摘  要：伴隨著我國加入WTO和國內經濟的高速發(fā)展，企業(yè)所面臨的競爭日益激烈。在這種情況下，企業(yè)通過使用現代信息設備，引入科學的管理理念來達到在較短時間內提高企業(yè)管理水平，增強企業(yè)產品競爭力的作法無疑是值得借鑒的。

　　筆者通過對同力公司實施ERP系統(tǒng)的調查，闡明了實施信息化所帶來的積極因素，并指出了實施企業(yè)信息化應遵循的步驟，以及實施信息化對企業(yè)發(fā)展所產生的深遠影響。

　　關鍵字：ERP INTRANET

　　一、實施單位背景

　　安徽省阜陽同力實業(yè)有限責任公司組建于1998年9月，是一家隸屬于皖中集團公司的國有獨資企業(yè)。擁有資產千余萬元。公司下設布廠、機床廠、彩印廠和建材廠四個主營單位，主要從事坯布生產、機械制造、服裝加工和建材預制等跨行業(yè)多門類的生產經營活動，年現價產值2500萬元左右。在財務核算上公司是以財務科為總會計核算單位，各廠往來資金需由內部銀行統(tǒng)一結算，固定資產在財務科統(tǒng)一管理，下屬四個分廠作為二級核算單位，自主經營，自負盈虧。

　　進入21世紀，隨著IT技術的飛速發(fā)展和市場競爭的日趨加劇相比，同力公司部門間所擁有的電腦還處于單機工作狀態(tài)，企業(yè)信息不能實時共享；軟、硬件重復配置現象普遍存在；不少高性能微機還僅用于簡單的文字處理，這種狀況造成了資源的極大浪費。同時，同力公司在連續(xù)多年狠抓企業(yè)基礎建設，提高企業(yè)管理水平的基礎上，深刻感受到運用現代化技術工具，引入科學的管理理念，對提高企業(yè)自身建設的必要性和緊迫性。

　　2001年底，在集團公司領導的直接關心和支持下，經過多方考察、論證，同力公司決定與安徽用友進行合作，投資六十萬元，建立INTRANET，并采用用友最新企業(yè)級管理軟件——用友U8，作為同力公司實施企業(yè)信息化建設（ERP）的應用軟件。

　　二、系統(tǒng)應用目標的特點

　　安徽省阜陽同力實業(yè)有限責任公司計劃從構建企業(yè)ERP出發(fā)，實現包括會計核算、財務管理、物料需求計劃、采購管理、庫存管理、銷售管理在內的全部管理功能，為領導決策提供及時準確的數據。該系統(tǒng)采用先進的技術平臺和成熟的應用方案，具有高性能和高可靠性、界面友好美觀、操作便捷、易用高效，能夠直觀、科學、準確、實時地反映企業(yè)每個業(yè)務流程的發(fā)生過程，財務業(yè)務數據一體化，全面提升安徽省阜陽同力實業(yè)有限責任公司的管理水平和市場競爭能力。本著總體規(guī)劃，分步實施，先易后難，循序漸進的設計原則，在保證系統(tǒng)可擴展的前提下，保證技術平臺的先進性和應用方案的成熟性，既要滿足阜陽同力實業(yè)有限責任公司的特殊業(yè)務需要和發(fā)展要求，同時要保證實施工作是可操作的和客戶化的。

　　1、實現財務業(yè)務一體化信息

　　孤島問題一直是困擾企業(yè)信息化建設的關鍵，有些企業(yè)局部都已實現計算機管理，但相互之間處于游離狀態(tài)，這種殘缺的信息化僅僅是使用計算機代替手工勞動，并沒有為先進管理方法的實施創(chuàng)造條件。實現財務業(yè)務一體化是阜陽同力實業(yè)有限責任公司信息化建設的第一步，也是信息化建設中最關鍵的問題。從硬件和軟件上保證財務業(yè)務的協同，在加強對企業(yè)資金流管理的同時，加強企業(yè)的物流控制，達到真正有效的經營運作控制。

