滿足管理的要求。對商品化會計軟件的合法性來說，主要應滿足財政部頒布的《會計核算軟件管理的幾項規(guī)定（試行）》中對會計軟件的十條基本要求。即：

　?。?）。軟件提供的數(shù)據(jù)輸入項目， 滿足財政部或財政部審核批準的現(xiàn)行會計制度的規(guī)定。

　?。?）。軟件提供用戶的會計科目編碼方案符合財政部或財政部審核批準的會計制度中有關會計科目編碼方案的規(guī)定。

　?。?）。軟件具有必要的防范會計數(shù)據(jù)輸入差錯的功能。

　?。?）。軟件的計算和結(jié)帳功能符合財政部或財政部審核批準的現(xiàn)行會計核算制度的規(guī)定。

　?。?）。經(jīng)計算機登帳處理的系統(tǒng)內(nèi)會計憑證及據(jù)以登記的相應帳薄， 軟件只能提供留有痕跡的更正功能。

　?。?）。軟件具有按規(guī)定打印輸出各種帳本以及必要的查詢功能， 打印輸出的帳頁連續(xù)編號。

　?。?）。對計算機根據(jù)已輸入的會計憑證和據(jù)以登記的相應帳本生成的各種報表數(shù)據(jù)，軟件無修改功能。

　?。?）。軟件具有防止非指定人員擅自使用和對指定操作人員實現(xiàn)使用權(quán)限控制的功能。

　?。?）。對存儲在磁性介質(zhì)或在其它介質(zhì)上的程序文件和相應的數(shù)據(jù)文件， 軟件有必要的保護措施。

　?。?0）。 軟件具有在計算機發(fā)生故障或由于其它原因引起內(nèi)外存會計數(shù)據(jù)破壞的情況下，使用原有數(shù)據(jù)恢復到最近狀態(tài)的功能。

　　此外，商品化會計軟件還應滿足《規(guī)定》中其他有關規(guī)定，比如設置的功能應保證日記帳每日打印等。

　?、?安全可靠性。

　　安全性指軟件防止會計信息被泄漏和破壞的能力?？煽啃允侵干唐坊浖厘e，查錯，糾錯的能力，防止產(chǎn)生不正確的會計信息的能力。評價商品化會計軟件的安全可靠性，主要是考察把軟件提供的各種可靠性保證措施結(jié)合起來，是否能有效地防止差錯的發(fā)生，在發(fā)生時能否及時查出并能進行修改；安全性保證措施是否能有效地防止會計信息的泄漏和破壞。

　　為了達到安全可靠性指標，系統(tǒng)本身都設有多種控制措施，如權(quán)限設置，復核功能設置，各種校驗功能設置，處理順序控制，采用信息加密技術(shù)和存取控制技術(shù)，設立備份和恢復功能等， 可以有效地保證軟件的安全可靠性，但由于購買軟件時，不可能得到詳細的源程序代碼等技術(shù)文檔，對安全可靠性審查主要通過測試軟件來進行。

　?、?易使用性。

　　主要指軟件系統(tǒng)易學易用易懂的性能。可以考察如下幾方面：

　?。?）。界面的友好性。會計軟件的界面是否簡潔明了， 提示是否清楚豐富， 所用語言是否符合財會人員的習慣， 輸入輸出的格式是否規(guī)范， 這些構(gòu)成了界面友好性的主要內(nèi)容。

　　（2）。廠家提供資料的質(zhì)量如何， 特別是培訓資料， 其內(nèi)容是否完整， 內(nèi)容是否易學易懂， 各種各種敘述是否清楚明了， 手冊中的范例是否恰當實用。

　?。?）。軟件是否便于操作， 包括如下方面： 操作是否簡單； 各種自定義功能及控制措施的使用是否簡潔實用； 自動化程度是否很高； 輔助功能及服務功能是否豐富實用等。

　?、?易適應性。

　　指軟件能很好地適應企業(yè)財務處理的具體情況，并在企業(yè)財務工作內(nèi)容發(fā)生變化時，軟件也能方便地適應這些變化的程度。比如，科目的變化，報表格式及內(nèi)容的變化，各種比率的變化，以及核算內(nèi)容的變化等，軟件能否方便地適應這些變化?！×硗?，象可維護性，可審計性，可移植性等亦需加以考慮，在此不再詳敘。

　　5.軟件運行平臺當前由于大型、集成性的需要，對軟件的運行環(huán)境，如：網(wǎng)絡環(huán)境、數(shù)據(jù)庫環(huán)境也成為選擇商品化軟件的重要因素。

　　二、軟件的功能⒈ 主處理功能 .要完成會計業(yè)務的一般工作，正確處理會計業(yè)務流程，進行填制會計憑證，登記會計帳本，輸出財會信息等工作。一般商品化軟件，主處理功能都比較齊全，不管是帳務子系統(tǒng)還是其他子系統(tǒng)，都不可缺少地擁有輸入功能，處理功能和輸出功能，但格式和處理方法各有不同。

　　⒉ 輔助功能。

　　這是為主處理功能服務的，提供各種功能，以方便主處理功能的完滿完成。沒有這些功能， 主處理功能也照樣能完成，但有了這些輔輔助功能，使系統(tǒng)使用起來更加方便。輔助功能包括提示功能、幫助功能、引導操作功能、全屏編輯功能、輔助計算器等一切有利于用戶使用軟件系統(tǒng)的所有功能。

　　⒊ 服務功能。

　　這是 AIS系統(tǒng)有別于其他系統(tǒng)的特殊功能之一，它擔負著會計信息系統(tǒng)的后勤保障任務， 從而保證會計信息系統(tǒng)的正常運行。它包括：重建索引文件，以恢復被破壞的數(shù)據(jù)秩序，復制會計數(shù)據(jù)檔案，以防其丟失，恢復會計信息系統(tǒng)以及其已失或已被破壞的數(shù)據(jù)，清理存儲空間等功能。

