SAP系統(tǒng)在數(shù)據(jù)處理，無論是業(yè)務(wù)處理，還是財(cái)務(wù)處理都會產(chǎn)生大量的憑證，無論是什么憑證，最終的反映形式就是會計(jì)憑證。

　　1.憑證原則Code

　　每筆記賬都一直以憑證形式存儲，每一憑證都作為前后一致的單位保留在系統(tǒng)中，直至將它歸檔。唯有完整憑證可以計(jì)入SAP系統(tǒng)；“完整”是指借貸余額為零。其近一步的條件是完整、準(zhǔn)確輸入系統(tǒng)配置時定義為“必輸（Required）”的字段。保存憑證或者進(jìn)入不同憑證項(xiàng)目時，系統(tǒng)自動根據(jù)配置檢查必輸項(xiàng)目是否已經(jīng)輸入或者是否按照標(biāo)準(zhǔn)輸入，并發(fā)出適當(dāng)?shù)奶崾拘畔ⅲ芙^進(jìn)行下一步動作，如果輸入錯誤的話。

　　2.憑證結(jié)構(gòu)Structures

　　每張憑證都有一個憑證抬頭（Document Header）和兩個以上的行項(xiàng)目（Document Items）組成。

　　憑證抬頭——對整個憑證有效的信息，例如四個日期、文本摘要、憑證類型等等。

　　行項(xiàng)目(Line Items)——僅僅包含特定項(xiàng)目的信息，如記賬碼、科目編碼、金額、稅碼、成本對象等有科目、記賬碼等配置綜合決定的信息。

　　3.憑證特征Features

　　憑證的基本特征包括子分類賬/總分類賬一體化、自動記賬、跨公司代碼業(yè)務(wù)（Across Company Code）。

　　子分類賬/總分類賬一體化

　　FI-AR應(yīng)收賬款和FI總分類賬、FI-AP應(yīng)付賬款和FI總分類賬、FI-AM固定資產(chǎn)明細(xì)賬和固定資產(chǎn)總賬完全一體化的。明細(xì)賬建立在供應(yīng)商、客戶、固定資產(chǎn)層次上，在對供應(yīng)商、客戶或者固定資產(chǎn)賬戶入賬的同時，系統(tǒng)自動向總分類賬中的統(tǒng)馭科目自動記賬。明細(xì)賬和總分類賬同步更新。因此，在創(chuàng)建資產(chǎn)負(fù)債表之前，不再需要將財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)從子分類賬轉(zhuǎn)入總分類賬，可以隨時查看公司代碼當(dāng)前的資產(chǎn)負(fù)債表。客戶端標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)馭科目是：國內(nèi)應(yīng)收賬款、國外應(yīng)收賬款、來自合并公司的應(yīng)收賬款。當(dāng)然，有些集團(tuán)還有集團(tuán)內(nèi)和集團(tuán)外之分。下圖顯示了向子分類賬入賬時，系統(tǒng)將相應(yīng)的沖銷條目實(shí)時記入總分類賬：

　　自動記賬

　　SAP支持很大程度的自動記賬，對于AR和AP大部分的憑證，涉及應(yīng)收賬款、應(yīng)付賬款的憑證，如果啟用了MM、SD等模塊，就能絕大部分基于銷售訂單或采購訂單進(jìn)行的發(fā)票校驗(yàn)等業(yè)務(wù)自動生成。而在具體手工編制憑證的時候，有些憑證行項(xiàng)目是系統(tǒng)自動生成的，例如，銷售稅金和采購稅金行項(xiàng)目等。在應(yīng)收發(fā)票錄入初始視圖輸入含稅總金額，選擇計(jì)算稅金，行項(xiàng)目輸入損益科目和含稅總金額，過賬成功，系統(tǒng)自動用含稅總金額、稅碼等計(jì)算出應(yīng)交稅金的行項(xiàng)目。

　　跨公司代碼業(yè)務(wù)

　　為能支持像中心銷售和催款等這樣的方案，可以在SAP系統(tǒng)記入涉及多個公司代碼的記賬業(yè)務(wù)。系統(tǒng)為每個公司生成一張獨(dú)立的憑證；給予整個業(yè)務(wù)一個單一的業(yè)務(wù)編號，然后將該編號用于所有涉及到憑證以表示他們是特定公司之間業(yè)務(wù)的一部分。