　　2、設計最優(yōu)業(yè)務流程

　　用友U8管理軟件實現最長流程設計，最優(yōu)流程選擇。結合計算機環(huán)境下企業(yè)管理模式的新要求，綜合考慮企業(yè)的業(yè)務特點和企業(yè)軟、硬件條件，設計最優(yōu)業(yè)務流程。實現“信息集成、過程集成、功能集成”，實現“一張原始單據（銷售發(fā)貨單、銷售發(fā)票、采購入庫單、采購發(fā)票等）一次錄入，業(yè)務核算、統(tǒng)計核算、會計核算全部自動完成”；實現對業(yè)務過程的科學嚴格控制。

　　3、嚴格庫存管理

　　庫存是連接企業(yè)內外的樞紐，而且?guī)齑嬲加觅Y金情況直接關系到企業(yè)資金周轉問題。企業(yè)根據產品的生產工藝、材料定額和制造部門的生產計劃，科學進行材料采購，材料的收、發(fā)必須遵循嚴格的控制程序，在保證生產順利進行的同時，盡量減少庫存成本。

　　4、加強企業(yè)成本費用控制

　　借助項目管理、個人往來管理和部門管理，節(jié)省成本費用支出。以項目管理為手段加強對固定資產的管理，加強對現金收支的管理，對資金的來源和使用情況進行分析，減少不必要的開支；進行個人往來管理，利用個人往來將每筆業(yè)務所引發(fā)的資金管理落實到人；利用部門管理將各職能部門發(fā)生的費用進行控制和考核，在保證部門利益的情況下節(jié)約開支。

　　5、提供及時有效的決策信息

　　在強化采購、銷售、庫存等業(yè)務環(huán)節(jié)的管理和監(jiān)督的同時，實現對企業(yè)資源的動態(tài)管理，保證管理信息的傳遞和數據的一致性，為企業(yè)決策層提供及時有效的決策信息。

　　三、ERP項目在同力公司的組織與實施

　　1、同力公司在組織上、培訓上、宣傳上確保ERP項目的順利實施

　　（1）成立項目領導、實施組織機構

　　ERP項目在業(yè)內常被稱為“一把手工程”，項目籌備之初，考慮到工程投資大、周期長、風險高、涉及面廣等因素，經同力公司與用友公司協商，確定了雙方項目領導小組及項目實施小組成員，成立了以董事長為組長，總經理為項目經理，各分廠主要領導為小組成員的“同力公司ERP項目領導小組”，負責對項目實施做出決策性支持；從相關部門抽調熟悉本部門業(yè)務，有創(chuàng)新意識，協調能力強的同志組建以副總經理為主任的“同力公司ERP項目實施辦公室”，以具體落實實施過程中需要解決的問題。

　　項目實施期間，公司領導對項目給予了高度的重視，除定期聽取實施小組的項目實施情況匯報外，還親臨實施現場了解項目進展情況，并多次召開工作協調會，及時解決實施中遇到的難題，保證項目實施向縱深發(fā)展。

　　與此同時，為明確責任，做到千斤重擔人人挑，人人頭上有指標，確保項目如期建成并順利通過驗收，同力公司對相關責任人自上而下層層簽訂相應的責任書，做到任務到人，責任到人，并建立了風險保證金激勵機制。

