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會計電算化下內(nèi)部審計的影響及對策

來源: 王麗暉 編輯: 2009/02/23 10:57:16  字體:

  【摘要】 信息化浪潮的興起對企業(yè)內(nèi)部審計環(huán)境帶來了深刻的變化,給傳統(tǒng)審計工作帶來了一系列的影響。要完善會計電算化下內(nèi)部審計工作,必須要轉(zhuǎn)變審計觀念,建立健全內(nèi)部控制評價標(biāo)準體系,積極探索審計方法的創(chuàng)新,培養(yǎng)一支適應(yīng)電算化環(huán)境的審計隊伍。

  【關(guān)鍵詞】 審計;會計電算化;內(nèi)部控制

  經(jīng)濟技術(shù)的日新月異,信息化浪潮的興起對企業(yè)內(nèi)部審計環(huán)境帶來了深刻的變化。會計電算化信息系統(tǒng)在企業(yè)運用的日趨成熟,會計電算化信息系統(tǒng)內(nèi)部控制制度也隨著改變,呈現(xiàn)出自身的特點。現(xiàn)代企業(yè)審計不僅要利用計算機作為其審計手段,還要把計算機信息系統(tǒng)作為其審計的對象。同手工系統(tǒng)相比,計算機信息系統(tǒng)在信息處理流程、內(nèi)部控制、信息存儲介質(zhì)和存取方式等均發(fā)生了很大變化,對企業(yè)內(nèi)部審計的審計線索、審計標(biāo)準和準則、審計方法、審計人員的素質(zhì)等多方面都產(chǎn)生了影響。

  因此,重視對內(nèi)部控制的審計,是促進企業(yè)健全內(nèi)部控制制度,改善管理,減少損失浪費,提高經(jīng)濟效益亟待解決的重大課題。

  一、會計電算化下內(nèi)部控制的主要變化

  當(dāng)會計信息處理方式由手工向計算機、網(wǎng)絡(luò)處理轉(zhuǎn)變后,會計信息系統(tǒng)的內(nèi)部控制工作所面臨的環(huán)境發(fā)生了重大的改變。

  (一)傳統(tǒng)會計信息系統(tǒng)中嚴格的輸入制度在現(xiàn)有電算化會計信息系統(tǒng)中逐漸消失

  傳統(tǒng)會計信息系統(tǒng)通過憑證格式和傳遞程序的設(shè)計,在輸入過程中具有很強的控制功能。一旦發(fā)生錯弊,可以通過憑證追查線索。而電算化會計信息系統(tǒng)中,特別聯(lián)機實時操作系統(tǒng),終端操作者直接將業(yè)務(wù)內(nèi)容輸入主機,只留下肉眼無法識別的電子線索。在會計電算化信息系統(tǒng)中,由于EDI等電子商務(wù)貿(mào)易手段的使用,使業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)從交易對方的計算機直接通過網(wǎng)絡(luò)輸入電算化會計信息系統(tǒng),如果沒有適當(dāng)?shù)目刂坪褪跈?quán),錯弊會計信息就可進入系統(tǒng)內(nèi)部。

 ?。ǘ﹤鹘y(tǒng)的分工功能已無法適應(yīng)電算化會計信息系統(tǒng)內(nèi)部牽制的需要

  如傳統(tǒng)會計信息系統(tǒng)中,總賬與明細賬記錄工作應(yīng)分工進行,但在電算化會計信息系統(tǒng)中,這些記錄工作都由計算機所完成。又如啟動、批準、處理采購訂單、收到發(fā)票后登記入賬、自動打印付款憑證和轉(zhuǎn)賬等業(yè)務(wù)主要流程都可由計算機自動完成。所以在電算化會計信息系統(tǒng)的職責(zé)分工上,應(yīng)有不同的控制設(shè)計。例如設(shè)置不同的管理員權(quán)限,檢測本權(quán)限內(nèi)流程的輸入、處理和輸出,根據(jù)各子系統(tǒng)建立不同的儲存媒介等。

 ?。ㄈ嵭薪灰资跈?quán)執(zhí)行

  授權(quán)、批準控制是一種常見的、基礎(chǔ)的內(nèi)部控制,在手工會計系統(tǒng)中,對于一項經(jīng)濟業(yè)務(wù)的每個環(huán)節(jié)都要經(jīng)過某些具有相應(yīng)權(quán)限人員的簽章。但在計算機會計信息系統(tǒng)中,業(yè)務(wù)人員可利用特殊的授權(quán)文件或口令,獲得某種權(quán)利或運行特定程序進行業(yè)務(wù)處理。

