審計(jì)檔案管理的內(nèi)容與方法

來源: 審計(jì)檔案編輯： 2004/04/01 15:48:37　　字體：大小

    檔案管理的內(nèi)容

    1.立項(xiàng)性文件材料有：審計(jì)通知書；審計(jì)工作方案；審計(jì)項(xiàng)目委托協(xié)議書（授權(quán)或委托審計(jì)通知書）；單位自查通知書；單位自查報(bào)告；被審單位基本情況；上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)本項(xiàng)目審計(jì)的指示和意見。

    2.證明文件性材料有：被審計(jì)單位情況表；審計(jì)承諾函；審計(jì)證據(jù)（審計(jì)取證，旁證材料）；審計(jì)工作底稿；依法做出審計(jì)結(jié)論的法規(guī)目錄或摘錄；上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)本項(xiàng)目問題處理的政策界限。

    3.結(jié)論性文件材料有：如審計(jì)報(bào)告，審計(jì)報(bào)告征求意見函，被審單位對(duì)審計(jì)報(bào)告的書面意見，有關(guān)審計(jì)項(xiàng)目的請(qǐng)示、報(bào)告、批復(fù)、批示等文件件材料，審定審計(jì)報(bào)告的會(huì)議紀(jì)要，審計(jì)意見書，審計(jì)決定，被審單位執(zhí)行審計(jì)意見或?qū)徲?jì)決定情況報(bào)告等。

    4.其他備查文件材料有：審計(jì)回訪，新聞報(bào)道，項(xiàng)目工作總結(jié)或經(jīng)驗(yàn)介紹。再具體細(xì)分還有很多內(nèi)容，如審計(jì)項(xiàng)目按其內(nèi)容劃分的有：財(cái)務(wù)收支審計(jì)業(yè)務(wù)檔案，經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計(jì)業(yè)務(wù)檔案，建設(shè)工程審計(jì)業(yè)務(wù)檔案，專項(xiàng)調(diào)查審計(jì)業(yè)務(wù)檔案，授權(quán)及委托審計(jì)業(yè)務(wù)檔案等；從審計(jì)檔案保管的期限上劃分：又分為永久（無(wú)期限）保存，長(zhǎng)期（時(shí)間為 16—50年）保存和短期（時(shí)間為15年以下）保存。

    審計(jì)檔案管理方法

    下面簡(jiǎn)要介紹三種操作方法：

    （一）傳統(tǒng)的檔案管理方法即手工操作法。傳統(tǒng)檔案管理方法即手工操作法是當(dāng)前審計(jì)檔案管理的一種主要方法，它要求檔案管理部門（人員）必須堅(jiān)持實(shí)行《檔案法》所規(guī)定的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，收集審計(jì)資料要齊全，立卷次序要規(guī)范。審計(jì)綜合人員在收集整理審計(jì)檔案資料時(shí)要認(rèn)真審核，按照具體審計(jì)項(xiàng)目的內(nèi)容進(jìn)行篩選歸類，如財(cái)務(wù)收支審計(jì)類，經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計(jì)類，建設(shè)工程審計(jì)類等，切忌“一鍋煮”和“打捆式”歸類。

    （二）審計(jì)檔案微機(jī)管理法。運(yùn)用微機(jī)管理檔案不僅能減輕檔案工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，提高工作效率，節(jié)省存放空間，保護(hù)檔案原件，還有利于保密和提高檔案工作質(zhì)量。

    （三）人工、微機(jī)相結(jié)合操作法。

    審計(jì)檔案的立卷，就是要把審計(jì)工作程序中形成的有參考和保存價(jià)值的文書資料，進(jìn)行收集整理、裝訂成卷，存放在指定位置。這一整套操作程序不僅手續(xù)繁雜，尤其過去手工抄寫審計(jì)檔案目錄，費(fèi)時(shí)費(fèi)力，有時(shí)還易出錯(cuò)，出了錯(cuò)更改非常困難。實(shí)行人工和微機(jī)相結(jié)合后，檔案管理人員只要將應(yīng)立卷審計(jì)檔案資料收集攏，實(shí)踐證明，通過人工和微機(jī)相結(jié)合處理的審計(jì)檔案，案卷既整齊規(guī)范，查找時(shí)一目了然，也為利用者提供了迅速、準(zhǔn)確、快捷的查找方式。

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