　　由于組織合理，措施得當，在整個項目實施期間，基層的問題能夠迅速反饋，領導的決策能夠及時貫徹，這有力地保證了項目工作的順利開展。

　?。?）加大項目培訓、宣傳力度

　　ERP不是一個純技術產物，它的實質是通過先進的技術設備來體現現代的企業(yè)管理模式，因此認識到現存體制所存在的弊端，轉變企業(yè)管理的方法，對布署ERP項目有著決定性的意義。為此，在同力公司正式上馬ERP項目前，公司就在全體員工中對ERP理念進行了普及教育。項目啟動后，公司更是組織項目領導小組和項目實施小組成員赴合肥用友，參加了ERP管理理念培訓，力求在管理層和應用層形成能獨立運行的內部支持體系，同時組織人員積極利用公司廣播和內部刊物進行ERP管理理念宣傳，隨后又配合用友公司針對實施人員和最終用戶進行了專項培訓。這些工作的開展大大提高了企業(yè)全體人員對ERP項目的認識，促使大家轉變傳統(tǒng)的管理思想，主動投身到實施ERP項目的工作中去。

　　2、ERP項目的硬件實施

　　由于用友U8是一套企業(yè)級管理軟件，因此項目的實施就離不開網絡的架設。經用友公司實地考察并結合同力公司具體業(yè)務，最終決定采用星型結構化綜合布線系統(tǒng)來實現100兆高速數據傳輸，即以HP LH3000作為服務器，以HP E60作為備份服務器，將中心機房設在財務科，在廠區(qū)內鋪設五條光纜，采用主干多膜光纜（12芯）從中心機房連至機床廠，然后利用分線箱采用4芯多膜光纜與四個主營單位形成網絡拓撲，并與聯想開天2000等客戶端連接?？紤]到系統(tǒng)的開放性、靈活性、拓展性、經濟性，對公司辦公大樓內部節(jié)點（40個）采用PVC線槽，布AMP超五類非屏蔽UTP雙絞線，通過2臺28口主交換機與中心機房進行連接；分廠信息點（8個）用3臺8口交換機，通過光纖級聯到主交換機，整個局域網共有信息點48個。為防止斷電，所有微機均配備了山特不間斷電源（UPS）。

　　3、ERP項目的軟件實施

　　在軟件系統(tǒng)平臺的選用上，同力公司在HP LH3000服務器上采用了安全性、穩(wěn)定性、可操作性表現極佳的Windows2000 Advance Server，同時將HP E60服務器作為備份服務器，在客戶端則大量采用Windows2000 Professional，只有少量微機采用WinXP、Win98與服務器連接，所有賬套統(tǒng)一在雙服務器上進行備份并轉儲到光盤上妥善保管。

　　ERP作為一個企業(yè)資源管理系統(tǒng)，其靈魂是科學的管理思想，它高度集成企業(yè)信息，而這一切需要通過ERP軟件來得以體現。

　　此次同力公司實施ERP項目，共采用了用友U8系統(tǒng)的12個模塊，具體包括：總帳、應收應付、UFO報表、固定資產、工資、采購計劃、采購管理、銷售管理、庫存管理、存貨核算、財務分析、決策支持?？紤]到業(yè)務處理的不同，在機床廠、布廠、建材廠啟用了同力公司所購買的除固定資產外的所有模塊；彩印廠因業(yè)務單一（只對外承接勞務加工）所以只安裝了總帳、報表、財務分析、決策支持和工資處理模塊。

　　在軟件的實施上同力公司是分三步走的，即：數據準備階段、系統(tǒng)建立階段、后期調整及制度建設階段。

　　（1）數據準備階段

　　在項目的起步階段，實施小組主要是對前期掌握的資料作出進一步收集、整理。在實際工作中，雙方實施人員緊密配合，深入各廠了解情況，收集、整理了近百張內部使用單據，查閱了大量原始憑證，向有關人員詳細了解了企業(yè)業(yè)務流程，通過對物流、資金流、信息流的分析，掌握、論證、設計了組織結構、編碼方案、數據精度等一系列初始化參數，明確了需要錄入的靜、動態(tài)數據，針對現有流程中不科學的部分確定了業(yè)務流程重組方案（BRP），共同制定了《項目實施草案》。