　?、?控制功能。

　　它完成內(nèi)部控制在會計信息系統(tǒng)中的任務，制約會計信息系統(tǒng)按規(guī)范的、正確的會計工作流程進行處理，并防止非法的和錯誤的輸入、輸出以及操作處理。它包括：輸入數(shù)據(jù)的正確性控制（包括性質(zhì)、長度、范圍等），輸出內(nèi)容使用的控制， 正確處理順序和方式的控制， 使用權(quán)限的控制等系統(tǒng)控制功能。雖然控制功能不象其他功能可以直接從界面上看出，但它們確實存在于整個系統(tǒng)中，而且是必不可少的，控制功能越豐富，系統(tǒng)安全性越高，系統(tǒng)正常運行就越有保證。

　　三、廠家售后服務購買商品化會計軟件，售后服務至關重要。一般廠家都為用戶提供售后服務，然而各廠家所提供售后服務的方式和內(nèi)容都不盡相同，因此在考察廠家今后服務時，應注意以下幾個方面：

　?、?售后服務的內(nèi)容： 一般應包括用戶培訓、日常維護、系統(tǒng)初始化、二次開發(fā)、版本升級等。

　?、?廠家維護能力： 廠家維護能力取決于維護人員的數(shù)量和質(zhì)量，以及軟件廠家商品化軟件的銷售量。

　　⒊ 維護費用：維護費用的交納方式及數(shù)量，也是重點需要考慮的內(nèi)容之一。

　?、?維護方式： 即售后服務的具體辦法。包括：是否終身維護、是否上門維護、是由總公司維護還是由本地維護點維護，維護是否及時等。

　　四、本單位財會業(yè)務的特點⒈行業(yè)特點。每個行業(yè)的會計工作都有其特殊性，財政部在制定會計制度時，也是分行業(yè)分別制定的，從而決定了各單位購買財會軟件時，必須考慮各行業(yè)的特點。比如工業(yè)企業(yè)與商品流通企業(yè)的會計工作，在具體核算上，其內(nèi)容和標準也不盡相同，其他各行業(yè)也是如此。當然， 通用商品化軟件的某些功能是可以在某幾個行業(yè)甚至各行業(yè)中通用，但購買軟件，在滿足財會工作的共性時，更要滿足其特殊性，這樣才能真正發(fā)揮其作用。

　?、脖締挝粫嫼怂愕奶攸c。企業(yè)規(guī)模的大小，會計業(yè)務需要處理的數(shù)據(jù)量的多少，會計核算精確度的高低，以及是否是分級核算，這都將決定購買軟件的性質(zhì)和功能。具體需要考慮如下內(nèi)容：

　?。?） 企業(yè)日（或月）處理憑證的總數(shù)；

　?。?） 企業(yè)會計科目的分級與長度；

　?。?）會計數(shù)據(jù)的最大值與最小值；

　?。?）每月所要保存的會計數(shù)據(jù)量；

　?。?）企業(yè)的規(guī)模及會計工作的分工。另外還需考慮本企業(yè)發(fā)展速度對上述各項影響，以及企業(yè)的資金效益等情況。

　　五、費用一般地，商品化會計軟件的購置費用包括如下：

　?、?軟件費用；

　?、?資料費用及培訓費用；

　　⒊ 安裝費；

　?、?售后服務費用；

　?、?其他配套費用， 如專為商品化會計軟件配置的系統(tǒng)軟件，及防病毒軟件的購置費用；

　?、?網(wǎng)絡軟件， 增加工作站的費用。

　　考慮費用問題時，不能僅以總費用高低來進行選擇，應與軟件的質(zhì)量和滿足需要的程度綜合考慮，以求選擇既能滿足會計處理的要求，性能價格比又是最優(yōu)的軟件。

　　硬件及環(huán)境設施的配置

　　計算機硬件主要指主機及其輔助設備， 包括計算機、外設及UPS不間斷電源等。計算機硬件是電算化會計信息系統(tǒng)運行的物質(zhì)基礎，硬件配置的好壞直接影響到電算化會計信息系統(tǒng)的質(zhì)量和運行狀況。選擇硬件設備，應根據(jù)制定的會計電算化發(fā)展計劃，所選軟件的要求及單位經(jīng)濟力量等因素統(tǒng)籌考慮。下面分項進行說明：

　　一、主機和處理速度微機的工作速度主要由其主頻決定，現(xiàn)在微機的主頻一般為90Mhz、100Mhz、133Mhz等，主頻越高，速度越快。另外，硬盤的存取速度對主機處理速度也有影響，硬盤的平均存取速度越快，主機處理速度亦越快。

　　二、內(nèi)存即內(nèi)部存儲器的存儲容量，以字節(jié)來表示。對內(nèi)存的要求， 應以能保證軟件系統(tǒng)能正常運行為最低限度。微機的內(nèi)存， 最低為640K，高檔微機的內(nèi)存，一般是8M-16M.一般的商品化軟件在1M內(nèi)存的微機上，就可以正常運行。但對WINDOWS版財務軟件，多數(shù)據(jù)的內(nèi)存配置應為工作站8M以上、服務器16M以上。而對于客戶機/服務器結(jié)構(gòu)的財務軟件，服務器一般要求在32M以上。

　　三、硬盤是外部存儲器中最常見的一種， 其存儲容量的大小也用字節(jié)表示。硬盤容量的大小，應根據(jù)本單位日常所存數(shù)據(jù)量的大小來決定，現(xiàn)在的微機硬盤可以高達幾個G（千兆），均可滿足要求。

