24周年

財稅實務(wù) 高薪就業(yè) 學(xué)歷教育
APP下載
APP下載新用戶掃碼下載
立享專屬優(yōu)惠

安卓版本:8.7.50 蘋果版本:8.7.50

開發(fā)者:北京正保會計科技有限公司

應(yīng)用涉及權(quán)限:查看權(quán)限>

APP隱私政策:查看政策>

HD版本上線:點(diǎn)擊下載>

電算化會計信息系統(tǒng)的內(nèi)部控制措施與方法

來源: 占詩權(quán) 編輯: 2008/05/22 14:07:45  字體:

  摘 要:隨著計算機(jī)在會計領(lǐng)域的應(yīng)用與普及,會計信息系統(tǒng)由傳統(tǒng)手工會計信息系統(tǒng)發(fā)展到電算化會計信息系統(tǒng)。由此,加強(qiáng)會計信息系統(tǒng)的內(nèi)部控制,不斷探索適合電算化環(huán)境的內(nèi)部控制措施與方法成了當(dāng)前企業(yè)要解決的首要問題。

  關(guān)鍵詞:會計信息系統(tǒng);控制措施;方法

  隨著計算機(jī)在會計領(lǐng)域的應(yīng)用與普及,會計信息系統(tǒng)由傳統(tǒng)手工會計信息系統(tǒng)發(fā)展到電算化會計信息系統(tǒng),傳統(tǒng)的會計核算手段、操作技能、信息傳輸及應(yīng)用環(huán)境、內(nèi)部會計監(jiān)督對象等都發(fā)生重大變化,這使在與之相應(yīng)的會計理論基礎(chǔ)上形成的會計核算的內(nèi)容、方法、程序和對象發(fā)生了重大變化,電算化會計信息系統(tǒng)的迅速發(fā)展給會計工作帶來了全新的變革。因此,加強(qiáng)會計信息系統(tǒng)的內(nèi)部控制,不斷探索適合電算化環(huán)境的內(nèi)部控制措施與方法成了當(dāng)前企業(yè)要解決的首要問題。

  一、電算化環(huán)境下內(nèi)部控制系統(tǒng)風(fēng)險分析

 ?。ㄒ唬┸浖_發(fā)和設(shè)計中存在的風(fēng)險

  現(xiàn)有的通用財務(wù)軟件中,由于財務(wù)信息軟件開發(fā)人員考慮問題不夠全面,在財務(wù)軟件開發(fā)過程中,難以與實際工作中的一些情況相吻合,開發(fā)的軟件存在微小漏洞,給犯罪分子以可乘之機(jī),正是這一空隙,犯罪分子運(yùn)用技術(shù)化、智能化等高科技手段進(jìn)行犯罪活動。

  (二)人為風(fēng)險

  雖然企業(yè)應(yīng)用現(xiàn)代化管理工具替代了陳舊落后、繁瑣的手工核算,減輕了會計人員的重復(fù)勞動,但企業(yè)管理者在思想觀念上沒能及時轉(zhuǎn)變,嚴(yán)格而科學(xué)管理往往只停留在形式上。犯罪分子利用內(nèi)部防范制度的薄弱環(huán)節(jié),不惜以身試法,利用合法身份,濫用或盜用操作密碼進(jìn)行越權(quán)操作,從而達(dá)到侵吞企業(yè)財產(chǎn)的目的。例如密碼過于簡單、電算主管授權(quán)沒有嚴(yán)格按照要求辦理、財務(wù)系統(tǒng)中的初始數(shù)據(jù)和記賬憑證的修改沒能按規(guī)定進(jìn)行等。

  (三)計算機(jī)安全風(fēng)險

  在財務(wù)信息化高速發(fā)展的時代,會計核算,貨幣資金,信息存儲與傳遞等都采用電子文件形式存于計算機(jī)內(nèi),通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳輸。由于在電算化系統(tǒng)下會計信息以電磁信號的形式存儲在磁性介質(zhì)中,是肉眼不可見的,很容易被刪除或篡改而不會留下痕跡,往往使應(yīng)用人員和維護(hù)人員疏忽潛在危險的存在。另外,不正常的程序結(jié)束操作也會造成存儲數(shù)據(jù)的輔助介質(zhì)(如硬盤)部分或全部遭到破壞。蓄意的計算機(jī)病毒侵入并惡意攻擊,也會干擾和破壞系統(tǒng)的設(shè)置,破壞程度正常執(zhí)行及數(shù)據(jù)的完整。

