摘要：學(xué)院辦公室作為學(xué)校管理的基層單位,是學(xué)院工作的窗口。辦公室管理人員的水平?jīng)Q定著辦公室管理工作的水平。本文詳細(xì)分析了提高學(xué)院辦公室管理人員素質(zhì)的途徑。

　　一般地講,辦公室管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)越高,則辦公室管理工作的質(zhì)量也越高,相反的,則越低,可以說,辦公室管理人員的水平?jīng)Q定著辦公室管理工作的水平。但目前高校辦公室因為種種原因還存在著一些管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)不高的問題。因此,如何提高辦公室管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)就成為當(dāng)前高校辦公室急需解決的問題。筆者認(rèn)為,提高學(xué)院辦公室管理人員素質(zhì)可以從以下幾個方面做工作。

　　一、加強學(xué)習(xí)意識,提高個人修養(yǎng)

　　學(xué)習(xí)是接受新事物的重要途徑,事業(yè)要發(fā)展、素質(zhì)要提高就必須樹立終身學(xué)習(xí)的理念,勤于思考,善于總結(jié),不斷提高自身各方面修養(yǎng),以適應(yīng)事業(yè)發(fā)展的新形勢,適應(yīng)現(xiàn)代化建設(shè)的新要求。一要加強政治理論學(xué)習(xí),辦公室人員要具備辨別政治是非和理論聯(lián)系實際的能力,要熟悉現(xiàn)階段改革發(fā)展的基本思路和方針、政策,還要具有堅定的政治信念。二要加強法律法規(guī)學(xué)習(xí),具備很強的依法行政觀念和較強的依法行政能力。辦公室是綜合部門,不僅要自己學(xué)法、懂法,而且要督促其他部門依法辦事,提高整個單位的依法行政水平。三要加強業(yè)務(wù)知識的學(xué)習(xí)。除具備扎實的業(yè)務(wù)功底、一定的組織管理能力和社會交往能力外,還要會熟練地使用和操作辦公自動化系統(tǒng),不斷加快知識更新和實踐經(jīng)驗積累。四要完善知識結(jié)構(gòu)。既要掌握一定的科學(xué)文化知識,又要熟悉政治理論和政策法規(guī);既要有干好辦公室工作的專業(yè)知識,又要有行政管理、公共關(guān)系學(xué)等相關(guān)知識;既要了解當(dāng)前國際問題和世界格局,又要了解國情,了解我國政治、經(jīng)濟、科技文化等方面的發(fā)展情況,符合復(fù)合型人才的要求。辦公室工作需要大家的團結(jié)協(xié)作,開拓進取、吃苦耐勞,只有樹立了埋頭苦干、不計名利、甘于寂寞和奉獻精神,才能從事業(yè)中找到支撐點、獲得成就感。

　　二、提高服務(wù)意識,注重服務(wù)的主動性

　　辦公室作為貫徹領(lǐng)導(dǎo)決策、反饋群眾意見、綜合協(xié)調(diào)內(nèi)外、督促檢查工作的中樞機構(gòu)。服務(wù)意識是每一位工作人員在平時的工作中所必須具備的。在具體的工作中首先要變被動服務(wù)為主動服務(wù)。要立足于改革和發(fā)展的大局,圍繞中心工作,增強工作的主動性、預(yù)見性和計劃性,凡事想的遠一點,謀的深一點,既想領(lǐng)導(dǎo)之所想,更要想領(lǐng)導(dǎo)之未想,為領(lǐng)導(dǎo)決策提供素材。二要逐步實現(xiàn)由事務(wù)型服務(wù)向政務(wù)型服務(wù)轉(zhuǎn)變。通過辦文、辦會、辦事這三個重點環(huán)節(jié),為領(lǐng)導(dǎo)把好工作程序關(guān)、文件質(zhì)量關(guān)和依法行政關(guān)。要牢固樹立為改革服務(wù)、為發(fā)展的思想,強化創(chuàng)新意識,發(fā)揚銳意進取、勇于創(chuàng)新的精神,根據(jù)新形勢新任務(wù)的要求,積極主動地想問題、謀思路,不但要善于發(fā)現(xiàn)問題、提出問題,更要在求真務(wù)實和創(chuàng)造性的執(zhí)行中解決問題。

　　三、提高協(xié)調(diào)能力,確保政令暢通

　　綜合協(xié)調(diào)能力的高低是辦公室工作人員綜合素質(zhì)的重要體現(xiàn)。綜合協(xié)調(diào)貫穿于辦公室工作的各個方面,這個作用發(fā)揮的好不好,關(guān)系到工作能否高效運轉(zhuǎn)。辦公室工作是承上啟下的橋梁和紐帶,要按照各級領(lǐng)導(dǎo)的意圖和要求思考、籌劃、安排和處理問題,協(xié)調(diào)各方面關(guān)系,統(tǒng)一思想,形成共識。更要協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)抓工作部署,抓科學(xué)決策,抓工作落實,同領(lǐng)導(dǎo)保持一致,確保政令暢通。做好協(xié)調(diào)工作,要求我們必須了解全局、熟悉教學(xué)規(guī)律,按程序辦事,提高辦事效率,在日常工作中體現(xiàn)創(chuàng)新。圍繞本單位工作重點,既要按部就班,踏實工作,又要未雨綢繆,獻計獻策。在重大問題的處理上,要增強敏銳性,發(fā)揮“主心骨”作用。重大會議、重大活動的安排上,要不斷提高工作計劃性,做到長計劃,短安排,計劃性和靈活性相結(jié)合。辦公室工作無小事,既要嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致地做好每一個環(huán)節(jié)的工作,又要努力防止和克服求穩(wěn)怕變、求穩(wěn)怕亂的思想,以創(chuàng)新的精神,深入研究新情況,不斷解決新問題,努力拓寬新思路。