　　四、打印機打印機的種類很多，價格、性能相差也較大，選擇合適的打印機就顯得較為重要。選擇打印機，可參考如下因素：

　　⒈ 打印速度，即每分鐘可打印的字符數(shù)。

　?、?打印寬度，即一行可打印的字符數(shù)，應滿足會計報表的寬度。

　　⒊ 中文處理能力，包括是否裝有漢字庫，可供選擇打印的字體種類，字型的大小，以及美觀程度等。一般裝有硬字庫的打印機速度要比沒裝的快得多，使用也方便，但價格稍貴。

　　⒋ 打印的質(zhì)量，打印質(zhì)量的參數(shù)為分辨率，即每英寸可打印的點數(shù)（DIP） ，打印參數(shù)越高，打印出的字符越美觀。

　　五、UPS（不間斷電源）

　　由于會計工作的連續(xù)性，要求計算機不能無故中斷，以免因停電等使計算機工作中斷，造成數(shù)據(jù)丟失等情況，所以計算機供電系統(tǒng)必須配備UPS.在配備UPS時，應考慮如下因素：① 能力，對于一臺微機，配備一臺500W的UPS即可，對于多臺，則考慮配備1000W的UPS.②類型，UPS可分為后備式和在線式。后備式價格較低，從掉電到切換到蓄電池供電的過程中需要一段轉(zhuǎn)換時間，但不會影響微機的正常工作。在線式價格較高，幾乎不需要轉(zhuǎn)換時間，可以保證計算機的安全運行。

　　六、機房其他環(huán)境設備的配制包括空調(diào)，加濕器，負離子發(fā)生器等，在經(jīng)濟條件允許的情況下，盡力配置，以免系統(tǒng)因干濕度、溫度等原因造成系統(tǒng)非正常工作，同時也有利于工作人員的身體健康和工作效率。

　　試運行前的準備

　　對于購買的商品化軟件或有關部門推廣的通用軟件，使用前需要整理本單位會計業(yè)務，確定電算化情況下記帳方法、核算形式、核算內(nèi)容和方法、制定相應的管理制度、培訓有關應用人員、建立相應的組織機構(gòu)以及系統(tǒng)初始化等主要工作。對于自己組織研制的會計核算軟件，會計核算業(yè)務整理和記帳方法、形式、內(nèi)容等都在系統(tǒng)分析階段就已確定，運行前準備工作的內(nèi)容主要為組織機構(gòu)設置、調(diào)整和人員分工、制度制定及初始化等。

　　下面主要介紹商品軟件運行前的準備工作。

　　一、會計核算業(yè)務的整理購買了商品化會計核算軟件后，接下來要做的第一件事就是要整理本單位會計核算業(yè)務，使之適應電子計算機處理的需要。在手工核算下，一些單位，特別是會計基礎工作較差的單位，會計工作規(guī)范化較差，帳、證、表格式、內(nèi)容混亂，核算方法、程序不統(tǒng)一。同一類業(yè)務，不同的人做法不完全相同，而且不符合有關要求。會計軟件不提供某一具體核算的不規(guī)范處理方法，并且商品化會計核算軟件的功能、相應的處理過程、方法和有關約定、要求都是在軟件研制時就規(guī)定好的， 所以作為商品化軟件與本單位手工核算方法之間，不可避免地有一定差別。要消除這些差別，一是對對商品化軟件作適量的二次開發(fā)、修改，但二次開發(fā)的量不能太大，否則就等于自己組織研制了；二是對單位會計核算業(yè)務進行整理、調(diào)整，使之滿足商品化會計核算軟件的要求、規(guī)定。

　　二、記帳方法，程序的確定記帳方法，曾經(jīng)有借貸記帳法，增減記帳和收付記帳法在種。有的商品化軟件可提供記帳方法的選擇，有的只能適應某一種記帳方法。一個單位一般只采用一種記帳方法。目前，一般用借貸記帳法。目前手工核算方式，一般有記帳憑證記帳程序、日記帳記帳程序、科目匯總表記帳程序、匯總記帳憑證程序等幾種形式。采用電子計算機處理之后，業(yè)務量大小已不是主 要矛盾，因此計算機內(nèi)沒有必要沿用手工記帳程序記帳，沒有必要對記帳憑證進行匯總或科目匯總等，依據(jù)記帳憑證直接登記明細帳、日記帳，然后總分類帳。目前一些單位的計算機記帳程序仍沿襲原單位手工記帳程序，就沒有很好地發(fā)揮計算機的優(yōu)勢、作用，影響處理效率的提高。

　　三、科目編碼方案的確定商品化會計核算軟件一般都對會計科目編碼作原則規(guī)定，并允許各單位根據(jù)自身要求進行設置。因此軟件使用前需確定本單位會計科目體系及其編碼。電算化條件下，會計科目設置既要符合會計制度規(guī)定，又要滿足本單位會計核算和管理要求，同時要考慮該商品化軟件對會計科目編碼的規(guī)定要求。我國會計制度對工商等行業(yè)的總帳科目及其編碼，由財政部統(tǒng)一規(guī)定。在保證核算指標統(tǒng)一性的前提下，可根據(jù)實際需要并征得同意對統(tǒng)一規(guī)定的總帳科目作必要的補充。至于明細科目，有的在國家制度中規(guī)定，有的則可根據(jù)企業(yè)管理需要由企業(yè)自行規(guī)定。在滿足會計核算和管理要求；其次，科目設置應滿足會計核算的要求；其次，科目設置應滿足管理要求；最后，科目設置應滿足編制報表的需要。

　　四、憑證、帳簿的規(guī)范化商品化會計核算軟件中，一般都規(guī)定記帳憑證的種類和格式。不管怎樣規(guī)定，都需對手工記帳憑證進行規(guī)范統(tǒng)一，以滿足計算機輸入需要。在會計核算軟件使用前，要確定哪些明細帳為數(shù)量金額式，哪些為三欄式，或多欄式，如果軟件不提供多種帳簿格式的選擇，同時核算又需要多種格式，則或進行二次開發(fā)，或設立輔助明細帳以彌補軟件功能不足。為了保證從手工方式到電算化方式的順利轉(zhuǎn)換，還必須核對帳目，保證帳證相符、帳帳相符、帳實相符?？颇科谀╊~必須整理，同時還應注意往來帳、銀行帳的清理。