  二、電算化會計信息系統(tǒng)的內(nèi)部控制措施與方法

 ?。ㄒ唬目刂频男问缴峡?/p>

  1 制度控制,即完備有效的內(nèi)部控制制度是電算化內(nèi)部控制的基本保證。俗話說:“沒有規(guī)矩,不成方圓”。每一事物的產(chǎn)生,都有其內(nèi)在的運(yùn)行規(guī)則,會計電算化代替手工也同樣有自己獨(dú)特運(yùn)行規(guī)則,需要一套完備的制度來約束。

  2 組織機(jī)構(gòu)控制。隨著會計電算化的快速發(fā)展,會計機(jī)構(gòu)也應(yīng)作相應(yīng)的調(diào)整,如人員崗位責(zé)任制:人員崗位包括基本會計崗位和電算化崗位,其中基本會計崗位分為會計主管、出納、核算、稽核和檔案人員等。而電算化會計崗位則是操作員、電算維護(hù)員、電算主管。以上兩種工作崗位不得兼任,還要明確軟件開發(fā)人員、維護(hù)人員不能兼任操作員。建立各崗位人員的崗位責(zé)任制度,分工合理,責(zé)任明確。各崗位都得到一定的授權(quán),并用密碼控制,防止非法操作,越權(quán)操作。這樣各崗位人員互相制約和互相牽制,從而防止違法行為的發(fā)生和及時發(fā)現(xiàn)錯誤。

  3 程序的設(shè)計和操作控制。軟件的研制、開發(fā)一定要規(guī)范,開發(fā)、研制的軟件必須進(jìn)行全面、深入的調(diào)查,科學(xué)系統(tǒng)地分析和設(shè)計,必須符合財政部發(fā)布的《會計核算軟件基本功能規(guī)范》的要求。開發(fā)、研制出的軟件在投入運(yùn)行前必須經(jīng)上級有關(guān)部門的評審、鑒定,軟件的有關(guān)文檔資料必須齊全。會計電算化操作應(yīng)嚴(yán)格遵循會計業(yè)務(wù)和處理流程進(jìn)行,在會計軟件中設(shè)置防止重復(fù)操作、遺漏操作和誤操作的控制程序。

  4 數(shù)據(jù)的輸入、輸出和安全控制。會計電算化系統(tǒng)主要是由數(shù)據(jù)整理、數(shù)據(jù)輸入、數(shù)據(jù)處理、數(shù)據(jù)通訊、數(shù)據(jù)保存,數(shù)據(jù)輸出幾個部分構(gòu)成。在這些環(huán)節(jié)中分析出現(xiàn)風(fēng)險的可能性,分析系統(tǒng)設(shè)計過程中是否在實現(xiàn)各個功能時嵌入相應(yīng)的內(nèi)部控制措施,嵌入的內(nèi)部控制措施是否發(fā)揮作用,對于一些潛在的可預(yù)見風(fēng)險是否在系統(tǒng)中采取預(yù)防措施,是否對不可預(yù)見風(fēng)險的處理留有系統(tǒng)空間等等。由此保證各個環(huán)節(jié)的數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、有效和全過程會計電算化的安全完整。在會計電算化工作中,電腦原始數(shù)據(jù)是由人工事先進(jìn)行審核和確認(rèn)后輸入計算機(jī)內(nèi)的,因而自動處理數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性完全依賴原始數(shù)據(jù)輸入時的準(zhǔn)確性。會計資料是單位的絕對機(jī)密,一旦泄露將給單位帶來不應(yīng)有的損失,而磁性介質(zhì)的可復(fù)制性又使會計資料極易泄露而不易發(fā)現(xiàn)。故會計電算化系統(tǒng)的輸出不論是磁性文件還是打印資料,輸出后均應(yīng)立即受到嚴(yán)格管理,以防被人竊取和篡改。存載數(shù)據(jù)介質(zhì)本身可能存在安全性能以及蓄意的計算機(jī)病毒的侵害是危害數(shù)據(jù)安全的兩大重要隱患。