　　當草案通過雙方項目領導小組的審查后，實施小組選用了元月份的數據對各廠模塊進行測試。。在對部分參數進行調整后，測試取得成功。通過測試，掌握了大量數據并據此確定了《項目實施方案》，在日后的實施過程中及時地對方案進行維護。

　　由于存貨的基礎信息量大，為掌握2002年元月1日時點的第一手準確數據，實施人員設計了《存貨盤點及推算表》，公司下發(fā)了《物資清查通知》，各單位密切配合，成立由廠長親自掛帥，財務、生產、倉儲等部門共同參與的物資清查小組，在不影響日常業(yè)務的前提下，調用大量人力加班加點展開了對全廠存貨的大盤點。截止3月25日，采用“倒擠法”最終推算出公司年初的存貨數。

　　為方便日常操作，實施人員還針對不同的崗位制定了詳細的《標準化操作手冊》，明確了各崗位日常業(yè)務在系統(tǒng)中要用到的功能模塊及操作方法，大大縮短了操作員對系統(tǒng)的適應期，提高了業(yè)務的處理速度。

　　（2）系統(tǒng)建立階段

　　在三月中旬完成軟件系統(tǒng)配置后，實施人員于當月底開始著手進行ERP系統(tǒng)的建立，即錄入期初數據，按計劃要求補錄各類原始單據。

　　同力公司下屬的織布廠主要從事坯布生產，在存貨品種、產品結構、生產工序、內部核算上都易于實現ERP管理，因此實施過程中所遇阻力相對較小。考慮到這些因素，系統(tǒng)建立決定從布廠開始。

　　建材廠、彩印廠、鑄造分廠由于規(guī)模較小，業(yè)務相對簡單，實施小組將這三個單位放在第二階段進行實施。

　　機床廠存貨品種繁多、產品結構龐大、生產工序多樣，因此實施小組將機床廠放在最后進行實施。

　　雙方實施人員首先按照《實施方案》創(chuàng)建布廠帳套并進行詳細初始化設置，具體實施過程如下：

　　①在會計科目的設置上充分考慮實際業(yè)務的需求，對應收帳款、在建工程等科目啟用了輔助核算功能，然后逐步建立了存貨、客戶、供應商、職員等一系列檔案。

　?、谠凇皯?、應付”中錄入期初數據。

　?、墼凇安少徆芾怼敝袖浫肫诔鯐汗篮推诔跤泿ぃa品結構模型。

　　④在“工資”模塊中建立計算公式，輸入員工工資數據。

　?、菰阡浫氪尕浀幕A數據，制定最高庫存、安全庫存等指標后，完成了“存貨核算”中對方科目的設置，并采用單到回沖對暫估數據進行核算。

　　⑥建立總賬

　?、邔FO報表公式進行設置，使期末會計報表達到自動生成的要求。

　?、嘣谙到y(tǒng)控制臺對人員權限進行設置與分配。

　　完成期初設置后，實施人員嚴格按照系統(tǒng)要求依次啟用各子模塊。

　　布廠子系統(tǒng)的順利啟用極大地鼓舞了公司全體干工成功實施ERP的信心，在公司召開會議，對布廠實施情況進行經驗總結后，其余三個單位除個別參數需要調整外，均按此步驟順利地對賬套進行了相應的設置。

　　通過對前一階段的工作進行分析和總結，四月中旬系統(tǒng)順利切換。

　?。?）后期調整及制度建設階段

　　如果僅僅滿足于ERP能夠運轉，那是遠不能達到用系統(tǒng)給企業(yè)帶來效益這一目標的。因此，同力公司及時召開會議，在肯定系統(tǒng)數據可視化，企業(yè)信息共享化等已取得成績的同時，強調要抓好企業(yè)信息化的后期建設工作。