　　五、會計核算業(yè)務的規(guī)范化和方案確定這里，會計核算業(yè)務主要指固定資產(chǎn)、材料、工資、成本、銷售核算業(yè)務。固定資產(chǎn)折舊方法目前有三種，即綜合折舊法，分類折舊和單臺折舊法。目前國家規(guī)定，按分類折舊法計提折舊，使用計算機后完全可按單臺計提折舊。因此若軟件提供單臺折舊方法，應盡量實現(xiàn)單臺折舊。材料核算，一般電算化情況下，核算到大類或小類，個別種類核算到規(guī)格，比較合理可行。原先各單位工資核算的內(nèi)容基本上是統(tǒng)一的，只是在工資項目上有所差別，但隨著經(jīng)濟體制改革的深入，工資計算方法差別也越來越大，有計時、計件工資，有工效掛鉤的效益工資，獎勵浮動工資等。成本核算方法的確定，一要看企業(yè)生產(chǎn)特點，二要看企業(yè)管理要求。企業(yè)生產(chǎn)特點可分為大量生產(chǎn)、成批特產(chǎn)和單件生產(chǎn)。手工核算方法，一般都已考慮生產(chǎn)特點，由于手工核算的局限性，其成本核算往往難以滿足企業(yè)管理的需要。成本核算方法一般都從計算產(chǎn)品成本出發(fā)，而對于成本控制、部門責任成本的核算與考核目標成本的計算等很少考慮。隨著企業(yè)逐步走向市場，成為獨立的商品生產(chǎn)者，對于內(nèi)部管理的要求越來越高，成本計算除了滿足產(chǎn)品成本計算外，還要在成本過程控制、責任成本、目標成本的考核方面發(fā)揮作用，因此在設計成本核算方案時，要充分考慮這些管理的需要。

　　系統(tǒng)試運行

　　一、初始化工作它是指在系統(tǒng)運行前，根據(jù)確定的核算方案和軟件提供的功能，輸入總帳、明細帳余額，定義有關帳表結(jié)構(gòu)、內(nèi)容和處理方法，輸入有關系統(tǒng)內(nèi)相對固定的數(shù)據(jù)，如固定資產(chǎn)、工資固定信息等。這樣，當日或當月發(fā)生的有關業(yè)務憑證輸入計算機后，就可以試運行了。系統(tǒng)初始化主要包括如下幾個步驟：

　　（1）建立科目編碼及中文名稱對照表，輸入全部總帳、明細帳科目期初余額。

　?。?）輸入有關核算子系統(tǒng)固定數(shù)據(jù)，主要包括職工工資數(shù)據(jù)、固定資產(chǎn)卡片、材料名稱、編號和計劃價格、產(chǎn)品名稱編碼、產(chǎn)品定額成本、工時費用定額等。

　?。?）定義帳、表結(jié)構(gòu)、內(nèi)容及計算公式。

　　初始化通俗的解釋是“前期準備”或者“怎么開始……”。我們把手工管理的帳務工作搬到計算機中去進行處理，這就需要把目前手工帳本上的帳目、帳面數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換到計算機中去。這個過程我們叫做“帳務初始化”。

　　帳務初始化主要有以下三個方面的工作：

　?。?）建立符合本單位財務管理要求的管理控制體系。

　?。?）建立符合本單位核算要求的科目體系。

　?。?）建立適合本單位核算要求的軟件功能體系。

　　在帳務初始化功能中一般都有系統(tǒng)管理子功能，它的主要工作一般包括：財務人員工作及權(quán)限的分配、建立適合本單位核算要求的帳務結(jié)構(gòu)體系等。

　　二、建帳建帳功能要解決的主要問題是：

　?、?如何根據(jù)自己單位的業(yè)務情況建立科目核算體系。

　?、?如何建立帳簿， 形成總帳、銀行帳、現(xiàn)金帳、三欄明細帳、多欄明細帳、往來帳等。

　?、?根據(jù)本單位的核算要求或習慣確定憑證的分類方法。

　?、?進行上年期末余額的結(jié)轉(zhuǎn)工作并對結(jié)轉(zhuǎn)的期初數(shù)進行平衡校驗。

　?、?年終結(jié)轉(zhuǎn)工作。

　　三、填制憑證在完成了科目設置、年初余額設置、銀行帳初始化以及往來帳初始化等工作后，我們開始進行諸如填制憑證、復核憑證、登記銀行、現(xiàn)金日記帳的工作，這幾項工作統(tǒng)稱為日常帳務工作。填制憑證是會計日常的主要工作，財務人員根據(jù)原始憑據(jù)做出憑證，然后錄入到計算機中，這個過程就是填制憑證。在填制憑證時要根據(jù)軟件，應考慮：

　　（1）一張憑證是由哪些因素構(gòu)成的？

　?。?）填制一張憑證的步驟有哪幾步？

　?。?）怎樣填制一張帶有外幣或者數(shù)量核算的憑證？

　?。?）怎樣在填制憑證時增加一個科目？

　?。?）怎樣修改一張正在填制的憑證？

　?。?）怎樣修改一張已經(jīng)填好的憑證？

　?。?）怎樣刪除、查詢打印一定條件的憑證？

　　為了保證憑證的正確性與合法性，我們要對填好的憑證進行復核，只有通過復核的憑證系統(tǒng)才應允許登帳。

　　銀行日記帳與現(xiàn)金日記帳的登錄功能也要具備。

　　四、登帳主要包括：

　　⒈ 憑證匯總：按用戶指定的匯總條件對滿足這一條件的所有未記帳憑證進行匯總，產(chǎn)生科目匯總表。

　?、?記帳： 將用戶所填制的已審核未記帳憑證分別登錄到相應的帳簿上去，同時產(chǎn)生往來帳及要與銀行進行對帳的“待核銀行帳”。

　?、?對帳：對帳的原則是：①總帳借方合計=總帳貸方合計； ②上級科目借方發(fā)生額總計=其下級所有科目借方發(fā)生額總計； 上級科目貸方發(fā)生額合計=其下級所有科目貸方發(fā)生額合計。

