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在審計工作中,函證是非常重要,也是最常用的一種審計手段。在實際審計工作,一般使用手工發(fā)詢證函,更多的是利用WORD發(fā)詢證函,但大多是手工輸入,在輸入數(shù)據(jù)和單位名稱等內容時,存在重復勞動,且容易出錯。另外容易選取了樣本,但在填寫詢證函時漏掉。在發(fā)函數(shù)量較少的情況下,影響尚小,在發(fā)函數(shù)量很大的情況下,工作量很大,這時發(fā)函的自動化就顯得非常重要了。
利用WORD的郵件合并功能,你可以方便、準確的發(fā)函,結合EXCEL電子表格,可以方便的統(tǒng)計發(fā)函的金額,并且可以進行進一步的回函情況統(tǒng)計。
下面,制作這樣一個利用WORD的郵件合并功能來實現(xiàn)發(fā)函的系統(tǒng)。
一、先制作一個WORD文件,內容是詢證函的內容,保存為“詢證函.DOC”文件。
二、接下來,分析哪些數(shù)據(jù)是固定的,哪些是變動項目,需要輸入的數(shù)據(jù)。
需要輸入的主要是被函證單位名稱、期末金額,其他基本上固定,可以直接在WORD模板文件中輸入。如果要想這個模板自動化程度更高,可以選擇多一些項目作為參數(shù)。經(jīng)過分析,需要輸入的主要有“被函證單位名稱”、“發(fā)函日期”、“結算日期”、“應收金額”、“應付金額”、“被審計單位名稱”和事務所聯(lián)系人,而筆者為了這個文件方便大家使用,更是把“會計事務所名稱”、“郵編”、“地址”和“詢證函編號”也作為需要自動輸入的參數(shù)來處理。這樣,自動化程度更高了。
三、現(xiàn)在,開始使用WORD郵件合并功能了,打開“詢證函.DOC”文件。選擇“工具”菜單中的“郵件合并”命令。
單擊“主文檔”組框中的“創(chuàng)建”按鈕,從出現(xiàn)的下拉列表中選擇“套用信函”命令,出理對話框,再選擇“活動窗口”,即選擇當前文件做主文檔,如你要另外的文件做主文檔,則選擇“新建主文檔”。
四、創(chuàng)建數(shù)據(jù)源,即包含準備讓系統(tǒng)取出的數(shù)據(jù)的文件。
WORD的郵件合并功能幾乎可以使用任何類型的數(shù)據(jù)源,其中包括Word表格、Microsoft Outlook聯(lián)系人列表、Excel工作表、Microsoft Access數(shù)據(jù)庫和ASCII碼文本文件。如果尚未在數(shù)據(jù)源中存儲信息,Word將引導您逐步創(chuàng)建Word表格,表格中可以包含姓名、地址以及其他數(shù)據(jù)。用WORD數(shù)據(jù)時,有個數(shù)限制,可以使用“郵件合并幫助器”來創(chuàng)建包含最多不超過63個數(shù)據(jù)域的Mcrosoft Word數(shù)據(jù)源。如果需要的數(shù)據(jù)域多于63域,請將數(shù)據(jù)源創(chuàng)建為使用制表符或逗號分隔的文本文件,或者使用Microsoft Excel工作表、Microsoft Access數(shù)據(jù)庫或其他數(shù)據(jù)源。
另外推薦使用Microsoft Excel工作表,一是普及,二是操作方便,三是功能強大,結合后面的進一步數(shù)據(jù)處理,可以制作底稿等工作。
另外新建一個EXCEL文件,按下表設置。注意:設置表格時要注意不能有合并單元格,項目一定要在最上面一行,否則容易出錯。
詢證函編號被函證單位名稱結算日期應收金額應付金額發(fā)函單位名稱發(fā)函日期會計事務所名稱郵編地址聯(lián)系人
五、設置數(shù)據(jù)源
在“詢證函.DOC”文件中,選擇“工具”菜單中的“郵件合并”命令,出現(xiàn)“郵件合并幫助器”,單擊“獲取數(shù)據(jù)”按鈕,選擇下拉列表中的“打開數(shù)據(jù)源”。選擇文件類型為MSEXCEL工作簿,選擇剛才制作成的“函證清單.XLS”文件。
這時,會提示電子表格的區(qū)域,選擇默認的整張電子表格,確認就可以,再提示沒有合并區(qū)域,選編輯主文檔即可。這時會回到WORD文件中,出現(xiàn)郵件合并按鈕,在相應的位置插入數(shù)據(jù)項目即可。
六、合并數(shù)據(jù)和文檔,即生成合并文件。
這里,需要注意的是,如果你設置了單元格的屬性,哪怕沒有數(shù)據(jù),默認的選項也是會合并到新的文檔中去的。這樣,就會有空白記錄生成到新的合并文檔中去。為了避免這種情況,可以是對數(shù)據(jù)區(qū)下面的單元格不做任何修改。但是這是不太可能的,因為都可能會修改到的。
解決方法是在EXCEL表中將有效數(shù)據(jù)區(qū)域設置名稱,選中有效數(shù)據(jù)區(qū)域后,在地址欄中輸入名稱?;蛘呤沁x中有效數(shù)據(jù)區(qū)域后,選取菜單中的“插入”=>“名稱”=>“定義”來定義好名稱。在WORD文件中打開數(shù)據(jù)源,提示區(qū)域時選擇你設置的名稱。這樣,就不會有空白記錄生成到新的合并文檔中去了。
另一方法是在合并選項中設置查詢選項,如在本例中,被函證單位名稱必不可少,故在查詢選項中設置條件被函證單位名稱不為空,就不會有空白記錄生成到新的合并文檔中去了。
在生成合并文檔時,可以在文件中查看記錄的,點擊查看合并記錄按鈕,再點擊尾記錄按鈕,看是否為EXCEL文件中的最后記錄。
七、另外,在合并選項中,還可以排序等,在本文就不詳述了。
這樣,一個在EXCEL中輸入函證清單,在WORD文件中生成詢證函打印稿的系統(tǒng)就完成了。函證清單列表在EXCEL中還可繼續(xù)使用,形成函證的底稿,另外再根據(jù)回函情況,就可以編制成一個函證底稿了。
八、接下來,是利用郵件合并功能生成信封,步驟同上面基本一致,只是在“主文檔”=>“創(chuàng)建”時選用“信封”。具體操作在本文就不詳述了。
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