【摘要】文章結(jié)合工作實(shí)際，論述了企業(yè)實(shí)行會(huì)計(jì)電算化的準(zhǔn)備工作，強(qiáng)調(diào)企業(yè)在實(shí)施會(huì)計(jì)電算化過(guò)程中應(yīng)注意的若干問(wèn)題，提出企業(yè)要關(guān)注會(huì)計(jì)電算化的未來(lái)發(fā)展方向。

　　【關(guān)鍵詞】企業(yè)；會(huì)計(jì)電算化；思考

　　會(huì)計(jì)電算化的簡(jiǎn)稱(chēng)就是指電子計(jì)算機(jī)在會(huì)計(jì)工作中的應(yīng)用。會(huì)計(jì)電算化是會(huì)計(jì)工作的發(fā)展方向，也是促進(jìn)會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范化、提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的重要手段和有效措施。當(dāng)前，很多大中型企業(yè)已經(jīng)實(shí)行了會(huì)計(jì)電算化，經(jīng)過(guò)工作實(shí)踐，使得企業(yè)在會(huì)計(jì)核算效率等方面有了很大的提高，并在運(yùn)行會(huì)計(jì)電算化的基礎(chǔ)上，逐步向會(huì)計(jì)管理電算化和會(huì)計(jì)決策電算化發(fā)展。還有很多企業(yè)也正在試行會(huì)計(jì)電算化軟件。我所在單位已實(shí)行會(huì)計(jì)電算化多年，積累了一些經(jīng)驗(yàn)，也有工作中的教訓(xùn)，通過(guò)會(huì)計(jì)電算化工作實(shí)踐，我認(rèn)為在企業(yè)推行會(huì)計(jì)電算化過(guò)程中，應(yīng)注意以下幾方面的問(wèn)題。

　　一、會(huì)計(jì)人員應(yīng)有所準(zhǔn)備，掌握一定的計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)知識(shí)和必要的基本操作技能

　　工欲善其事，必先利其器。要使用現(xiàn)代化的計(jì)算機(jī)技術(shù)開(kāi)展工作，需要會(huì)計(jì)從業(yè)人員具備一定的計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)理論知識(shí)和基本的操作技能。在大中型企業(yè)中，一般管理崗位的員工都通過(guò)了計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力方面的培訓(xùn)考核，作為會(huì)計(jì)從業(yè)人員，最好能夠達(dá)到財(cái)政局認(rèn)可的會(huì)計(jì)電算化中級(jí)水平，只有這樣，才能從容面對(duì)會(huì)計(jì)電算化的一系列問(wèn)題。會(huì)計(jì)電算化中級(jí)考試中就包括了有關(guān)計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)的熟練使用、一般辦公軟件的應(yīng)用、財(cái)務(wù)軟件的實(shí)際運(yùn)用等知識(shí)，尤其是微軟辦公軟件中的EXCEL內(nèi)容對(duì)會(huì)計(jì)工作幫助很大，很多日常會(huì)計(jì)核算中的輔助工作以及財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)分析等方面都要用到。作為會(huì)計(jì)電算化的實(shí)施者，還要懂得一些基本的計(jì)算機(jī)硬件的維護(hù)、保養(yǎng)等知識(shí)，避免遇到很小的問(wèn)題就不知所措，頻繁聯(lián)系系統(tǒng)管理員和維修工程師，影響日常工作。會(huì)計(jì)人員具備了一定的計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)知識(shí)，掌握了基本的操作技能，才能更順利地開(kāi)展會(huì)計(jì)電算化工作,并能夠逐步地利用計(jì)算機(jī)技術(shù)開(kāi)展財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)分析，從而方便快捷的提供會(huì)計(jì)信息。

　　二、軟件開(kāi)發(fā)人員與會(huì)計(jì)人員應(yīng)充分溝通，優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)

