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科研課題財(cái)務(wù)管理信息化模式初探

來(lái)源: 張亞麗 編輯: 2009/08/24 10:28:00  字體:

  【摘 要】科研課題管理、核算是科研院所財(cái)務(wù)管理的重要組成部分,要?jiǎng)?chuàng)建將眾多課題分類管理、多層面核算,使所需數(shù)據(jù)快速高效生成,以滿足不同使用者需求,通過(guò)主輔系統(tǒng)結(jié)合的科研課題財(cái)務(wù)管理的新平臺(tái)。筆者結(jié)合本單位的實(shí)際,對(duì)這一模式的構(gòu)建與應(yīng)用進(jìn)行初步探討。

  【關(guān)鍵詞】 科研課題; 財(cái)務(wù)管理; 信息化; 系統(tǒng)

  一、引言

  中國(guó)輻射防護(hù)研究院(以下簡(jiǎn)稱“我院”)科研課題的管理、核算是財(cái)務(wù)管理的重要組成部分,占全院財(cái)務(wù)工作量的40%,特別是“十一五”期間的縱向課題,各課題不僅實(shí)行分類與單獨(dú)雙重核算,而且要進(jìn)行長(zhǎng)期跟蹤與管理。不論是縱向課題、橫向課題還是其他課題,每個(gè)課題涉及八個(gè)成本項(xiàng),其中縱向課題還有二十七個(gè)費(fèi)用明細(xì)項(xiàng)。在日常核算中,各課題負(fù)責(zé)人要知道每個(gè)課題的收入、支出、結(jié)余情況,每年年底95%的課題要進(jìn)行結(jié)算,30%的課題有水電費(fèi)、管理費(fèi)等分?jǐn)?,最后將各課題結(jié)轉(zhuǎn)成本,收入與支出相抵,結(jié)余為下年收入,重新開(kāi)始新一年的核算。如此龐大的數(shù)據(jù)運(yùn)作,不僅要求數(shù)據(jù)正確,而且要求在短時(shí)間內(nèi)完成,否則將影響后續(xù)工作,特別是年底決算工作的正常運(yùn)行。

  要解決上述問(wèn)題,只靠現(xiàn)成的商業(yè)軟件-“用友ERP-U8”系統(tǒng)(以下簡(jiǎn)稱用友系統(tǒng))只能完成一半的工作,而且數(shù)據(jù)分散在不同的表中,給數(shù)據(jù)的分析、查詢、利用造成一定的困難,不能及時(shí)準(zhǔn)確地了解各課題的全部情況。為此,需要在此基礎(chǔ)上重新構(gòu)建滿足我院科研課題財(cái)務(wù)管理需求的管理系統(tǒng),以滿足會(huì)計(jì)信息使用者多樣化的需求,滿足我院科研管理發(fā)展的需求。

  二、科研課題核算、管理的基本流程

  研究院的科研課題分為縱向課題、橫向課題、其他課題三類。每一類按課題分別在不同的收入與支出科目核算,收入類總賬科目為:撥入科研費(fèi)、預(yù)收賬款、其他業(yè)務(wù)收入;支出類總賬科目為:科研成本、技術(shù)成本、其他業(yè)務(wù)成本;每個(gè)課題的收入按科目、部門核算(三欄式賬簿),支出按科目、部門、項(xiàng)目核算(多欄式賬簿)。

  由上面會(huì)計(jì)核算可知,要想得知某一課題的收入與支出情況,在用友系統(tǒng)下,財(cái)會(huì)人員要查詢收入科目、支出科目及相應(yīng)的輔助核算,至少要操作五步,才能得知該課題的基本情況?;玖鞒倘鐖D1所示。

  

  如果需查詢縱向課題的二十七個(gè)費(fèi)用明細(xì)項(xiàng)需到管理會(huì)計(jì)的項(xiàng)目管理中才可查詢,而且每年的數(shù)據(jù)在當(dāng)年的賬套中,其工作量之大可想而知。

  為了解決用友系統(tǒng)在科研課題核算、管理中存在的上述問(wèn)題,實(shí)時(shí)查詢各課題的收入、支出、結(jié)余情況及其他相關(guān)情況,必須將涉及科研課題核算的科目、輔助核算項(xiàng)目、代碼通過(guò)接口系統(tǒng)導(dǎo)出到“科研課題管理系統(tǒng)”,通過(guò)重新計(jì)算、分類匯總、多重關(guān)聯(lián)等功能,實(shí)現(xiàn)科研課題的集中核算與管理。

