SAP財(cái)務(wù)系統(tǒng)總賬的功能強(qiáng)大而豐富，涵蓋了組織結(jié)構(gòu)、會(huì)計(jì)科目表、會(huì)計(jì)憑證、簡(jiǎn)化操作、定期處理、操作和維護(hù)、信息和查詢、配置等各個(gè)方面，筆者選擇了部分具有代表性的內(nèi)容說(shuō)明如何使用這些功能提高企業(yè)的財(cái)務(wù)水平。

　　三套會(huì)計(jì)科目表并存，為跨國(guó)公司屬地化核算和集團(tuán)化管理并行提供了可能。

　　在SAP財(cái)務(wù)系統(tǒng)中存在三大類(lèi)會(huì)計(jì)科目表：運(yùn)營(yíng)會(huì)計(jì)科目表、集團(tuán)會(huì)計(jì)科目表和國(guó)家會(huì)計(jì)科目表。其中運(yùn)營(yíng)會(huì)計(jì)科目表是記賬必須的會(huì)計(jì)科目表，集團(tuán)會(huì)計(jì)科目表是集團(tuán)出具合并會(huì)計(jì)報(bào)表使用的會(huì)計(jì)科目表，國(guó)家會(huì)計(jì)科目表是為了滿足某國(guó)要求，出具的符合該國(guó)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則要求的科目表。

　　三套科目表的設(shè)置為一個(gè)經(jīng)營(yíng)實(shí)體按照不同的會(huì)計(jì)科目系統(tǒng)出具報(bào)告提供了可能，換句話說(shuō)也就是每個(gè)公司都可以分別按照三套科目表出具財(cái)務(wù)報(bào)告，這種功能的設(shè)置為集團(tuán)公司，特別是跨國(guó)集團(tuán)公司提供了集團(tuán)化管理和屬地化管理并重的可能性。

　　SAP財(cái)務(wù)系統(tǒng)對(duì)集團(tuán)公司的會(huì)計(jì)科目表設(shè)計(jì)通常給出兩種建議方案：

　　方案1：全集團(tuán)統(tǒng)一使用一套會(huì)計(jì)科目表：不論是控股公司還是下級(jí)單位都共享一套完整的會(huì)計(jì)科目表，各家公司在完整的會(huì)計(jì)科目表里選擇自己需要的會(huì)計(jì)科目，從而生成每個(gè)公司代碼的個(gè)性化的會(huì)計(jì)科目表。

　　方案2：用分行業(yè)的會(huì)計(jì)科目表：如一個(gè)大型企業(yè)，同時(shí)經(jīng)營(yíng)多種行業(yè)，如果共用一套會(huì)計(jì)科目表，其中的科目數(shù)量將是龐大的，且覆蓋了各種各樣的行業(yè)特殊的科目。所以可以采用相同的行業(yè)共用一個(gè)會(huì)計(jì)科目表，這些分行業(yè)的會(huì)計(jì)科目表又能分配給同一個(gè)合并會(huì)計(jì)科目表，這個(gè)合并科目表中的科目與分行業(yè)科目表中的科目具有對(duì)應(yīng)的關(guān)系。通過(guò)這樣的管理，既實(shí)現(xiàn)了分行業(yè)的會(huì)計(jì)核算，整個(gè)集團(tuán)又有一個(gè)統(tǒng)一的核算口徑。

　　多重會(huì)計(jì)核算原則并行

　　在SAP財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)中可以容納多重的會(huì)計(jì)核算原則，即按照不同的核算規(guī)則進(jìn)行核算，并分別記錄。例如對(duì)于資產(chǎn)的折舊，會(huì)計(jì)準(zhǔn)則規(guī)定的會(huì)計(jì)折舊方法和稅法規(guī)定的折舊方法是不同的，對(duì)于跨國(guó)公司中國(guó)的折舊方法與集團(tuán)所在國(guó)的折舊方法也有可能是不同的，這就要求企業(yè)能夠按照不同的折舊方法記錄折舊，提供給不同的干系人。