　　企業(yè)的會(huì)計(jì)人員對(duì)本單位的業(yè)務(wù)情況、會(huì)計(jì)核算、財(cái)務(wù)管理工作比較熟悉，對(duì)本企業(yè)實(shí)施會(huì)計(jì)電算化所要達(dá)到的效能和目的比較清晰，只是由于不同專(zhuān)業(yè)領(lǐng)域的局限，不了解解決問(wèn)題的途徑，更不清楚會(huì)計(jì)核算軟件通過(guò)何種途徑來(lái)解決本單位的具體問(wèn)題。軟件開(kāi)發(fā)人員對(duì)于計(jì)算機(jī)程序、自己開(kāi)發(fā)的專(zhuān)業(yè)軟件所具備的功能了如指掌，而對(duì)要運(yùn)用該軟件的具體單位的具體業(yè)務(wù)并不熟悉，軟件本身具備的功能未必適合使用單位，使用單位也未必具備運(yùn)行該專(zhuān)業(yè)軟件的客觀條件。因此，在決定使用商品軟件或使用針對(duì)本單位開(kāi)發(fā)的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)軟件時(shí)，軟件管理人員或開(kāi)發(fā)人員與單位的實(shí)際需求人員應(yīng)進(jìn)行廣泛的溝通和協(xié)商，要針對(duì)行業(yè)特點(diǎn)和單位實(shí)際業(yè)務(wù)、具體的會(huì)計(jì)核算要求、財(cái)務(wù)管理的需要反復(fù)討論，明確陳述，交換意見(jiàn)，避免日后使用上的不便以及造成軟件頻繁的修改，確保企業(yè)會(huì)計(jì)電算化工作的正常進(jìn)行。在實(shí)際工作中，企業(yè)應(yīng)用的會(huì)計(jì)電算化軟件也是在不斷更新、完善的，因?yàn)槠髽I(yè)的經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)、會(huì)計(jì)核算方法以及財(cái)務(wù)管理要求都會(huì)發(fā)生變化。軟件管理人員或開(kāi)發(fā)人員應(yīng)根據(jù)使用單位的意見(jiàn)和發(fā)展?fàn)顩r，在滿(mǎn)足會(huì)計(jì)工作的需求過(guò)程中，不斷增刪具體的功能，拓展進(jìn)一步發(fā)展的空間，以便更好地發(fā)揮出軟件的優(yōu)勢(shì)，更好地服務(wù)于企業(yè)。

　　三、 會(huì)計(jì)電算化的初始化工作要做好

　　無(wú)論是通用的商品軟件還是針對(duì)本單位定點(diǎn)開(kāi)發(fā)的，亦或是通用與定點(diǎn)開(kāi)發(fā)相結(jié)合的會(huì)計(jì)軟件，都具備處理數(shù)字信息快捷、準(zhǔn)確的特點(diǎn)，這也是計(jì)算機(jī)技術(shù)的優(yōu)勢(shì)所在。企業(yè)實(shí)行會(huì)計(jì)電算化，在建賬之初，會(huì)計(jì)人員應(yīng)遵循財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)制度的要求，選擇好適合本企業(yè)的會(huì)計(jì)核算方法及核算體系。尤其是會(huì)計(jì)科目設(shè)置方面，除了要按照企業(yè)會(huì)計(jì)制度中規(guī)定的會(huì)計(jì)科目名稱(chēng)和代碼設(shè)置一級(jí)總賬科目外，還要根據(jù)本單位的實(shí)際業(yè)務(wù)，設(shè)置二級(jí)科目甚至三級(jí)、四級(jí)科目，做到名稱(chēng)簡(jiǎn)潔，編碼遵循軟件要求，盡可能在初始階段考慮周全，因?yàn)榻ㄙ~以后，有了數(shù)據(jù)的科目將不能再修改名稱(chēng)和編碼。我單位基于ORACL數(shù)據(jù)庫(kù)開(kāi)發(fā)的財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)，會(huì)計(jì)操作人員對(duì)于“建立帳簿”功能只能進(jìn)行一次，而且科目設(shè)置后，一經(jīng)使用將不能修改，除非未曾使用過(guò)的，也就是沒(méi)有數(shù)據(jù)的。在會(huì)計(jì)電算化的實(shí)際應(yīng)用過(guò)程中，應(yīng)充分利用會(huì)計(jì)軟件的功能，如新的會(huì)計(jì)科目代碼很長(zhǎng)，一級(jí)總賬科目即有四位編碼，每增加一級(jí)又增加兩位編碼，不易記憶。但軟件本身提供了“助記碼”功能，可以將常用的會(huì)計(jì)科目用簡(jiǎn)便易記的數(shù)字代替，這樣就能加快會(huì)計(jì)憑證的錄入速度，對(duì)提高日常會(huì)計(jì)核算業(yè)務(wù)的工作效率有很大幫助。

