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審計(jì)業(yè)務(wù)電子檔案(以下簡稱電子檔案)是審計(jì)檔案的數(shù)字化形態(tài)。其制作過程大抵可以分為四個(gè)階段:即資料收集整理階段、資料數(shù)字化階段、資料整理編輯階段、刻錄光盤階段。
一、審計(jì)項(xiàng)目資料的收集整理
一是傳統(tǒng)原始資料的收集。與傳統(tǒng)業(yè)務(wù)檔案一樣,原始資料是電子檔案制作的基礎(chǔ)性工作。從資料的形態(tài)屬性來說,它包括紙質(zhì)資料和制作圖片、音頻、視頻所需的原始資料(模擬方式的照片、錄音帶、錄像帶等等),其中紙質(zhì)資料是電子檔案原始資料的主體。紙質(zhì)資料是指審計(jì)過程中形成的以紙為載體的所有文書。在審計(jì)項(xiàng)目實(shí)施過程中,立卷責(zé)任人要隨著審計(jì)程序各個(gè)環(huán)節(jié)的完成,及時(shí)收集三大類審計(jì)文書:審計(jì)實(shí)施類文書,包括原始工作底稿、分項(xiàng)目工作底稿、匯總工作底稿、審計(jì)證據(jù)、取證清單、審計(jì)報(bào)告等;審計(jì)項(xiàng)目管理類文件,包括審計(jì)方案、復(fù)核意見、審計(jì)決定、審計(jì)意見采納情況等;審計(jì)項(xiàng)目往來文件,包括審計(jì)過程中與上級機(jī)關(guān)、本級政府、各有關(guān)部門之間的請示、報(bào)告、批示、復(fù)函等。重要的工作和物證現(xiàn)場、上級領(lǐng)導(dǎo)檢查指導(dǎo)項(xiàng)目場景所拍攝的照片,證人證言以及聽證會(huì)實(shí)錄等音視頻資料,也可以作為制作電子檔案的原始性資料來收集。在收集齊全的基礎(chǔ)上,還應(yīng)對全部材料進(jìn)行篩選和鑒別,以保證電子檔案既完整又精煉。
二是項(xiàng)目電子資料的收集。電子資料是指審計(jì)過程中以電子計(jì)算機(jī)形成的文檔、圖表,以數(shù)碼照相機(jī)、數(shù)碼攝像機(jī)、數(shù)碼錄音機(jī)形成的數(shù)碼照片、音視頻資料,計(jì)算機(jī)輔助審計(jì)時(shí)采集的審計(jì)數(shù)據(jù)、分析利用原始數(shù)據(jù)時(shí)產(chǎn)生的計(jì)算機(jī)文件等。由于電子資料本身就是數(shù)字化生成和存儲(chǔ)的,制作電子檔案可以直接調(diào)用?;陔娮淤Y料存在形態(tài)的特殊性,立卷責(zé)任人應(yīng)注意做到隨時(shí)收集,隨時(shí)整理,專門儲(chǔ)存,搞好保密,同時(shí)做好備份。
二、審計(jì)業(yè)務(wù)資料的數(shù)字化
資料數(shù)字化是對傳統(tǒng)原始資料而言。由于傳統(tǒng)原始資料以常規(guī)的物質(zhì)形態(tài)存在,要讓它成為能被計(jì)算機(jī)識別的數(shù)字信號進(jìn)而制作電子檔案,必須有一個(gè)數(shù)字化的過程。對不同形態(tài)屬性的傳統(tǒng)原始資料,其數(shù)字化過程大概有以下幾種:報(bào)告表格的OCR識別,照片的掃描輸入,錄音帶、錄像帶的數(shù)字采集等。
一是OCR文字圖表識別。文字圖表的OCR識別是制作電子檔案的一項(xiàng)量大、繁瑣但又十分重要的工作。目前,對于審計(jì)過程中形成的規(guī)范印刷和打印的文書圖表,可以通過“尚書”、“清華”等比較成熟的OCR軟件轉(zhuǎn)化為計(jì)算機(jī)文檔。
二是照片、原件的掃描。重要的工作和物證現(xiàn)場照片、上級領(lǐng)導(dǎo)檢查指導(dǎo)項(xiàng)目時(shí)拍攝的場景照片,需要利用掃描儀掃描成圖片文件歸檔。審計(jì)檔案中有一些資料,如有關(guān)黨政領(lǐng)導(dǎo)對審計(jì)報(bào)告的批示、審計(jì)意見采納情況的文件、原始工作底稿、分項(xiàng)目工作底稿、取證材料清單等不宜以文字形式歸入電子檔案的,也可以掃描成圖片歸檔,以反映文件的原始面貌,做到真實(shí)可信。
三是音頻、視頻的采集。對審計(jì)過程中形成的錄音帶、錄像帶,證人證言及聽證會(huì)紀(jì)錄等音頻、視頻資料,可以通過數(shù)字采集卡把它轉(zhuǎn)化為計(jì)算機(jī)音視頻文件。這將更增加審計(jì)檔案的真實(shí)性和完整性,是傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案所無法比擬的。
三、資料整理編輯