　　SAP財(cái)務(wù)系統(tǒng)提供了強(qiáng)大的平行記賬功能，在業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)能夠按照各種會(huì)計(jì)處理原則平行記賬，并不增加操作人員的工作量，仍然使用資產(chǎn)折舊的例子，在每個(gè)月末運(yùn)行資產(chǎn)折舊的時(shí)候，資產(chǎn)會(huì)計(jì)只需要點(diǎn)擊折舊執(zhí)行的按鈕，系統(tǒng)就可以根據(jù)已經(jīng)設(shè)置好的多種折舊計(jì)提方法平行記賬。這種平行記賬的功能為會(huì)計(jì)核算環(huán)境復(fù)雜的企業(yè)提供了巨大的幫助。

　　靈活的會(huì)計(jì)期間管理

　　在中國(guó)，習(xí)慣以自然年度和自然月度作為會(huì)計(jì)年度和會(huì)計(jì)期間，即1月1日到12月31日為一個(gè)會(huì)計(jì)年度，而會(huì)計(jì)期間就是12個(gè)自然月。但有些企業(yè)的經(jīng)營(yíng)是不適合使用自然年度的，這些企業(yè)就需要根據(jù)自己的需求來(lái)定義會(huì)計(jì)期間。在SAP財(cái)務(wù)系統(tǒng)中會(huì)計(jì)年度和期間是可以進(jìn)行定義的，也就是說(shuō)可以不使用自然年月作為會(huì)計(jì)年度和月度，而自行設(shè)置自己的會(huì)計(jì)期間變式。各公司可以共用一個(gè)會(huì)計(jì)年度變式，也可以各自用自己特殊的會(huì)計(jì)年度變式。

　　多貨幣處理

　　為了滿足不同國(guó)家對(duì)貨幣的法規(guī)要求，SAP支持同時(shí)使用3種貨幣作為記賬和結(jié)算的本位幣，所有的業(yè)務(wù)均能以本位幣、集團(tuán)公司貨幣以及客戶自定義的硬通貨記入賬本。

　　此外，SAP財(cái)務(wù)系統(tǒng)還提供自動(dòng)處理外幣評(píng)估、信息分類(lèi)的功能，為月末結(jié)算帶來(lái)很大的方便。

　　高度集成的系統(tǒng)大量減少財(cái)務(wù)人員的工作量，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的一次性記賬。

　　強(qiáng)大的系統(tǒng)集成功能是SAP產(chǎn)品的重要特點(diǎn)，SAP系統(tǒng)強(qiáng)大的系統(tǒng)集成性決定了SAP系統(tǒng)中的財(cái)務(wù)憑證絕大多數(shù)不是通過(guò)手工錄入的，而是通過(guò)系統(tǒng)集成的方式由其他業(yè)務(wù)模塊集成生成的。

　　高度集成的系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了一次性記賬：采購(gòu)原材料的收貨入庫(kù)、生產(chǎn)領(lǐng)料、完工產(chǎn)品入庫(kù)、銷(xiāo)售出庫(kù)、收到的供應(yīng)商發(fā)票校驗(yàn)、給客戶開(kāi)票記賬，這些業(yè)務(wù)在發(fā)生時(shí)會(huì)遵循有關(guān)記賬原則，按照預(yù)先設(shè)置好的會(huì)計(jì)科目，自動(dòng)記入總賬。固定資產(chǎn)的購(gòu)置、折舊和處理都會(huì)在更新每個(gè)明細(xì)資產(chǎn)的同時(shí)更新總賬，而不需要財(cái)務(wù)人員錄入憑證。通過(guò)權(quán)限的管理可以使所有子公司或工廠的原始數(shù)據(jù)的來(lái)源處于總部的監(jiān)控之下。高度的系統(tǒng)集成實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)的單口錄入，財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)完全來(lái)源于業(yè)務(wù)原始數(shù)據(jù)，既提高了財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，同時(shí)大量減少了財(cái)務(wù)人員的工作量。