　　隨后，項目實施辦公室將實施小組兵分兩路，一班人馬負責解決系統(tǒng)運行過程中反映出來的問題；另一班人馬負責系統(tǒng)的制度化建設。由于措施得當，對系統(tǒng)設計中存在的個別不合理參數很快得到調整（如細化產品結構，調整安全庫存）；一系列加強ERP項目管理的制度也紛紛出爐（如下發(fā)了《ERP系統(tǒng)維護制度》、《ERP項目管理辦法》、《ERP系統(tǒng)使用獎懲辦法》等制度），制定了工作人員信息化崗位，細化了人員權限，做到ERP項目日常工作有章可循。

　　為保證系統(tǒng)數據的準確性，公司以制度的形式規(guī)定每月需將系統(tǒng)反映的存貨明細賬與倉庫賬進行核對，如發(fā)現有誤應在三日內查明原因予以調整；對各類檔案的變更要求及時更新；各類手工單據在系統(tǒng)內得以反映的時間原則上不能超過三天。

　　通過這些措施的落實，使項目的日常業(yè)務很快走上了正軌。截止四月底，公司信息化系統(tǒng)內部賬與手工賬已保持同步，六月份開始使用采購計劃，會計憑證也自六月起由電腦打印。

　　為把工作做到實處，使系統(tǒng)給企業(yè)帶來更好的效益，九月底，同力公司開展了ERP項目自查活動，嚴把制度關，對工作中存在不合要求之處及時進行改進，力求讓系統(tǒng)早日為公司帶來可觀效益。

　　四、系統(tǒng)運用效益分析

　　眾所周知，任何企業(yè)經濟活動的目的是創(chuàng)造效益。同力公司ERP項目在時近半年的成功運行后，系統(tǒng)給企業(yè)所帶來的經濟利益已初現端倪，具體說來有如下幾點：

　　1、有效降低庫存，減少資金占用。

　　通過制定詳盡的庫存資料及產品結構資料，運用最高、最低、安全庫存，設置存貨預警等功能實行計劃采購，有效杜絕了盲目采購，避免造成庫存積壓，實現了庫存限量管理，加強了對庫存物資的管理力度，降低了存貨資金的占用，避免了浪費現象的發(fā)生，同時通過核對《收發(fā)存匯總表》使庫存與賬目保持一致，有效地控制了盤點誤差。

　　今年九月，布廠存貨占用資金與年初343萬元相比下降了40余萬元，下降比率11.66%；同期機床廠存貨資金占用也由年初的544.06萬元下降到518.71萬元，下降比例為4.66%。

　　2、強化資金管理，提高資金使用率。

　　通過ERP系統(tǒng)中各個模塊的有機結合，使企業(yè)形成完整的決策支持體系。公司領導能在財務分析與決策支持等功能應用中，及時地掌握企業(yè)資金運轉的準確情況，對企業(yè)經濟活動作出正確的判斷。公司財務部通過分析系統(tǒng)資金日報合理調配資金使用，緩解生產資金不足，提高資金利用率。

　　1-9月份，公司累計回籠資金2033.1萬元，同比增加682.51萬元，資金回籠率96.18％，同比上升1.77個百分點，其中：布廠98.46％，同比上升1.46個百分點，機床廠87.44％，同比上升1.57個百分點。

　　截止九月份，布廠在內部銀行倒掛28萬元，較年初的162萬元下降了134萬元；建材廠占用內行資金46.1萬元，較年初下降了82萬元，下降比例64%；機床廠生產經營實際占用資金704.15萬元，較上年同期的830.6萬元，減少了15.23%。

　　3、加強企業(yè)成本費用控制，有效降低成本。

　　在傳統(tǒng)的會計核算中，由于生產環(huán)節(jié)多，數據收集困難，工作量巨大，一直無法準確核算每道工序的成本，而此次ERP項目的實施使這種局面得到改觀。

　　通過應用信息共享和自動化技術，企業(yè)核算人員在降低勞動強度的同時提高了計算準確性。結合購銷存模塊，借助項目管理、往來管理、部門管理等手段，加強了對現金收支的管理，減少了不必要的開支。