  5 會計處理控制。要健全企業(yè)內(nèi)部定期檢查制度,對會計資料定期檢查,主要檢查全計電算化賬務(wù)處理正確與否,看是否遵照會計法規(guī)行事,審核費(fèi)用簽字是不是符合本單位的內(nèi)控制度要求,憑證附件是否完整等。審核計算機(jī)內(nèi)部數(shù)據(jù)與書面資料的一致性,如輸出的工資單與職工花名冊進(jìn)行對照檢查,防止錯發(fā)工資等。

 ?。ǘ碾娝慊到y(tǒng)的內(nèi)部控制內(nèi)容來看

  1 加強(qiáng)制度建設(shè),增強(qiáng)制度意識。純粹的制度建設(shè),如果沒有有效的執(zhí)行,也就等于沒有了制度。我們一方面在加強(qiáng)制度建設(shè)的同時,應(yīng)該進(jìn)一步增強(qiáng)財務(wù)人員的制度意識,保證執(zhí)行力。當(dāng)然,建立健全的會計電算化制度,是電算化正常運(yùn)行的首要任務(wù),包括建立會計電算化操作基本要求、會計電算化數(shù)據(jù)備份及軟盤管理制度、網(wǎng)絡(luò)維護(hù)和計算機(jī)病毒防治制度、電算化微機(jī)檔案管理制度等。加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)、組織和規(guī)劃,加強(qiáng)財務(wù)人員有關(guān)制度意識的教育,不僅僅是企業(yè)會計信息化發(fā)展的要求,更是企業(yè)會計電算化安全、有效運(yùn)行的保證。

  2 加強(qiáng)程序操作記錄。單位應(yīng)建立日常操作記錄制度,記錄操作時間,操作人員姓名,操作內(nèi)容等。另外,軟件的修改是難以避免的,對會計軟件進(jìn)行修改應(yīng)經(jīng)過周密計劃和嚴(yán)格記錄,修改過程的每一個環(huán)節(jié)都必須設(shè)置必要的控制,修改的原因和性質(zhì)應(yīng)有書面形式的報告,經(jīng)批準(zhǔn)后才能實施修改,所有與軟件修改有關(guān)的記錄都應(yīng)該打印后存檔。

  3 加強(qiáng)會計人員職能控制。由于會計電算化功能的相對集中,我們必須制定相應(yīng)的組織和管理控制,明確職責(zé)分工,加強(qiáng)組織控制,將系統(tǒng)中不相容的職責(zé)進(jìn)行分離,以相應(yīng)的管理規(guī)章對系統(tǒng)中的各類人員進(jìn)行嚴(yán)密分工。通過設(shè)立一種相互稽核、相互監(jiān)督和相互制約的機(jī)制來保障會計信息的真實和可靠,減少發(fā)生錯誤和舞弊的可能性。職責(zé)分工首先是會計電算化使用部門與業(yè)務(wù)部門的職責(zé)相分離(業(yè)務(wù)部門指產(chǎn)生原始數(shù)據(jù)的部門或人員),盡可能保持不相容職能(如業(yè)務(wù)授權(quán)、執(zhí)行、保管和記錄)的分離,其次是財務(wù)部門電算化崗位內(nèi)部的職責(zé)分離。通過進(jìn)行內(nèi)部職責(zé)分工,以補(bǔ)救不相容職能集中化的不足。例如在手工會計信息系統(tǒng)中其崗位設(shè)置一般為會計主管、出納、稽核、會計核算各崗等基本會計工作崗位。以電力系統(tǒng)會計電算化內(nèi)部控制管理為例,在實行電算前,會計部門的職能分工為會計主管、會計信息管理、資產(chǎn)管理、資金管理、預(yù)算管理、出納等。會計信息管理人員負(fù)責(zé)日常成本核算工作,資產(chǎn)管理人員負(fù)責(zé)工程及固定資產(chǎn)管理,資金管理人員負(fù)責(zé)資金的籌集,預(yù)算管理人員負(fù)責(zé)各項資金預(yù)算、成本預(yù)算以及工程預(yù)決算等,會計主管人員負(fù)責(zé)各項經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的合規(guī)、合法性審核,出納人員負(fù)責(zé)資金的結(jié)算,以上各崗位按照會計制度規(guī)定實行不相容崗位分離。在實行電算化后,各項職能分工均按照會計制度相關(guān)規(guī)定進(jìn)行,有電算主管或系統(tǒng)管理員按照不相容崗位分離的原則對上述電算崗位設(shè)置相應(yīng)的功能權(quán)限、賬套權(quán)限、操作時間權(quán)限等。在功能權(quán)限設(shè)置上負(fù)責(zé)審核人員,不賦予制證權(quán)限,不兼任出納工作,對業(yè)務(wù)的真實性、合法性以及完整性負(fù)責(zé)。制證人員賦予審核權(quán)限,出納人員不賦予除固定資產(chǎn)管理之外的其他工作,電算主管和系統(tǒng)管理員負(fù)責(zé)日常監(jiān)督、系統(tǒng)安全運(yùn)行、數(shù)據(jù)安全以及協(xié)調(diào)各工作人員關(guān)系等。會計檔案人員負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)光盤、系統(tǒng)光盤及各類紙制資料的保管工作,但系統(tǒng)光盤和數(shù)據(jù)光盤應(yīng)分開保管。