　　四、樹立協(xié)作意識,形成管理團隊

　　辦公室工作好壞,體現(xiàn)著人員間配合與協(xié)調(diào)與否,只有經(jīng)常進行溝通、主動配合,思想上同心,目標(biāo)上同向,工作上同干,才能做到同舟共濟,形成合力,體現(xiàn)整體形象,發(fā)揮整體優(yōu)勢,增強整體戰(zhàn)斗力。在管理上要推行人性化管理,其目的就是通過最大限度發(fā)揮個體作用,形成整體活力,更好的推進工作。為此,要從三個方面加以認(rèn)識。一要挖掘潛能。辦公室工作具有特殊性和較強的專業(yè)性,從人員文化素質(zhì)、年齡結(jié)構(gòu)、身體條件、辦事能力、性格特點上分析各有不同。堅持以人為本、推行人性化管理,就是通過認(rèn)真了解每一個人的想法,掌握每一個人的特點,發(fā)揮每一個人的特長,激發(fā)每一個人的潛能,使每一個崗位人員個體作用得以充分展示和發(fā)揮,促進工作不斷創(chuàng)新。二要激發(fā)活力。辦公室是服務(wù)、協(xié)調(diào)的綜合機構(gòu),涉及的事務(wù)紛繁復(fù)雜,從事的工作枯燥繁瑣。唯有在辦公室采取“人性”的方式方法強化管理,努力營造尊重勞動、尊重知識、尊重人才、尊重創(chuàng)造的氛圍,為人的全面發(fā)展創(chuàng)造良好的政策環(huán)境、工作環(huán)境和生活環(huán)境,才能讓每一個人愛崗敬業(yè),愉快的工作,充分展現(xiàn)自己的才能,始終保持健康向上、積極進取的精神面貌。三要推進工作。管理的目的在于優(yōu)化,在于更好。一個服務(wù)優(yōu)、效率高、運轉(zhuǎn)正常的辦公室,能夠充分體現(xiàn)人員水平、展現(xiàn)整體形象、密切干群關(guān)系、擔(dān)負(fù)起黨和群眾的橋梁紐帶作用。在辦公室推行人性化管理,要充分尊重個人,積極引導(dǎo)個人在集體中充分發(fā)揮能力,努力為推進辦公室各項工作,塑造良好形象,堅持可持續(xù)發(fā)展,做出應(yīng)有貢獻。

　　五、開展培訓(xùn)活動,提高業(yè)務(wù)素質(zhì)

　　從單位來講,要加強各種形式的培訓(xùn)活動。一是積極派出辦公室管理人員參加相關(guān)的培訓(xùn)班等;二是單位內(nèi)部可以定期舉辦一些辦公室管理人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)班,請富有經(jīng)驗的老辦公室管理人員講述一些辦公室管理工作中常常出現(xiàn)的一些問題或讓大家相互討論、進行交流;三是鼓勵辦公室管理人員從事專業(yè)學(xué)術(shù)研究并經(jīng)常和外界保持聯(lián)系,多參加一些社會上的學(xué)術(shù)交流活動,開闊視野,將辦公室管理工作做好。

　　六、樹理信息意識,適應(yīng)時代要求

　　信息是領(lǐng)導(dǎo)的“耳目”,積極收集和報送各種信息資料,為領(lǐng)導(dǎo)及時了解和掌握情況,做出科學(xué)決策提供較好的服務(wù)。在認(rèn)真研究形勢、鉆研業(yè)務(wù)的基礎(chǔ)上,快捷、及時、有針對性地,對領(lǐng)導(dǎo)關(guān)注的重點問題、事關(guān)大局的重要情況、重要的社情民意,重大突發(fā)性事件,做出反應(yīng),準(zhǔn)確反饋信息。信息工作是在認(rèn)真總結(jié)經(jīng)驗,主動查找不足中進行的,要針對領(lǐng)導(dǎo)決策之所需,站在全局的高度,多方面、多層次對問題進行研究,廣開思路,收集信息,使其盡量全面地反映工作的復(fù)雜性與迅變性。真實性是信息的生命,要實事求是,喜憂兼報。要加強對信息的宏觀綜合,提煉出有參謀、咨詢、決策價值的高質(zhì)量信息。要善于發(fā)現(xiàn)新信息,把握事物發(fā)展的趨勢,搶占先機,為領(lǐng)導(dǎo)正確判斷形勢,科學(xué)決策提供高質(zhì)量的信息參考服務(wù)。

　　參考文獻

　　1. 李笑.辦公室主管實用手冊[M].北京:經(jīng)濟管理出版社. 2005.

　　2. 高文潮. 新形勢下高校教學(xué)基層單位辦公室工作的幾點思考[J]. 中國科教創(chuàng)新導(dǎo)刊. 2008,(23):225.

　　3. 朱月華. 高校二級學(xué)院辦公室管理若干問題的思考[J]. 高教論壇. 2006,(1):127～129.

　　4. 許春林. 淺論高校管理人員的素質(zhì)及提高——以辦公室管理人員為例[J]. 黑龍江科技信息. 2008(18)191.