　　機床廠主導產品16T沖床的1-9月份銷售成本為5759.01萬元，與去年同期相比成本降低97.19元/臺，從而增加利潤2.69萬元。

　　布廠1-9月份入庫坯布470.72萬米，較去年同期下降15萬米，在燃料成本增加，燃料消耗上升，工費增長，折舊大修費用增加等不利因素影響下，通過強化采購流程監(jiān)控，加大對供應商的管理力度，有效降低了主要原材料——棉紗的采購成本，從而使可比產品成本較上年同期不升反降，增加了產品的銷售毛利。1-9月份布廠實現利潤總額18.20萬元，同比增加利潤18.07萬元。

　　4、對應收、應付賬款的監(jiān)控能力大大加強。

　　由于更新了信息采集手段，加大了對企業(yè)資金流的控制。各類應收、應付款項通過信用額度、賬齡分析、欠款分析、收款預測等手段得到有效控制，減少了壞賬、呆賬所造成的不必要損失。在保持原有生產經營規(guī)模的情況下，資金占用的減少，減輕了企業(yè)資金使用費用，降低了企業(yè)經營風險，加速了企業(yè)的資金周轉速度，增強了企業(yè)生產經營的靈活性和面對市場的應變能力。

　　與年初比較，布廠應收賬款在扣除串戶待調整因素及匯款入帳時間差的因素外，應收帳款實際不足10萬元，較年初下降50%.機床廠應收帳款由上年同期的199.9萬元下降到本期的176.73萬元，下降了11.59%；其他應收款由上年同期的23.37萬元下降到本期的12.42萬元，下降了46.85%.建材廠應收帳款5.5萬元，較年初下降了7萬元，下降比例57%，其他應收款15.8萬元，較年初下降了8萬元，下降比例83%。

　　五、對企業(yè)管理產生的深遠影響

　　作為一種科學的企業(yè)管理理念，ERP的實施對同力公司在計劃、組織、管理、監(jiān)控企業(yè)的生產經營活動方面產生了重大的影響：

　　1、ERP它打破了企業(yè)延用多年的逐級上報的“金字塔”式管理模式，真正做到“數出一門，全廠使用”，使管理者在權限范圍內能迅速找到所需資料，部門間大量數據能夠得到及時共享，大大降低了部門間溝通的難度和成本，提高了部門工作效率，有效解決了“信息孤島”問題。

　　2、傳統(tǒng)物資流、資金流、信息流由不同部門進行記錄與核算，這造成了企業(yè)信息的重復和延遲，而在ERP系統(tǒng)中已對這些信息進行了整合，使管理者在了解物資流向的同時亦掌握資金的使用狀況。

　　3、解決了傳統(tǒng)管理模式中對事前、事中控制不力的問題，使有限的人力從繁瑣的日常核算中解脫出來，將更多的精力放在企業(yè)管理上，通過對數據進行分析，有力地支持了領導決策。

　　4、加大對客戶、供應商的管理，建立了詳細的客戶、供應商檔案，便于進行信用管理，避免客戶流失和不必要的壞賬損失。

　　5、運用現代科技，成倍提高工作效益。微機的廣泛使用提高了日常工作效率，實施ERP項目是一個龐大的系統(tǒng)工程，而且是一個全面推行企業(yè)現代化管理的變革，它給企業(yè)所帶來的直接與間接的效益不是彈指間所能完全體現的，因此，同力公司雖已啟用系統(tǒng)數月，但系統(tǒng)在企業(yè)良性化發(fā)展、提高市場競爭力等方面所發(fā)揮的作用還有待于日后在企業(yè)的生產經營過程中得以繼續(xù)體現。

　　參考文獻：

　　1、《中國會計電算化》雜志，2001.07期。

　　2、《中國會計電算化》雜志，2001.09期。

　　3、www.yeskey.com

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