  4 加強(qiáng)會計人員的電算化培訓(xùn)工作。會計電算化信息系統(tǒng)應(yīng)在開發(fā)階段就要對使用該系統(tǒng)的有關(guān)人員進(jìn)行培訓(xùn),提高其對系統(tǒng)的認(rèn)識和理解,以減少系統(tǒng)運(yùn)行后出錯的可能性。外購的商品化軟件應(yīng)要求軟件開發(fā)公司提供足夠的培訓(xùn)機(jī)會和時間。在系統(tǒng)運(yùn)行前對有關(guān)人員進(jìn)行的培訓(xùn),不僅僅是系統(tǒng)的操作培訓(xùn),還應(yīng)包括讓這些人員了解系統(tǒng)投入運(yùn)行后新的內(nèi)部控制制度、會計信息系統(tǒng)運(yùn)行后的新的憑證流轉(zhuǎn)程序、會計信息的進(jìn)一步利用和分析的前景等。

  5 加強(qiáng)程序操作流程控制。為了保證信息處理質(zhì)量,減少產(chǎn)生差錯和事故的概率,應(yīng)制定相應(yīng)的上機(jī)守則與操作規(guī)程,規(guī)范程序操作。上機(jī)守則主要是對電腦機(jī)房內(nèi)工作所作的一般性規(guī)定。操作規(guī)程則是提出了會計業(yè)務(wù)計算機(jī)處理過程的具體操作步驟和具體要求,包括各種操作命令、各種設(shè)備的使用說明以及非常情況的處理等。對日記賬和已結(jié)賬業(yè)務(wù)設(shè)置不可修改或逆操作程序,要修改必須通過編制記賬憑證沖正或補(bǔ)充登記來更正,以保證會計數(shù)據(jù)的完整性、真實性。

  6 加強(qiáng)安全管理和控制。電算化會計信息系統(tǒng)的安全控制是指如何采取有效的內(nèi)部控制方法和措施來保證系統(tǒng)和數(shù)據(jù)的安全,保證系統(tǒng)可靠地運(yùn)行。系統(tǒng)的安全控制包括系統(tǒng)的接觸控制、后備控制和環(huán)境安全控制等內(nèi)容。具體包括:

 ?。?)嚴(yán)格按照會計人員崗位設(shè)置相應(yīng)的操作權(quán)限,對不相容崗位進(jìn)行嚴(yán)格分離。

  (2)對電算主管、各操作人員、系統(tǒng)維護(hù)人員、程序開發(fā)人員等的密碼設(shè)置做嚴(yán)密規(guī)定,禁止設(shè)置簡易的密碼,防止不相關(guān)人員盜用。

  (3)建立日常數(shù)據(jù)備份制度,采用兩種以上方式定期對數(shù)據(jù)進(jìn)行備份,備份方式包括:服務(wù)器和工作站雙重備份、數(shù)據(jù)整體備份和分模塊備份。

 ?。?)定期對財務(wù)信息系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù),采取應(yīng)有的“病毒”防御措施,定期進(jìn)行殺“毒”,防止“病毒”入侵。

  (5)禁止財務(wù)工作站與互聯(lián)網(wǎng)相連,切斷“病毒”入侵系統(tǒng)可能途徑,對數(shù)據(jù)的輸入進(jìn)行嚴(yán)格管理,輸入數(shù)據(jù)時,應(yīng)經(jīng)過相關(guān)人員的檢查無“病毒”后方可輸入。