　　四、 會(huì)計(jì)電算化后的財(cái)務(wù)安全問(wèn)題要重視

　?。ㄒ唬﹥?nèi)部控制制度要完善

　　內(nèi)部控制制度是保證會(huì)計(jì)信息真實(shí)和完整的重要手段。依據(jù)國(guó)家有關(guān)財(cái)經(jīng)法規(guī)的規(guī)定，國(guó)有大中型企業(yè)在手工會(huì)計(jì)核算時(shí)，就已建立了一整套的內(nèi)部會(huì)計(jì)控制制度。實(shí)行會(huì)計(jì)電算化后，由于傳統(tǒng)的手工核算由計(jì)算機(jī)核算代替，各會(huì)計(jì)崗位都是在計(jì)算機(jī)上完成日常的會(huì)計(jì)憑證制作、審核、匯總、打印等工作。為保障會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行，保證會(huì)計(jì)信息的準(zhǔn)確性和會(huì)計(jì)賬簿的延續(xù)性，單位必須要有相應(yīng)的內(nèi)部控制措施。因各會(huì)計(jì)崗位同時(shí)又是電算化會(huì)計(jì)崗位，只是增加了電算化系統(tǒng)維護(hù)崗位（保證計(jì)算機(jī)軟件、硬件的正常運(yùn)行，管理機(jī)內(nèi)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)，不實(shí)際操作會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)），企業(yè)原有的內(nèi)部會(huì)計(jì)管理體系以及會(huì)計(jì)人員崗位責(zé)任制、帳務(wù)處理程序制度、內(nèi)部牽制制度、稽核制度都需要進(jìn)行修訂。

　　按照財(cái)政部《內(nèi)部會(huì)計(jì)控制規(guī)范——基本規(guī)范》的要求，建立內(nèi)部會(huì)計(jì)管理制度應(yīng)遵循的原則包括：符合國(guó)家法律法規(guī)規(guī)定和單位內(nèi)部實(shí)際情況；全面性、廣泛性、適應(yīng)性原則；內(nèi)部牽制原則；不相容崗位分離原則。

　　我單位在實(shí)施會(huì)計(jì)電算化之初，即按照財(cái)政部頒布的《會(huì)計(jì)電算化工作規(guī)范》要求，建立了嚴(yán)格的管理制度。包括：

　　1.會(huì)計(jì)電算化崗位責(zé)任制：對(duì)出納人員、憑證編制人員（軟件操作員）、審核記帳人員、電算維護(hù)人員、電算主管、數(shù)據(jù)分析員的工作職責(zé)進(jìn)行了明確。

　　2.會(huì)計(jì)電算化操作管理制度：明確了計(jì)算機(jī)的操作程序、授權(quán)、更換口令、對(duì)外提供數(shù)據(jù)、日常備份、操作規(guī)程等。

　　3.軟件、硬件和數(shù)據(jù)管理制度：對(duì)財(cái)務(wù)系統(tǒng)所用計(jì)算機(jī)設(shè)備的維護(hù)、保養(yǎng)、使用環(huán)境、會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的安全保密、存儲(chǔ)、軟件修改、故障排除、運(yùn)行日志等做了具體規(guī)定。

　　4.電算化會(huì)計(jì)檔案管理制度：對(duì)會(huì)計(jì)檔案包含的內(nèi)容、歸檔程序、查閱手續(xù)、期滿(mǎn)銷(xiāo)毀等做出詳細(xì)規(guī)定。

　　5.會(huì)計(jì)電算化內(nèi)部控制制度：按照不相容崗位分離的原則，明確實(shí)行電算化后的業(yè)務(wù)流程，規(guī)定軟件操作的權(quán)限管理，禁止出納人員上機(jī)操作，會(huì)計(jì)人員調(diào)離崗位應(yīng)做好交接手續(xù)等。