　　⒋ 結(jié)帳： 當本月的憑證都已記帳后，我們要將該月的帳封好，以免再次被記帳。

　　結(jié)帳的原則是：在結(jié)帳的月份內(nèi)，不允許含有未記帳憑證，否則將不予結(jié)帳并提示相應信息。

　　五、自動轉(zhuǎn)帳為了解決手工核算中的轉(zhuǎn)帳工作，減輕勞動強度，可以對部分帳務實行自動轉(zhuǎn)帳。

　　六、帳務數(shù)據(jù)的查詢與打印包括對科目余額表、總帳帳頁、明細帳帳頁等會計資料的查詢、國內(nèi)較好的商品化軟件都做的非常靈活。特別是基于WINDOWS操作環(huán)境的客戶機/服務器結(jié)構(gòu)的帳務軟件。

　　七、銀行對帳⒈ 銀行帳的初始化： 將所有未與銀行對上帳的業(yè)務輸入到計算機中，以便于利用系統(tǒng)繼續(xù)與銀行進行對帳工作。

　　⒉ 輸入銀行的對帳單。

　?、?銀行對帳： 通過本單位的銀行帳與銀行對帳單之間進行核對的工作，即銀行對帳，能清理出銀行和本單位的未達情況。

　?、?查詢銀行存款余額調(diào)節(jié)表。

　?、?查詢銀行未達帳。

　?、?查詢單位未達帳。

　　八、往來帳管理往來對帳就是要完成具有往來業(yè)務的單位之間、單位部門之間以及單位與個人之間的往來帳目核對工作。

　　一般包括：

　?、?往來明細帳定義⒉ 往來帳初始化⒊ 往來戶檔案管理⒋ 往來帳查詢與打?、?往來對帳⒍ 對帳單的查詢與打印⒎ 往來戶余額的查詢與打印九、日常管理一般包括如下功能：

　　1. 月結(jié)帳務數(shù)據(jù)做備份2. 數(shù)據(jù)備份與恢復3. 操作人員管理4. 查詢打印5. 網(wǎng)絡與數(shù)據(jù)庫管理等以上功能的介紹，是針對一個典型的帳務系統(tǒng)一般所具有的功能，對于各個帳務系統(tǒng)來說都有或多或少的變化。對于其它的系統(tǒng)如：報表系統(tǒng)、工資管理與人事管理系統(tǒng)、材料核算子系統(tǒng)、成本核算子系統(tǒng)、產(chǎn)成品與銷售核算子系統(tǒng)等的功能與性能這里不再細述，可參考其系統(tǒng)說明。

　　如何甩手工帳

　　一、試運行電算化會計信息系統(tǒng)正式使用之前，必須與手工并行運行一段時間，以檢驗其是否達到預定目標，軟件是否有缺陷或錯誤，以及系統(tǒng)的合法性、安全性、可靠性等。這一階段稱為試運行階段。

　?、?試運行的目的會計核算軟件，無論是自己研制或是購買的，一般在開發(fā)時已對軟件的功能及有關性能進行了測試和鑒定。但是，首先，這些測試一般是采用數(shù)據(jù)模擬方式，與單位實際會計業(yè)務相差很遠；其次，對一些通用軟件，大量的初始化定義工作如成本核算、報表編制等，都由用戶定義，也難免出現(xiàn)差錯；此外，會計軟件是一種待殊軟件，使用時要確保萬無一失。因此，會計核算軟件必須經(jīng)過試運行才能投入正式作用。

　?。?） 會計核算軟件的功能檢查。通過試運行，檢查核算軟件所能完成的功能是否達到了原設計的要求，每一功能模塊是否按規(guī)定的處理程序及方法完成核算業(yè)務。

　?。?） 正確性檢查。通過試運行，并與手工比較，檢驗會計核算軟件在記帳、編制報表、成本核算、工資計算等業(yè)務處理的正確與否。

　?。?） 合法性檢查。檢查會計核算軟件是否符合財政部關于會計核算軟件的幾項規(guī)定的有關要求，是否符合財政部門制定的財務會計制度。

　?。?） 可靠性、安全性檢查。檢查整個系統(tǒng)在運行過程中是否安全可靠，能否保證會計核算工作的正常進行，能否防止一些意外事故等等。

　　（5）及時性。系統(tǒng)運轉(zhuǎn)，能否保證及時提供、上報有關會計信息，包括帳、表等。

　　（6） 例外情況檢查。通過試運行，及時發(fā)現(xiàn)一些原先設計時未加考慮的例外事件，并及時采取措施，改進完善軟件。

　　總之，通過試運行，及時發(fā)現(xiàn)設計中的一些錯誤、問題，排除一些隱患，完善功能，保證會計核算軟件在投入使用后盡量不發(fā)生或少發(fā)生問題。

　　⒉ 試運行階段的主要工作財政部規(guī)定，會計核算軟件要經(jīng)過三個月以上的試運行。對于由財政部主持評審的商品化會計核算軟件，要求在四個以上用戶跨年度運行半年以上。

　　在試運行階段，一方面手工核算工作仍要繼續(xù)，另一方面要花力量組織并輸入計算機會計核算所需的當月數(shù)據(jù)，包括記帳憑證、成本核算數(shù)據(jù)、職工考勤等，操作計算機完成有關會計核算業(yè)務，并輸出所有總帳、明細帳、報表和有關核算中間結(jié)果。分析計算機輸出結(jié)果與手工帳表數(shù)據(jù)比較，查找差異原因，若屬軟件設計原因，就必須由有關人員修改程序，改正缺陷。

　　⒊ 試運行階段應注意的問題：

　?。?）試運行階段，手工和計算機兩套系統(tǒng)同時運轉(zhuǎn)。這勢必增加財會人員的工作量。

　　一般會計人員除了需多編制憑證外，還負責輸入或復核和結(jié)果分析比較等任務，工作量十分大，因此，一定要加強管理，做好思想工作，領導要大力支持，全力以赴，協(xié)調(diào)好各方面的關系，贏得有關人員特別是財會人員的理解和支持，保證試運行工作順利進行。