一是定制模版。模板是體現(xiàn)電子檔案內(nèi)在體系、組織承載資料的平臺。模版應(yīng)當(dāng)以上級業(yè)務(wù)機(jī)關(guān)規(guī)定的格式和內(nèi)容為基準(zhǔn),并且根據(jù)電子檔案的特色和電子(包括經(jīng)過數(shù)字化的)資料的需要來定制。模板格式以*.Htm為宜,制作工具是Microsoft公司的Frontpage編輯軟件。電子檔案的模板,首先,要按照審計(jì)署頒布的《審計(jì)機(jī)關(guān)審計(jì)檔案工作準(zhǔn)則》對檔案內(nèi)容和卷內(nèi)順序的規(guī)定制定;其次,科學(xué)合理地組織相關(guān)資料;第三,界面和操作使用的設(shè)計(jì)均要體現(xiàn)友好性。
根據(jù)上述要求,模板制作時(shí)首先要按三大類審計(jì)文書劃分三個(gè)單元。并根據(jù)電子資料的文件屬性構(gòu)建以審計(jì)報(bào)告為中心的審計(jì)項(xiàng)目文檔體系,把審計(jì)工作報(bào)告、審計(jì)小組報(bào)告、審計(jì)決定書、審計(jì)意見書、審計(jì)方案、審計(jì)通知書等文檔串接起來;在適當(dāng)部位插入圖片縮略圖模塊,把匯總工作底稿、分項(xiàng)目工作底稿、原始工作底稿、取證清單、送達(dá)回證、雙向承諾書、證詞、上級領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)項(xiàng)目的場景、重要的工作和物證現(xiàn)場、聽證會(huì)記錄等圖片資料串接起來;在適當(dāng)部位插入鏈接,把證言、聽證會(huì)錄音錄像等音視頻資料、計(jì)算機(jī)輔助審計(jì)的原始數(shù)據(jù)、分析利用原始數(shù)據(jù)時(shí)產(chǎn)生的計(jì)算機(jī)文檔表格等歸集起來。在模板中,適當(dāng)運(yùn)用“書簽”工具設(shè)計(jì)好跳轉(zhuǎn)回接,運(yùn)用“背景色”、“字體色”等工具,可以格式化、美化檔案頁面,增加電子檔案操作應(yīng)用的友好性。但要注意“字體”不能隨意設(shè)置,原因首先是字體花里胡哨會(huì)影響電子檔案的嚴(yán)肅性和規(guī)范性,其次是由于在最終顯示時(shí)字體是由用于瀏覽的計(jì)算機(jī)所決定的。
二是整理鏈接資料。
考慮到電子文件在電子檔案中顯現(xiàn)的規(guī)范和快捷,Microsoft Word所形成的文檔*.Doc和Microsoft Excel所形成的表格*.Xls需要轉(zhuǎn)換成網(wǎng)頁*.Htm格式。轉(zhuǎn)換直接應(yīng)用Word或 Excel中的“文件--另存為HTML”命令,而后在Microsoft Frontpage中進(jìn)一步編輯。電子檔案編輯的最后一步,是將網(wǎng)頁、圖像等資料與模板掛接起來。對于一般性網(wǎng)頁,只需要做好鏈接即可;至于圖片資料,則需要制成縮略圖,瀏覽器軟件將自動(dòng)把縮略圖與源圖片鏈接起來。
四、刻錄光盤
經(jīng)過以上步驟,電子檔案基本完成。但是,制作電子檔案的目的是為了便于向上級審計(jì)機(jī)關(guān)報(bào)送和檔案永久保存,必須要有合適的載體來存儲(chǔ)。CD-R光盤標(biāo)準(zhǔn)存儲(chǔ)空間為650M,可以讀取萬次以上,保存期長達(dá)百年,價(jià)廉物美、經(jīng)久耐用、便于攜帶,最適合作為存儲(chǔ)電子檔案的載體。當(dāng)然,為了保證刻錄的性能和速度,降低刻錄失敗的風(fēng)險(xiǎn),計(jì)算機(jī)軟硬件配置應(yīng)當(dāng)盡可能高。
光盤刻錄過程需要注意三點(diǎn):一是網(wǎng)頁、音頻、視頻和其他格式的文件混合刻錄,由于音、視頻文件的發(fā)聲要求刻錄音軌,所以在確定光盤格式時(shí)不要選擇“資料光盤”格式而應(yīng)當(dāng)選擇“音樂光盤”格式。二是如果檔案中沒有音、視頻資料,不需要音軌的,可以直接在Windows資源管理器中用“復(fù)制”、“粘貼”的方式刻錄,刻錄音軌在Easy CD Creator的“音樂光盤配置”中進(jìn)行,操作方法與“資源管理器”類似。三是為了確保成功率,刻錄光盤時(shí)不要進(jìn)行其他的計(jì)算機(jī)操作,并從內(nèi)存中卸載防火墻、自動(dòng)運(yùn)行伺服器等不需要的軟件,盡量減少對系統(tǒng)資源的占用。有條件的可以安裝雙操作系統(tǒng),利用一個(gè)干凈利落的系統(tǒng)專門進(jìn)行光盤刻錄。
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