　?。ǘ┽槍?duì)計(jì)算機(jī)病毒的安全防范措施要到位

　　目前, 計(jì)算機(jī)病毒很猖獗，其中有借以炫耀自己技術(shù)的病毒制作者，更多是受利益驅(qū)動(dòng)的病毒制造者，不管出于何種目的，都會(huì)對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的安全造成極大的危害,從而造成巨大的損失。據(jù)報(bào)載，前不久傳播廣泛的“熊貓燒香”病毒，在短短三、四個(gè)月之間就已造成全國(guó)上千萬(wàn)個(gè)人和企業(yè)用戶(hù)“中毒”，初步統(tǒng)計(jì)的直接和間接經(jīng)濟(jì)損失高達(dá)1億元以上。企業(yè)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)一旦遭到破壞，也將造成極大的損失。雖然現(xiàn)在一般企業(yè)的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)都安裝了各種不同的防毒殺毒軟件，但計(jì)算機(jī)病毒更新變異很快，常常讓人防不勝防， 因此除了及時(shí)更新防毒殺毒軟件、安裝防火墻，定期檢測(cè)、清除病毒外，還可以使會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)在本單位局域網(wǎng)內(nèi)運(yùn)行，不并入互聯(lián)網(wǎng)，這也是防范電腦病毒的一種方法。與此同時(shí)，要加強(qiáng)對(duì)外來(lái)存儲(chǔ)盤(pán)的檢測(cè)，不亂拷貝存儲(chǔ)盤(pán)，不使用未經(jīng)檢測(cè)的存儲(chǔ)盤(pán)。在實(shí)際工作中，注意提高會(huì)計(jì)操作人員對(duì)計(jì)算機(jī)病毒的防范意識(shí)，提高計(jì)算機(jī)使用的安全意識(shí)，也是保證會(huì)計(jì)電算化安全運(yùn)行的有力措施。做好日常會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)備份，并且雙備份，方可確保萬(wàn)無(wú)一失。

　　五、 做好會(huì)計(jì)電算化后的會(huì)計(jì)檔案管理

　　會(huì)計(jì)檔案包括會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表和財(cái)務(wù)分析資料等專(zhuān)業(yè)數(shù)據(jù)。按照《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的要求，單位每年形成的會(huì)計(jì)檔案，由財(cái)務(wù)部門(mén)裝訂成冊(cè)，整理立卷，在年度終了后，編造清冊(cè)，移交檔案部門(mén)保管。財(cái)務(wù)部門(mén)一般只保留一年的會(huì)計(jì)檔案，從我單位的實(shí)際情況看，實(shí)行會(huì)計(jì)電算化后，由激光打印機(jī)打印的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿及會(huì)計(jì)報(bào)表等會(huì)計(jì)資料，字跡清晰，保存期長(zhǎng)，與手工核算時(shí)形成的會(huì)計(jì)檔案一樣，因此可以作為正式的會(huì)計(jì)檔案歸檔保存。對(duì)于存儲(chǔ)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的介質(zhì)如磁盤(pán)、U盤(pán)、移動(dòng)硬盤(pán)、光盤(pán)，往往需要防潮、防磁、防塵等，而一般企業(yè)單位的檔案部門(mén)并不具備保存這些介質(zhì)檔案所需要的條件。目前存儲(chǔ)介質(zhì)的質(zhì)量問(wèn)題也不能確保其中數(shù)據(jù)的安全，即使工作中已進(jìn)行了雙備份并分別兩處保管，也不能保證存儲(chǔ)的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的長(zhǎng)期安全，因此不適宜作為長(zhǎng)期的會(huì)計(jì)檔案保存。會(huì)計(jì)人員或其他需求人員在查詢(xún)會(huì)計(jì)檔案時(shí)，還是習(xí)慣于書(shū)面資料明了清晰。鑒于此我們每日打印資金盤(pán)存表、科目匯總表，每月打印銀行日記賬、往來(lái)賬簿, 不定期打印需要的會(huì)計(jì)賬簿。盡量不使用軟盤(pán)而使用移動(dòng)硬盤(pán)等比較穩(wěn)定的存儲(chǔ)介質(zhì)，保證機(jī)內(nèi)數(shù)據(jù)和電算化系統(tǒng)的安全。年末結(jié)轉(zhuǎn)完畢，再打印出需要?dú)w檔的全部會(huì)計(jì)賬簿，裝訂成冊(cè)后，在帳簿啟用表上蓋章、簽字、貼花后，編造清單等待移交單位檔案部門(mén)歸檔。