　?。?）試運行要取得預期效果，除了軟件性能外， 還要依靠慎密的組織、嚴格的管理和較好的人員素質(zhì)。因此在此階段，要按照有關要求，有計劃有步驟開展工作，并嚴格遵照系統(tǒng)使用操作說明書和有關管理制度。并必須配備熟悉本單位會計核算業(yè)務和電子計算機知識、系統(tǒng)開發(fā)知識的系統(tǒng)管理人員。目前，許多單位試運行時間拖得很長，有的超過幾年，甚至最后失敗，往往不是軟件本身設計問題，而是應用部門在這些方面跟上不，最后不得不甩掉計算機，回到手工核算狀態(tài)。

　?。?）輸入的數(shù)據(jù)尤其是憑證數(shù)據(jù)準確與否是保證手工與計算機輸出結(jié)果一致的關鍵。

　　記帳憑證編制必須嚴格按照系統(tǒng)有關規(guī)定，不得省略有關項目、內(nèi)容，科目必須明細到規(guī)定的最低級數(shù)，保證憑證輸入的質(zhì)量，所有記帳憑證在記帳前必須復檢，杜絕憑證重輸、漏輸。

　?。?） 電算化會計信息系統(tǒng)可能在某些方面改變了原手工處理習慣和方法，因此，必須敦促會計人員按新的要求、新的方法處理，以保證核算結(jié)果的可比性。

　?。?）手工核算與計算機核算結(jié)果的一致性問題。一般情況下，這兩者結(jié)果應該一致。

　　但由于計算機精度高，通過計算機計算出來的一些數(shù)據(jù)，與手工有一定誤差。如成本核算中的水電汽暖費、材料差異、工資、車間經(jīng)費、企業(yè)管理費等費用分配，可能會出現(xiàn)幾分、幾角的誤差，導致手工與計算機核算對不起來，也影響到有關總帳、明細帳，最后影響有關報表。這種誤差屬正常的，不應是問題。因此對于手工與計算機核算結(jié)果不一致問題，首先應分析差異原因，是正常的還是不正常的，對不正常的，還要看是人工原因還是軟件問題，然后糾正。

　　二、替代手工核算程序⒈ 替代手工核算的基本條件當電算化會計信息系統(tǒng)經(jīng)過一定時期的試運行，達到有關要求規(guī)定，就應甩掉手工，由計算機完成會計核算工作。會計電算化的首要目的，就是要使財會人員擺脫繁瑣的記帳、算帳、報帳工作。但是對通過試運行沒有發(fā)現(xiàn)問題或發(fā)現(xiàn)問題及時得到改進的會計軟件，不能保證在正式運行中不出問題。要保證正常運轉(zhuǎn)，還需要具備相應的條件，因此，財政部在“會計核算軟件管理的幾項規(guī)定中規(guī)定，替代手工記帳必須具備以下條件：

　　（1）單位獲得“會計工作達標單位”證書。

　?。?）采用的會計核算軟件已通過評審。

　　（3）與手工并行運行三個月以上，保存有完整的與手工核算相一致的數(shù)據(jù)。

　?。?） 配有專門或主要用于會計核算工作的計算機可計算機終端，并配有指定的專職或兼職的上機操作人員。

　　（5） 有嚴格的操作管理制度，包括操作人員工作職責和工作權(quán)限；預防記帳憑證等數(shù)據(jù)未經(jīng)審核而輸入計算機的措施；預防已輸入計算機的記帳憑證未經(jīng)復核而登帳的措施；必要的上機操作記錄制度。

　?。?） 有嚴格的硬件、軟件管理制度，包括保證機房設備安全和計算機正常運轉(zhuǎn)的措施；會計數(shù)據(jù)和會計軟件安全保密的措施；修改會計核算軟件的審批、監(jiān)督制度。

　?。?）有嚴格的電算化會計檔案管理制度。

　?、?替代手工核算的審批程序和要求各單位替代手工記帳的審批，分別由以下單位辦理：

　?。?） 地方各單位由同級財政部門或其授權(quán)單位審批。

　?。?）國務院直屬單位由國務院各業(yè)務主管部門批準，年末一次匯總，報財政部備案。

　?。?）軍隊各單位的審批權(quán)限由總后勤部財務部規(guī)定。

　　申請單位應提交以下資料：有關會計電算化的內(nèi)部管理資料；計算機會計科目代碼和其它有關代碼及編制說明；試運行簡況及輸出的帳、證、表樣本。

　　3. 替代手工核算的二種方式從試運行向計算機系統(tǒng)轉(zhuǎn)換， 替代手工核算，一般有兩種方式：一種方式是全部核算業(yè)務一次性完成轉(zhuǎn)換； 另一種方式是分階段逐步轉(zhuǎn)換，以保證系統(tǒng)可靠，平衡過度。對于會計業(yè)務量大，處理復雜的系統(tǒng)，宜采用分階段轉(zhuǎn)換方式，先易后難。對于那些業(yè)務簡單或單項應用的核算業(yè)務，可用一次性轉(zhuǎn)換方式。