  三、科研課題管理系統(tǒng)的構(gòu)建原則

 ?。ㄒ唬母飨到y(tǒng)接口導(dǎo)出、導(dǎo)入的數(shù)據(jù)正確可靠

  系統(tǒng)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)來(lái)自用友系統(tǒng),收入科目是按部門核算的,支出科目是按項(xiàng)目、部門核算的,兩者唯一的共同點(diǎn)是收入科目與支出項(xiàng)目中的課題號(hào)相同。由于用友系統(tǒng)對(duì)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的采集、編輯、加工都是通過(guò)編碼進(jìn)行的,只要編碼不同就可視為不同的科目、不同的項(xiàng)目,實(shí)際操作中難免出現(xiàn)同一課題號(hào)重復(fù)出現(xiàn)的情況。為此在系統(tǒng)的設(shè)計(jì)過(guò)程中,應(yīng)保證數(shù)據(jù)的正確性、完整性。

 ?。ǘ┐_保系統(tǒng)穩(wěn)定運(yùn)行

  系統(tǒng)的數(shù)據(jù)通過(guò)導(dǎo)出、導(dǎo)入、建立關(guān)聯(lián)、進(jìn)行分析計(jì)算等過(guò)程,最后導(dǎo)入憑證庫(kù),每個(gè)細(xì)節(jié)緊密相連,環(huán)環(huán)相扣,若有一步出錯(cuò),可能導(dǎo)致整個(gè)過(guò)程失敗,出現(xiàn)數(shù)據(jù)錯(cuò)誤,需要重新開(kāi)始。這就要求系統(tǒng)設(shè)計(jì)盡可能穩(wěn)定可靠,保證多次的數(shù)據(jù)導(dǎo)入、導(dǎo)出不發(fā)生錯(cuò)誤。

 ?。ㄈ┎僮骱?jiǎn)單、減少人工干預(yù)

  在用友系統(tǒng)眾多復(fù)雜核算的基礎(chǔ)上利用基礎(chǔ)數(shù)據(jù)構(gòu)建滿足我院要求的科研課題管理系統(tǒng)。這就要求操作簡(jiǎn)單、方便、直觀,避免操作人員對(duì)數(shù)據(jù)的修改,減少人工干預(yù),保證數(shù)據(jù)的正確性和有效性。

 ?。ㄋ模┒嘞蚪涣鞴δ?

  財(cái)務(wù)信息的傳遞和交流是一種雙向、甚至多向交流模式,系統(tǒng)的報(bào)表數(shù)據(jù)應(yīng)能夠生成不同類型的數(shù)據(jù)格式,根據(jù)使用者的不同分別生成SQL、VFP、ACCESS、EXCEL等數(shù)據(jù)格式,以滿足不同用戶的需求。

 ?。ㄎ澹┫到y(tǒng)的可擴(kuò)充性良好

  系統(tǒng)的設(shè)計(jì)應(yīng)層次分明,具有良好的可擴(kuò)充性,以適應(yīng)業(yè)務(wù)迅速發(fā)展、系統(tǒng)功能不斷擴(kuò)展的要求。

  四、科研課題管理系統(tǒng)的構(gòu)建

  作為研究院會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)中不可缺少的輔助核算系統(tǒng),實(shí)行主輔系統(tǒng)相結(jié)合的方式和構(gòu)架,既能適應(yīng)日常會(huì)計(jì)核算的需要,又能滿足管理者對(duì)各科研課題管理信息的需求,全面反映科研課題的收入、支出基本情況。系統(tǒng)基本流程如圖2所示。

 ?。ㄒ唬?shù)據(jù)導(dǎo)出

  從用友系統(tǒng)將數(shù)據(jù)導(dǎo)出為所需的格式文件,有三個(gè)收入科目、三個(gè)支出科目、三個(gè)項(xiàng)目目錄,由于各科目的設(shè)置格式、核算方式不同,分別導(dǎo)出到不同的表中。數(shù)據(jù)導(dǎo)出流程圖見(jiàn)圖3。各種報(bào)表格式見(jiàn)表1、表2、表3(以橫向課題為例)。