　　六、 關(guān)注會(huì)計(jì)電算化的發(fā)展方向

　　實(shí)行會(huì)計(jì)電算化是建立現(xiàn)代企業(yè)制度和提高會(huì)計(jì)工作質(zhì)量的一項(xiàng)重要工作。會(huì)計(jì)電算化將會(huì)計(jì)人員從繁雜的記賬、算賬、報(bào)賬中解脫出來(lái)，大大減輕了工作負(fù)擔(dān)，提高了會(huì)計(jì)核算的工作效率，部分替代人工完成了對(duì)會(huì)計(jì)信息的分析、決策，對(duì)財(cái)務(wù)管理工作有一定的促進(jìn)作用。目前，很多企業(yè)的會(huì)計(jì)電算化仍局限于會(huì)計(jì)信息的事后反饋，對(duì)企業(yè)管理尚無(wú)實(shí)質(zhì)性改善，會(huì)計(jì)信息化對(duì)管理控制、決策支持方面的作用遠(yuǎn)未發(fā)揮出來(lái)，一方面有會(huì)計(jì)軟件本身的缺陷，一方面是會(huì)計(jì)人員缺乏相應(yīng)的專(zhuān)業(yè)技能，對(duì)會(huì)計(jì)信息化的利用程度不高，使用不充分。

　　企業(yè)會(huì)計(jì)電算化的短期發(fā)展方向應(yīng)是會(huì)計(jì)管理電算化和會(huì)計(jì)決策電算化，會(huì)計(jì)人員由傳統(tǒng)的核算、事后反饋向事中控制、事前預(yù)測(cè)的復(fù)合型管理者轉(zhuǎn)變。企業(yè)在穩(wěn)步推進(jìn)會(huì)計(jì)電算化的同時(shí)，還應(yīng)逐步推進(jìn)會(huì)計(jì)信息化的進(jìn)程。會(huì)計(jì)信息化的未來(lái)發(fā)展方向應(yīng)按照國(guó)家經(jīng)貿(mào)委《國(guó)有大中型企業(yè)建立現(xiàn)代企業(yè)制度和加強(qiáng)管理的基本規(guī)范》中的要求，加強(qiáng)現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用，密切跟蹤信息技術(shù)的發(fā)展，積極采用現(xiàn)代信息技術(shù)手段，通過(guò)運(yùn)用企業(yè)資源規(guī)劃(ERP)等計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部管理的信息化。企業(yè)資源規(guī)劃是將企業(yè)各部門(mén)包括財(cái)務(wù)、會(huì)計(jì)、生產(chǎn)、物料管理、品質(zhì)管理、銷(xiāo)售與分銷(xiāo)、人力資源管理等利用信息技術(shù)進(jìn)行整合，連接成一個(gè)整體。其管理思想的核心是實(shí)現(xiàn)對(duì)整個(gè)供應(yīng)鏈和企業(yè)內(nèi)部流程的有效管理。依托ERP等信息技術(shù)在會(huì)計(jì)領(lǐng)域中的不斷應(yīng)用，會(huì)計(jì)電算化包括的內(nèi)容將發(fā)生根本改變，會(huì)計(jì)電算化在企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理中的作用將得到充分的發(fā)揮。

　　從我單位實(shí)行會(huì)計(jì)電算化的過(guò)程來(lái)看，在具備了一定的硬件、軟件條件后，計(jì)算機(jī)核算與手工核算并軌運(yùn)行三個(gè)月，取得了一致的結(jié)果，經(jīng)有關(guān)部門(mén)驗(yàn)收合格后，正式甩開(kāi)手工帳，完全依靠計(jì)算機(jī)核算。在有關(guān)部門(mén)的支持、幫助下，電算化系統(tǒng)運(yùn)行安全穩(wěn)定，大大促進(jìn)了會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作，規(guī)范了會(huì)計(jì)核算，工作效率有了大幅度提高。目前集團(tuán)公司又增加了合并會(huì)計(jì)報(bào)表編制的電算化，未來(lái)還要向財(cái)務(wù)分析和財(cái)務(wù)管理工作電算化、集團(tuán)網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展。

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