　　三、電算化會計信息系統(tǒng)的使用電算化會計信息系統(tǒng)替代手工核算后，大部分會計核算工作就由計算機完成。在這一階段，會計人員的主要工作有：

　?。?）安軟件要求在計算機上完成各種帳、表的月、季、年初始化工作；

　　（2）記帳憑證編制及審核工作；

　?。?）輸入日常核算數(shù)據(jù)，包括記帳憑證、成本核算數(shù)據(jù)、職工考勤、新增固定資產(chǎn)卡片等，并復核；

　?。?）操作計算機完成各項核算業(yè)務；

　　（5）查詢和打印輸出有關會計帳目、憑證、報表及其他有關會計數(shù)據(jù)；

　?。?）保管好會計檔案資料；

　?。?）做好軟件、硬件日常維護工作。

　　系統(tǒng)運行過程中，必須嚴格按照操作管理制度、維護管理制度、會計檔案管理制度和操作規(guī)程的規(guī)定要求，不得有半點馬虎。

　　主要管理制度概要

　　一、崗位責任制實行會計電算化的單位，一般可以設置如下的崗位：

　?、?總會計師。全面負責會計業(yè)務工作。

　?、?會計主管。負責管理會計日常工作。

　?、?憑證編制人員。負責原始憑證的審查和手工會計憑證的編制工作， 保證憑證編制的正確性完整性。

　?、?憑證審核人員。負責對原始憑證和記帳憑證進行合法性、 正確性和完整性的審核工作，保證憑證的僉性、正確性和完整性。

　　⒌ 出納員。負責銀行存款與現(xiàn)金的收、支核算、以及與銀行對帳的工作。

　?、?系統(tǒng)管理員。負責系統(tǒng)軟、硬件的正常運行，負責系統(tǒng)運行環(huán)境的設置， 系統(tǒng)的安全與保密，系統(tǒng)的升級換代以及其它有關系統(tǒng)的管理工作。

　?、?系統(tǒng)維護員。負責硬件設備和軟件設備的維護工作， 協(xié)助系統(tǒng)管理員保證系統(tǒng)的正確運行。

　?、?會計檔案和磁性介質(zhì)上（軟盤）的會計檔案的保管工作， 報表等會計檔案的分送工作以及會計檔案的調(diào)閱工作。

　　二、操作管理制度概要⒈未經(jīng)培訓合格者不符上機操作。

　?、?規(guī)定操作人員使用權(quán)限， 由系統(tǒng)管理員或者會計主管給每個操作人員設置使用權(quán)限密碼。

　?、?操作人員必須按照規(guī)定的操作規(guī)程進行工作。

　?、?操作人員必須進行上機登記，填寫上機時間、使用情況、 機器狀況以及故障處理辦法等內(nèi)容。

　?、?操作人員不能擅自修改憑證的錯誤， 發(fā)現(xiàn)錯誤應立即報告會計主管或憑證編制人員。

　?、?操作人員應及時做好數(shù)據(jù)備份工作。

　　⒎ 所有軟盤使用前必須首先進行病毒檢測，確保無病毒后方能使用。

　?、?操作人員不得任意改變系統(tǒng)工作環(huán)境。

　　三、系統(tǒng)維護制度概要⒈ 機房內(nèi)硬件必須指定專人負責。

　?、?機房內(nèi)硬件由系統(tǒng)維護員定期全面檢查，并作好檢查記錄，發(fā)現(xiàn)問題的硬件應及時修理或更換。

　?、?軟件維護由專人負責，非指定軟件維護人員不得從事軟件維護工作。

　?、?重大軟件維護項目應事先報請會計主管和系統(tǒng)管理員批準經(jīng)同意后才能進行維護。

　?、?作好詳細維護記錄。

　?、?系統(tǒng)參數(shù)，包括系統(tǒng)運行環(huán)境、系統(tǒng)帳的套數(shù)、會計科目、使用權(quán)限等不得隨意變動，若確需變動、應事先報請會計主管和系統(tǒng)管理員批準。

　　四、機房管理制度概要⒈ 未經(jīng)許可，非機房工作人員不得隨意進入機房。

　　⒉ 保持機房清潔，經(jīng)常打掃各種設備上的塵埃。

　?、?嚴禁在機房吸煙、亂扔果殼紙悄等雜物。

　?、?未經(jīng)許可，不得在財會專用機上運行其他軟件。

　　⒌ 如遇停電或者離開機房，關掉一切用電器電源。

　?、?不得隨意帶軟盤進入機房。

　　五、會計檔案管理制度概要⒈ 會計檔案包括以書面形式存放的會計憑證、會計帳簿和會計報表、 存儲在磁性介質(zhì)上的會計數(shù)據(jù)以及與會計軟件系統(tǒng)有關的文檔、結(jié)構(gòu)圖、流程圖和源程序等。

　?、?及時收集各種會計檔案、并作好收集記錄。

　　⒊ 嚴格執(zhí)行會計檔案的調(diào)閱規(guī)定， 調(diào)閱會計檔案必須經(jīng)過會計主管和系統(tǒng)管理員批準。調(diào)閱人不得擅自復制會計檔案。

　?、?妥善管理磁性介質(zhì)上的會計數(shù)據(jù)，注意防熱、防磁、防霉、防潮。

　?、?會計檔案銷毀按國家有關制度進行。

　　計算機病毒及防治

　?、?計算機病毒自1988年以來，五花八門的計算機病毒有如一場瘟疫，迅速傳遍了全世界， 并且造成了極大的危害。所謂計算機病毒，是人編寫的計算機程序，這些程序能破壞計算機內(nèi)程序和數(shù)據(jù)，進而影響系統(tǒng)的正常進行。這些病毒可以通過程序自動復制、軟盤、計算機網(wǎng)絡等途徑迅速傳播。

　　目前的計算機病毒有成百上千種，有人把它歸成四類：攻擊高級語言程序和數(shù)據(jù)文件的源碼型病毒，攻擊系統(tǒng)引導區(qū)（BOOT）的操作系統(tǒng)型病毒；攻擊命令文件（。COM） 可執(zhí)行執(zhí)行文件（。EXE）病毒；攻擊CMOS的病毒。目前流行的病毒絕大部分是瞄準IBM PC 系列微機及其兼容機，并且還有針對MS-DOS，PC-DOS操作系統(tǒng)而來。目前，會計電算化使用的大都是IBM-PC微機及DOS操作系統(tǒng)，極易感染病毒。一旦感染且破壞程序或數(shù)據(jù)，將造成嚴重后果，必須引起我們重視。