 ?。ǘ?shù)據(jù)導(dǎo)入

  將各個(gè)表中的數(shù)據(jù)按一定的格式導(dǎo)入該系統(tǒng)。

  首次數(shù)據(jù)導(dǎo)入:由于從用友系統(tǒng)中導(dǎo)出的數(shù)據(jù),各字段長(zhǎng)度過(guò)于長(zhǎng)且復(fù)雜,數(shù)值型字段長(zhǎng)度20位,小數(shù)位數(shù)5位,字符型字段都比需要的長(zhǎng)度要長(zhǎng),有的字段是不需要的。因此要將數(shù)據(jù)通過(guò)接口系統(tǒng)轉(zhuǎn)換為已制定好的標(biāo)準(zhǔn)格式,減少數(shù)據(jù)冗余度。

  

  

  

  二次數(shù)據(jù)導(dǎo)入:將各部門填制的結(jié)算表,輸入或自動(dòng)導(dǎo)入各對(duì)應(yīng)字段,與前面數(shù)據(jù)表合并,產(chǎn)生新的數(shù)據(jù)表。

 ?。ㄈ┙y(tǒng)計(jì)計(jì)算

  分科目、項(xiàng)目、部門按課題號(hào)進(jìn)行關(guān)聯(lián)計(jì)算,統(tǒng)計(jì)出每個(gè)課題的收入、支出、結(jié)余數(shù)據(jù)。為保證數(shù)據(jù)的唯一性、正確性,克服用友系統(tǒng)中課題號(hào)重復(fù)不提示,部門不對(duì)應(yīng)不提示等弊端,分別采用計(jì)數(shù)法、正負(fù)數(shù)相抵法、以收入部門為主與支出部門相比較法,及時(shí)提示會(huì)計(jì)人員查找原因并作相應(yīng)處理。

 ?。ㄋ模┹敵鰣?bào)表

  隨時(shí)可按部門、科目性質(zhì)輸出各課題收支余情況表,并轉(zhuǎn)換為EXCEL表格形式,提供給各部門。報(bào)表的發(fā)布形式有:打印紙質(zhì)、E-mail、導(dǎo)出至載體見(jiàn)表4。

 ?。ㄎ澹┌幢壤?jì)算

  年底除正常運(yùn)算外,按一定比例再計(jì)算出各課題成本、留存、結(jié)余等,數(shù)據(jù)全部正確后,按部門、科目性質(zhì)生成各標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)模板,以備生成憑證需用。

  (六)導(dǎo)入憑證

  導(dǎo)入成本:將生成的標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)模板,通過(guò)實(shí)現(xiàn)編碼內(nèi)外核算的貫通,由數(shù)據(jù)接口系統(tǒng)分科目、項(xiàng)目、部門等導(dǎo)入數(shù)據(jù),自動(dòng)生成記賬憑證見(jiàn)表5。

  結(jié)轉(zhuǎn)成本:各課題成本全部進(jìn)入用友總賬系統(tǒng)后,系統(tǒng)登賬生成全年數(shù)據(jù),將數(shù)據(jù)導(dǎo)出為標(biāo)準(zhǔn)模板格式,通過(guò)接口軟件沖銷成本、抵銷收入、自動(dòng)得出結(jié)余,生成所有科目的記賬憑證數(shù)據(jù)見(jiàn)表6。

  (七)輸出憑證

  全部數(shù)據(jù)導(dǎo)入完畢,憑證已自動(dòng)生成。進(jìn)入用友系統(tǒng),按憑證號(hào)輸出各個(gè)憑證。

 ?。ò耍v史數(shù)據(jù)

  將各課題收入、支出科目的所有發(fā)生數(shù)據(jù)及各課題二十七個(gè)專屬要素按部門、科目性質(zhì)等規(guī)律追加到歷史數(shù)據(jù)庫(kù),形成歷史數(shù)據(jù)。

 ?。ň牛?shù)據(jù)綜合利用

  對(duì)歷史數(shù)據(jù)、當(dāng)年數(shù)據(jù)通過(guò)整合,實(shí)現(xiàn)對(duì)數(shù)據(jù)不同方式的利用,滿足各個(gè)時(shí)期、各種用戶對(duì)信息的不同需求。