　　清晰的賬戶管理模式和簡(jiǎn)易的憑證錄入方法

　　SAP財(cái)務(wù)系統(tǒng)的日常記賬是非常簡(jiǎn)單的，SAP提供了各種工具來(lái)幫助用戶簡(jiǎn)化他們的工作：

　　1．簡(jiǎn)易憑證錄入原則：在總分類(lèi)賬中憑證輸入和憑證的維護(hù)是重要的內(nèi)容，錄入的內(nèi)容主要包含了憑證抬頭、憑證行項(xiàng)目和簡(jiǎn)化操作輔助功能等部分。

　　SAP提供了各種簡(jiǎn)化憑證操作的輔助功能，憑證可以暫存，屏幕的格式可以調(diào)整并保存為預(yù)定義的屏幕變式供操作人員調(diào)用；還可以設(shè)置憑證輸入的模板，例如，每月發(fā)放工資的憑證，由于科目與成本中心都是類(lèi)似的，可以做成模板，每次做憑證時(shí)直接調(diào)用，并根據(jù)當(dāng)月情況填入金額即可；還可以使用周期性憑證，把每個(gè)月都完全相同的業(yè)務(wù)，比如，計(jì)提和待攤費(fèi)用制作成周期性運(yùn)行憑證，每月運(yùn)行就可以生成準(zhǔn)確的財(cái)務(wù)憑證了。

　　2．未清項(xiàng)賬管理：對(duì)于SAP憑證輸入和憑證管理來(lái)說(shuō)，有一個(gè)基本概念需要解釋?zhuān)蔷褪?ldquo;未清項(xiàng)賬”管理。在財(cái)務(wù)管理中，有些科目只需要有“借貸余”的管理就可以了，但是有些科目不止需要“借貸余”，還需要管理到每筆交易的狀態(tài)，比如銀行未達(dá)科目，客戶和供應(yīng)商的明細(xì)科目等。

　　定期處理

　　財(cái)務(wù)核算中總是有些事務(wù)是定期處理的，最典型的是與日結(jié)，月結(jié)和年結(jié)相關(guān)的處理，比如包括自動(dòng)清賬、匯率評(píng)估和匯兌損益的計(jì)算、周期性憑證過(guò)賬、預(yù)提費(fèi)用、利息計(jì)算、重分類(lèi)調(diào)整、計(jì)劃、打印、歸檔、關(guān)賬、余額結(jié)轉(zhuǎn)等。在做月結(jié)和年結(jié)的時(shí)候有很多項(xiàng)這樣的事務(wù)需要處理，而且要求在很短的時(shí)間內(nèi)完成，這就給財(cái)務(wù)人員帶來(lái)了很大的工作壓力。

　　SAP財(cái)務(wù)系統(tǒng)提供了“定期處理計(jì)劃管理者”工具，來(lái)安排這些工作，在這個(gè)工具中我們把要完成的事項(xiàng)按順序安排好，月結(jié)或年結(jié)時(shí)財(cái)務(wù)的工作就可以有條不紊的快速完成了。當(dāng)然SAP的快速結(jié)賬，除了這些工具外，最主要還是源自于它的集成特性。

　　信息和查詢

　　SAP財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng)包括了靈活和多樣的報(bào)表和功能，如賬戶余額顯示，賬戶行項(xiàng)目顯示，審計(jì)線索，資產(chǎn)負(fù)債表，損益表，現(xiàn)金流量表，試算平衡表，納稅申報(bào)表，總賬信息系統(tǒng)等。SAP的信息系統(tǒng)具有一些特點(diǎn)，比如“鉆取”的方式或稱(chēng)為“穿透”的方式，即可以進(jìn)行多維的分析和不斷深入地挖掘，直至進(jìn)入原始憑證。

　　除此以外，SAP還提供了簡(jiǎn)便易學(xué)的編制報(bào)表工具，用戶可以自己通過(guò)報(bào)表編制工具編寫(xiě)各種個(gè)性化報(bào)表。