 ?。ㄋ模╇娮訑?shù)據(jù)信息容易丟失、盜竊和被篡改

  這些肉眼無法識別的以電磁介質(zhì)為載體的數(shù)據(jù)在受熱、受潮或強電磁場下都會被損壞。除此以外,如無安全的防范措施,還可能面臨舞弊人員非法進入系統(tǒng),篡改或拷貝信息且不容易被發(fā)現(xiàn)。

 ?。ㄎ澹﹥?nèi)部審計對電算化系統(tǒng)的控制環(huán)境要求較高

  由于存在于電算化系統(tǒng)控制環(huán)境中的弱點能夠削弱每個財務(wù)應(yīng)用程序中控制的有效性,審計人員需要對其控制環(huán)境開展專門的評審。電算化系統(tǒng)不同于人腦,其按照一定的模式設(shè)定的程序,很容易在實踐過程中發(fā)生漏洞。因此,審計人員必須對控制環(huán)境進行有效的評估,以確定電算化系統(tǒng)總體控制中的控制強度、弱點和風(fēng)險。

  二、會計電算化對內(nèi)部審計的影響

  由于會計信息系統(tǒng)的內(nèi)部控制工作所面臨的環(huán)境發(fā)生了重大的改變,給傳統(tǒng)審計工作帶來了一系列的影響,其具體表現(xiàn)在以下幾個方面:

 ?。ㄒ唬徲嬀€索的影響

  審計線索對審計來說是極為重要的,審計過程中審計人員正是通過跟蹤審計線索審核有關(guān)的經(jīng)濟業(yè)務(wù),收集審計證據(jù)的。在手工數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)中,存在著大量的肉眼可見的審計線索。例如,大量的原始憑證、記賬憑證、總賬、明細賬、匯總表等形成一條明顯的審計線索。審計人員可以從最初的會計憑證開始,對經(jīng)營過程中的業(yè)務(wù)活動進行追查,一直到形成最終結(jié)果為止,也可以從會計科目余額開始,逆向追查,一直追溯到原始單據(jù),從而形成了順向和逆向等審計方法。對手工數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)的審計,就建立在這種肉眼直接可見的審計線索之上。但在電子數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)中,紙質(zhì)載體消失了,取而代之的是以計算機語言存儲在物理磁盤上的會計信息。這種會計信息,審計人員不能夠直接閱讀,而必須通過相應(yīng)的財務(wù)軟件才能識別。因此,經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生過程中所有的線索全部由計算機處理,傳統(tǒng)的審計模式已經(jīng)不適應(yīng)現(xiàn)代方式,從客觀上促使審計方式向電算化轉(zhuǎn)變。

 ?。ǘ徲嫎?biāo)準和準則的影響

  由于電算化系統(tǒng)下的審計與傳統(tǒng)模式相比,工作的內(nèi)容、對象、手段都發(fā)生了深刻的變化,因此傳統(tǒng)審計模式中的方法和程序也就很難移植到電子系統(tǒng)下。2006年,財政部發(fā)布了48項注冊會計師審計準則,從根本上實現(xiàn)與國際接軌。但是,上述準則中,并沒有專門針對電算化會計系統(tǒng)擬定的內(nèi)容。在國外,美國執(zhí)業(yè)會計師協(xié)會1984年發(fā)布的《計算機處理對檢查財務(wù)報表的影響》,國際會計師聯(lián)合會1984年公布的《國際審計準則15——電子數(shù)據(jù)處理環(huán)境下的審計》、《國際審計準則16——計算機輔助審計技術(shù)》等,都是對電算化會計系統(tǒng)下的審計所發(fā)布的一系列文件。在我國往往是經(jīng)濟立法滯后于經(jīng)濟事項,因此審計單位必須自己在實踐工作中摸索和總結(jié)適合新情況的審計標(biāo)準和工作規(guī)范。

 ?。ㄈ徲嬋藛T的影響

  由于計算機的普遍應(yīng)用,審計的各方面都發(fā)生了很大變化,使審計人員面臨諸多新的難題。審計線索的改變,無法實施跟蹤審計;內(nèi)控制度的變化,審計人員可能由于不懂電算系統(tǒng)的特點而不能識別和審查其內(nèi)控制度;審計技術(shù)的改變使原有的審計方法難以進行審計工作。這就要求審計人員應(yīng)具備以下素質(zhì):一是掌握一定的計算機知識和應(yīng)用技能。計算機作為審計的重要輔助工具和審查對象,是否了解它,是否熟練掌握它直接影響到審計的工作效率和審計結(jié)論的得出,影響到審計職能能否得到充分發(fā)揮。二是拓寬知識面,加強業(yè)務(wù)知識,提高審計技能。隨著計算機的應(yīng)用,審計技術(shù)的提高,審計工作效率必將大大提高,不能局限于原有的項目,必須開拓新的內(nèi)容,以期發(fā)揮審計的更大效能。這必然要求審計人員具有更寬的知識面,更加熟悉業(yè)務(wù),才能把審計工作做得更好。三是掌握一定的現(xiàn)代信息處理方法和管理技術(shù)。