 ?。?)各級操作人員發(fā)生變動時,除了按照規(guī)定做好會計人員交接工作外,還應(yīng)對用戶登錄名稱和密碼數(shù)據(jù)文件進(jìn)行備份,并防止用戶名和密碼被盜用。

  7 檔案管理控制。進(jìn)行微機(jī)檔案管理控制可以有效保證數(shù)據(jù)的可恢復(fù)性,在計算機(jī)系統(tǒng)受到損壞情況下,可以及時恢復(fù)財務(wù)數(shù)據(jù),保證會計資料不會丟失,同時也保證了會計工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。具體控制措施有:

 ?。?)建立計算機(jī)檔案管理制度,注冊名、科目體系、報表數(shù)據(jù)來源、運(yùn)算關(guān)系、勾稽關(guān)系等各種初始化資料應(yīng)作為檔案保存。

 ?。?)每月所有的賬簿、科目匯總表、清理賬戶清單、輔助賬頁應(yīng)及時分類歸檔保存。

 ?。?)所有光盤、軟盤備份應(yīng)貼好明細(xì)標(biāo)簽歸檔,妥善保管,作為檔案資料保存。

  (4)做好對會計電算化檔案的防磁、防火、防潮和防塵工作,重要會計檔案應(yīng)準(zhǔn)備雙份,存放于兩個不同的地點(diǎn)。同時,定期對磁性介質(zhì)保存的會計檔案進(jìn)行檢查,定期進(jìn)行復(fù)制,防止由于磁性介質(zhì)損壞,而使會計檔案丟失。

  8 加強(qiáng)內(nèi)部審計。內(nèi)部審計是內(nèi)部控制系統(tǒng)的重要組成部分,也是電算化會計下實施內(nèi)部會計監(jiān)督的一種手段。在會計電算化環(huán)境下,由于審計對象的表現(xiàn)形式發(fā)生了改變,對內(nèi)部審計提出了更高、更嚴(yán)格的要求。

  首先應(yīng)加大對審計人員的高層次培訓(xùn),如網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)、電算化信息系統(tǒng)等方面培訓(xùn),使審計人員能適應(yīng)會計信息化審計需要。其次,由于審計人員的能力有限,不可能對諸多領(lǐng)域全方位了解,故應(yīng)在外聘請專家協(xié)助審計。比如參與軟件的開發(fā)階段的可能性分析,軟件運(yùn)行環(huán)節(jié)升級可靠性審計、日常處理是否符合內(nèi)部控制要求等。最后,我們在制定完備的控制制度的同時,如果沒有有限的執(zhí)行,也是徒勞。從目前的國內(nèi)形式來看,由于執(zhí)行力不夠,導(dǎo)致內(nèi)部控制制度失效時有發(fā)生,所以在制定制度的同時,應(yīng)加強(qiáng)執(zhí)行力建設(shè)。

  隨著電子技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展,會計電算化的普及程度也越來越高,內(nèi)部會計控制中的新問題和新課題將不斷出現(xiàn)。對會計風(fēng)險的深入研究,必將使在會計電算化下形成新的會計理論和方法得到進(jìn)一步完善和發(fā)展,也使得電算化會計環(huán)境下的內(nèi)部控制制度不斷地調(diào)整、改善,真正做到保證會計信息的真實性、完整性和可靠性,為企業(yè)做出正確的決策提供有效的信息,給企業(yè)創(chuàng)造良好的會計效益。

  參考文獻(xiàn):

  [1]張英明 IT環(huán)境下會計信息系統(tǒng)內(nèi)部控制研究[J] 中國會計電算化,2002

  [2]王景新,郭新平 計算機(jī)在會計中的應(yīng)用[M] 北京:經(jīng)濟(jì)管理出版社,1998

  [3]會計電算化工作規(guī)范[M] 財政部經(jīng)濟(jì)科學(xué)出版社,1996

  [4]商新虹 會計電算化系統(tǒng)舞弊的防范與控制[J] 會計之友,2001

實務(wù)學(xué)習(xí)指南

回到頂部
折疊
網(wǎng)站地圖

Copyright © 2000 - 8riaszlp.cn All Rights Reserved. 北京正保會計科技有限公司 版權(quán)所有

京B2-20200959 京ICP備20012371號-7 出版物經(jīng)營許可證 京公網(wǎng)安備 11010802044457號