  五、應(yīng)用效果

 ?。ㄒ唬?shù)據(jù)清晰、直觀,所見(jiàn)即所得

  憑證數(shù)據(jù)經(jīng)過(guò)組合、分解、再組合等過(guò)程將數(shù)據(jù)融合在一張表格中,隨時(shí)查詢、輸出科研課題經(jīng)費(fèi)使用情況,特別是年終結(jié)算所需大量數(shù)據(jù)按部門、課題名稱、課題編號(hào)、管理費(fèi)等多項(xiàng)數(shù)據(jù)排列,滿足各種用戶對(duì)信息的不同需求。集核算、管理、憑證生成多種功能于一體,各系統(tǒng)間的數(shù)據(jù)傳遞實(shí)現(xiàn)無(wú)縫連接。

 ?。ǘ┠甑捉Y(jié)算,工作效率成倍提高

  應(yīng)用本系統(tǒng)使科研課題年底結(jié)算、成本結(jié)轉(zhuǎn)、制作憑證,由8~10天縮短為2~3天,工作效率大大提高。2007年三大類課題共計(jì)779個(gè)課題,每個(gè)課題有8個(gè)成本項(xiàng),結(jié)算后有數(shù)據(jù)5 530個(gè),結(jié)轉(zhuǎn)成本數(shù)據(jù)2 230個(gè),沖減收入數(shù)據(jù)779個(gè),再加上輔助數(shù)據(jù),總共數(shù)據(jù)9 500多個(gè)。在年底結(jié)算、決算,時(shí)間緊、任務(wù)重的情況下,若一筆一筆錄入數(shù)據(jù),其工作量是非常之大的(每筆憑證都要輸入部門、項(xiàng)目輔助核算)。

 ?。ㄈ┲鬏o系統(tǒng)結(jié)合,搭建科研課題管理平臺(tái)

  用友系統(tǒng)搭建了一個(gè)科目、項(xiàng)目、多功能輔助核算齊全的核算、管理平臺(tái),其基礎(chǔ)數(shù)據(jù)豐富、多樣,科目編碼多級(jí)設(shè)置,是一個(gè)多層面的核算體系,但是只靠商業(yè)軟件提供的核算,即使再精細(xì)也很難滿足個(gè)性化的需求。只有靠主輔核算互補(bǔ)、編碼內(nèi)外結(jié)合,才能滿足不同使用者對(duì)會(huì)計(jì)信息的不同需求。該系統(tǒng)的建立為科研課題管理搭建了一個(gè)良好的平臺(tái),使科研課題管理由分散型到集中型、粗放型到精細(xì)型,全面覆蓋各個(gè)課題。

 ?。ㄋ模﹦?dòng)態(tài)設(shè)置,系統(tǒng)操作靈活方便

  通過(guò)配置參數(shù)、修改公式,即可計(jì)算出各課題對(duì)應(yīng)的成本項(xiàng)及其他各項(xiàng)數(shù)據(jù)。數(shù)據(jù)達(dá)到最大限度共享,做到一次輸入多次應(yīng)用,盡量減少人工干預(yù),為各部門及時(shí)提供每個(gè)課題經(jīng)費(fèi)使用情況,加強(qiáng)資金核算工作。

  六、結(jié)語(yǔ)

  本系統(tǒng)以基礎(chǔ)數(shù)據(jù)為起點(diǎn),經(jīng)過(guò)數(shù)據(jù)的多次應(yīng)用、組合等流程,得到必需的數(shù)據(jù),可以隨時(shí)獲取大量動(dòng)態(tài)信息,滿足了科研課題管理的需求,解決和彌補(bǔ)了用友系統(tǒng)在科研課題核算、管理方面的諸多不足。它集管理、結(jié)算、憑證生成于一體,將眾多課題的收入、成本直接寫入用友系統(tǒng)憑證表及其他相關(guān)表中,極大地提高了財(cái)會(huì)人員的工作效率,使每一個(gè)課題的相關(guān)數(shù)據(jù)不受年度限制及時(shí)、準(zhǔn)確地轉(zhuǎn)存到“歷史數(shù)據(jù)庫(kù)”,便于數(shù)據(jù)的查詢、分析、利用。本系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)和成功應(yīng)用對(duì)提高科研課題的管理水平有較大的現(xiàn)實(shí)意義,把科研課題管理水平推上一個(gè)新臺(tái)階。

  【參考文獻(xiàn)】

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責(zé)任編輯:小奇
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