 ?。ㄋ模徲嫹椒ǖ挠绊?/p>

  傳統(tǒng)模式下審計主要采用核對賬目、核對憑證、函證等多種方式,而這些方式在電算化系統(tǒng)下有些將會失去效果。因為在信息系統(tǒng)中,原始憑證、記賬憑證、會計報表只是同一個數(shù)據(jù)庫中不同方式的輸出而已,這些會計信息的正確與否,主要取決于計算機系統(tǒng)功能的正確性。因此,在電子系統(tǒng)下進行審計時,首先要評估被審計單位的內(nèi)部控制機制,即電算化系統(tǒng)的可靠性。審計人員有必要采用專業(yè)軟件,來測試電子系統(tǒng)的穩(wěn)定性和計算結(jié)果的正確性。同時,對于記賬軟件的各個模塊和流程也必須要進行跟蹤,必要時要進行手工復(fù)核。只有正確的會計系統(tǒng)才能夠得到正確的財務(wù)數(shù)據(jù)。由此可見,新時代的內(nèi)部審計已經(jīng)不僅僅涉及到財務(wù)知識,而是信息技術(shù)、財務(wù)手段、環(huán)境評估等多學(xué)科綜合知識共同采用的技術(shù)方法。

  三、完善會計電算化下內(nèi)部審計的對策建議

  在我國,會計電算化下內(nèi)部審計工作仍處于探索階段,沒有一套成型的專業(yè)規(guī)范,沒有形成一支能夠全面開展電算化會計信息系統(tǒng)內(nèi)部審計業(yè)務(wù)的人才隊伍,已經(jīng)危及到了審計行業(yè)的生存。要完善會計電算化下內(nèi)部審計工作,筆者提出以下對策建議。

 ?。ㄒ唬┺D(zhuǎn)變審計的觀念

  觀念也就是認識,認識決定行為。內(nèi)部審計除了查錯糾弊外,更重要的是要找到工作中的漏洞從而促使相關(guān)人員改進流程。現(xiàn)代企業(yè)是個復(fù)雜的系統(tǒng),除了會計系統(tǒng)外,還存在著銷售、采購、人力資源等各方面的電子系統(tǒng),而上述系統(tǒng)之間則是緊密相連。只有樹立全面審計的觀念,而不是僅僅只局限于財務(wù),才能真正做好會計電算化系統(tǒng)下的審計工作。要從全局的觀念來進行審計,通過對會計電子系統(tǒng)的查漏補缺,從而推動企業(yè)經(jīng)營的其他環(huán)節(jié)發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。審計的任務(wù)就是去建立和完善制度,以制度來約束企業(yè)的管理者和各個崗位。

  (二)建立健全內(nèi)部控制評價標(biāo)準體系

  會計內(nèi)部控制的目標(biāo)是保證企業(yè)資產(chǎn)的安全性和會計記錄與信息的可靠性,這既是手工會計又是電算化會計的內(nèi)部控制目標(biāo)。

  1.資產(chǎn)安全性。會計控制是為保護企業(yè)資產(chǎn)安全、防止由經(jīng)營業(yè)務(wù)的執(zhí)行和記錄而引起資產(chǎn)的損失所采取的措施。資產(chǎn)安全性的會計控制包括資產(chǎn)控制和業(yè)務(wù)執(zhí)行控制。資產(chǎn)控制一般可分為貨幣資金控制、存貨控制、債權(quán)控制、固定資產(chǎn)控制。這類控制包括實物控制和相應(yīng)的會計記錄的控制,后者涉及到電算化會計記錄的數(shù)據(jù)準確性和完整性。

  2.?dāng)?shù)據(jù)準確性和完整性。要確保電算化系統(tǒng)所提供的各種輸出會計信息(包括會計憑證、會計賬簿、會計報表等)是準確和完整的,應(yīng)當(dāng)采取如下的控制:會計軟件正式啟用前(包括對在用會計軟件修改后再啟用)的評審和批準控制;會計數(shù)據(jù)的輸入控制、處理控制和輸出控制;會計數(shù)據(jù)的存取控制;電子會計檔案(包括磁盤數(shù)據(jù)文件、會計軟件及有關(guān)的資料)保護控制。