　　⒉ 病毒感染的待征及后果不同病毒感染所再現(xiàn)的特征也不完全一樣。一般地，可從以下幾個方面的判別計算機是否染上病毒。

　?。?）計算機屏幕上出現(xiàn)可移動的小球、小方塊、線狀等異常現(xiàn)象。

　　（2） 軟件運行速度明顯減慢或出現(xiàn)錯誤。

　?。?） 程序或數(shù)據(jù)所占空間（字節(jié)數(shù)）突然變小或增大；

　　（5） 出現(xiàn)異常響聲，如楊基病毒。

　　（6） 用戶未對磁盤讀寫，卻觀察到磁盤指示燈亮著。

　?。?） 病毒的自白：一些病毒程序能在屏幕上顯示有關信息。

　?。?） 系統(tǒng)配置未變，原能夠運行的程序突然不能運行了。

　　計算機染上病毒后，輕則影響計算機系統(tǒng)的正常運轉(zhuǎn)，重則破壞程序和數(shù)據(jù)， 導致整個系統(tǒng)癱瘓，若數(shù)據(jù)備份盤上數(shù)據(jù)被破壞則更糟糕，恢復工作變得困難了。

　　⒊ 計算機病毒的傳播計算機病毒，與普通程序一樣，駐留在磁盤（硬盤或軟盤）上，運行時，被調(diào)到計算機內(nèi)存中，并自動復制到計算機上正在使用的其他磁盤上或網(wǎng)上其他計算機。當染上病毒的磁盤在別的計算機上使用時，又會迅速傳染。因此可見，計算機磁盤（軟盤、硬盤）是病毒傳播的主要媒介。

　?、?計算機病毒的預防計算機病毒盡管相當厲害，但也并不是不可預防的？quot；病“從磁盤入，因此平時使用時要嚴格把好這一關。加上其他一些措施是能避免病毒感染的。預防病毒，要注意做好以下幾點。

　?。?）單位應備份一套不帶病毒的系統(tǒng)軟件，包括中西文稿操作系統(tǒng)、程序語言、以及會計核算軟件等；

　?。?）在安裝系統(tǒng)之前，必須檢查并消除硬盤和有關軟盤上病毒， 必要進對它們重新格式化，并作上標志；

　　（3）對于情況不明的軟盤，或格式化或禁止使用；

　?。?）嚴禁在財會用計算機上玩游戲；

　?。?）系統(tǒng)和數(shù)據(jù)備份制度化；

　　（6）定期對計算機病毒檢查。

　　計算機病毒的種類很多，專門的消毒軟件也很多。我國公安部發(fā)行的SCAN和KILL軟件能檢測1000多種，消除至少幾十種病毒。但是反毒軟件不能包治百病， 例如對一些新的病毒，有些解毒軟件就無能為力。

　　除了使用消毒軟件消除病毒外，還可以通過格式化或拷入無病毒的備份盤覆蓋磁盤上相應文件，達到消毒目的。

　　計算機犯罪的防治

　?、?犯罪基本類型（1） 使用計算機偷竊資產(chǎn)或貪污資金。

　　這種案件最常見。隨著EDP（電子數(shù)據(jù)處理）的不斷開發(fā)和逐漸推廣，這個問題將日趨嚴重。

　　例如：采用資金交易電算系統(tǒng)（EFTS），特別是該系統(tǒng)在金融、 商業(yè)行業(yè)普遍運用后，交易雙方均通過計算機網(wǎng)絡和該系統(tǒng)進行交易結(jié)算，雖然交易結(jié)算速度大大加快，節(jié)約時間，但也產(chǎn)生了計算機犯罪的可能性。利用計算機貪污、偷竊資金和資產(chǎn)的作案手法也是多種多樣的，有的是利用掌管計算機系統(tǒng)之便，虛開帳戶、偽造轉(zhuǎn)帳交易，將資金轉(zhuǎn)出；有的是采用一種小額資金結(jié)算交易款項時，采用一種“取零技術(shù)”每次都將交易的零星小數(shù)（并非小數(shù)點后的尾數(shù)）從總額中扣下， 存入一個自設的非法帳戶， 這樣不易被覺察， 日積月累往往可以達到可觀的數(shù)目； 也有的是采用在程序中非法添設附加結(jié)構(gòu)的方式， 案犯在已經(jīng)審核認可的程序中， 非法加入另一小程序， 這樣， 在程序運行時， 該小程序就作同時為案犯提供法收入。

　　（2） 刺探、收集有關經(jīng)濟情報隨著現(xiàn)代化生產(chǎn)和科學技術(shù)的迅猛發(fā)展，經(jīng)濟信息越業(yè)越被對手所“關心”，盡管在電算化之前，收集，竊取經(jīng)濟情報就已廣泛存在，在在電算化之后，從某種程度上講，愈演愈烈。這種案件謚呂嘈陀校孩倮眉撲慊低懲綰推淥繾蛹際?，侦听莿颉?？br> 價值的經(jīng)濟情報；②利用某些計算機操作人員和管理人員的“發(fā)財”心理，采用高價收買政策；③利用暴力、色情等手段威脅計算機操作和管理人員，獲取有價值的經(jīng)濟信息。

　?。?）直接或間接地非法使用計算機系統(tǒng)這種犯罪類型的情況較為復雜， 作案手法也各不相同。例如：有些程序員借調(diào)試程序之機，利用所用的計算機，非法聯(lián)通網(wǎng)絡，進行非法轉(zhuǎn)帳，貪污巨款；有些內(nèi)部機器設備維修人員借日常維修之便，趁人不備偷竊數(shù)據(jù)，甚至非法拷貝軟件包，或者輸入某些錯誤信息，以攪亂個數(shù)據(jù)系統(tǒng)。

　　2.若干對策（1）加強電算化會計信息系統(tǒng)的內(nèi)部控制內(nèi)部控制是電算化會計信息系統(tǒng)控制和管理的重要的內(nèi)容， 據(jù)目前的計算機經(jīng)濟犯罪案例來看，不少問題就出在內(nèi)部控制不嚴格上。從某種成都上講， 內(nèi)部控制的好壞直接決定著電算化會計信息系統(tǒng)的安全、 可靠的運行， 決定著能否有效地防治計算機犯罪的問題。（2）加強電算化審計的研究（3）盡早制定和頒布會計電算化有關法規(guī)