  3.計算機系統(tǒng)安全性。計算機硬件設(shè)備和機房管理的安全措施,會計電算化系統(tǒng)的有關(guān)人員的職能分工措施,以及會計數(shù)據(jù)的通訊安全措施這三種控制措施是確保電算化會計系統(tǒng)安全的基本前提。計算機系統(tǒng)的安全性也涉及系統(tǒng)軟件、會計軟件以及會計數(shù)據(jù)的安全保護。

  4.合理性。這是指會計控制的有效性和效益性。

  5.系統(tǒng)外部監(jiān)督。企業(yè)內(nèi)部建立獨立的監(jiān)督計算機會計數(shù)據(jù)處理的機制,啟用新系統(tǒng)實行外部評審和批準。

  通常審計人員可根據(jù)上述五要素來評價內(nèi)部控制系統(tǒng),實際上,內(nèi)部控制評價標(biāo)準體系是由一些評價準則及其度量指標(biāo)組成的。不同時期的不同企業(yè)有特定的評價標(biāo)準體系,以此適應(yīng)各類企業(yè)內(nèi)部控制評價。

 ?。ㄈ┓e極探索審計方法的創(chuàng)新

  審計環(huán)境的變化,客觀上要求審計方法也要創(chuàng)新,審計過程中所產(chǎn)生的信息流如同審計基本程序一樣,要有條不紊,秩序井然。在審計過程中,既有計算機數(shù)據(jù),也有紙質(zhì)的賬冊、憑證。由于內(nèi)審人員都是企業(yè)內(nèi)部人員,對于經(jīng)營情況比較熟悉,因此可以采用計算機抽樣或者建立數(shù)據(jù)模型來輔助審計。電算化對于抽樣和取數(shù)與手工相比,具有相當(dāng)大的優(yōu)勢。這樣就可以使審計人員從簡單的重復(fù)勞動中解放出來,通過現(xiàn)代手段,找到審計的關(guān)鍵點和線索。通過計算機的海量搜尋,可以進一步擴大和延伸審計范圍,從而可以抽取足夠多的樣本。國家審計總署推行的“金審工程”,即從單一的事后審計轉(zhuǎn)變?yōu)槭潞髮徲嬇c事中審計相結(jié)合,從單一的靜態(tài)審計轉(zhuǎn)變?yōu)殪o態(tài)審計與動態(tài)審計相結(jié)合,從單一的現(xiàn)場審計轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)場審計與遠程審計相結(jié)合,這也是企業(yè)內(nèi)部審計結(jié)合信息化技術(shù)后需要達到的目標(biāo)。特別是在信息技術(shù)滲透到企業(yè)經(jīng)營的每個環(huán)節(jié)后,給審計的方法創(chuàng)新提供了可能,要充分運用數(shù)學(xué)方法、統(tǒng)計方法、會計方法、控制方法等多學(xué)科來交叉進行,從而達到發(fā)現(xiàn)問題、分析問題和解決問題的目的。

 ?。ㄋ模┡囵B(yǎng)適應(yīng)電算化環(huán)境審計隊伍

  開展電算化會計信息系統(tǒng)審計需要一批既掌握現(xiàn)代審計理論與實務(wù)又了解計算機技術(shù)的復(fù)合型知識結(jié)構(gòu)的專業(yè)人才。目前審計署干部培訓(xùn)中心開展的注冊信息系統(tǒng)審計師培養(yǎng)及與之相關(guān)的在審計人員中進行的計算機知識的培訓(xùn)工作,正是為了適應(yīng)這一現(xiàn)實需要。但從目前的人員數(shù)量和知識結(jié)構(gòu)上看,還遠遠達不到要求。人才短缺是制約內(nèi)審工作發(fā)展的關(guān)鍵所在,由于計算機審計涉及到多學(xué)科,大多數(shù)企業(yè)的現(xiàn)有人員僅僅具備的是某一方面的技能,缺乏綜合運用的能力。同時,由于業(yè)務(wù)系統(tǒng)和會計準則也在處于不斷的變化當(dāng)中,審計人員的專業(yè)知識跟不上環(huán)境的變化,仍然停留在較低的水準。審計部門應(yīng)該通過內(nèi)部交流,外部培訓(xùn),采取引進來和走出去的方式,通過多種途徑,提高對信息技術(shù)的認識,加深對審計的理解??傊?,只有具有專業(yè)素質(zhì)和多學(xué)科背景的人才,才能真正做好審計工作。

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責(zé)任編輯:小奇

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