　　4.憑證輸入

　　三類輸入操作

　?。?）暫記憑證Holding Documents——又叫保留或保持平整。使用系統(tǒng)暫記一憑證，則該憑證不必是完整的。系統(tǒng)不對該憑證的任何科目余額進(jìn)行更新，并且憑證數(shù)據(jù)不被任何程序評估，也不發(fā)布任何憑證編號。如果在記賬憑證過程中被打斷且打算暫存數(shù)據(jù)的情況下，可以暫記憑證。

　?。?）預(yù)制憑證Parking Documents——預(yù)制憑證又叫先期憑證。該憑證會導(dǎo)致憑證的不完整以及不更新任何憑證。與“暫記”過程的差別是，迄今輸入憑證的數(shù)據(jù)可在任何程序運(yùn)行時聯(lián)機(jī)評估。此外，憑證將被分配一個憑證編號。例如，暫時無法確定客戶，但是希望以后設(shè)置，就可以采用此方法。如果在操作上，要求先預(yù)制，后過賬（審核），那么也可以預(yù)制憑證。

　?。?）記賬憑證POSTING——所有憑證抬頭和行項(xiàng)目必輸項(xiàng)目都已經(jīng)正確輸入時，可以記賬該憑證。此時，借貸分錄的余額必須是0；記賬時，系統(tǒng)自動更新相應(yīng)的科目余額（適時反映到三大報(bào)表）。

　　在記賬之前，可以自行憑證模擬或者概覽。

　　在已經(jīng)調(diào)用了記賬功能時，在自動生成的某些項(xiàng)目需要通過相關(guān)總分類賬或其主記錄的字段狀態(tài)的后續(xù)科目設(shè)置時，系統(tǒng)自動轉(zhuǎn)向憑證概覽。待更改的項(xiàng)目被標(biāo)記出，可以進(jìn)行修改（有時根據(jù)配置是必須修改的）。例如，使用現(xiàn)金類科目，要求輸入原因代碼。那么，一旦選擇了一個現(xiàn)金科目，點(diǎn)擊過賬，系統(tǒng)就會轉(zhuǎn)到憑證概覽，并提示缺少原因代碼。

　　基本輸入步驟

　　調(diào)用憑證輸入的事務(wù)代碼——>輸入憑證抬頭數(shù)據(jù)——>輸入行項(xiàng)目數(shù)據(jù)——根據(jù)需要輸入附加設(shè)置或額外信息——憑證類別化（保留、預(yù)制、過賬等）處理。

　?。?）調(diào)用希望用來輸入憑證的功能。通常就是調(diào)用編制憑證的事務(wù)代碼或者菜單項(xiàng)。SAP將同類憑證業(yè)務(wù)（具有基本通用的憑證屬性）用一個事務(wù)代碼單獨(dú)來實(shí)現(xiàn)，提高憑證編制的效率和速度，可以實(shí)現(xiàn)憑證編制的更加細(xì)化的角色控制。例如，現(xiàn)金收付的只能收付現(xiàn)金。

　?。?）輸入憑證抬頭數(shù)據(jù)

　　憑證抬頭具有適用于整個憑證的數(shù)據(jù)。一般包括：憑證日期、憑證類型、公司代碼、貨幣、匯率、記賬日期。

　　四個日期：

　　A.憑證日期(Document Date)

　　進(jìn)行業(yè)務(wù)往來(business transaction)的日期（例如發(fā)票或收付的發(fā)生日期），可以不同于記賬日期，而記賬日期是更新客戶和總分類賬余額的日期。憑證日期和憑證編制日期（document entry date）也是不同的概念；后者是系統(tǒng)確定的，當(dāng)前日期。

　　B.記賬日期（Posting Date）

　　系統(tǒng)自動將系統(tǒng)日期(current date)默認(rèn)為記賬日期。只通過輸入允許的記賬期間的另一個記賬日期，可以選擇今日之外的日期過去或?qū)韺{證記賬。記賬日期確定記賬期間（posting period）。記賬允許的期間由系統(tǒng)配置確定。如果輸入前一年度的期間，就用特殊器件自動修正當(dāng)前年度的結(jié)轉(zhuǎn)余額。

　　欲進(jìn)行年末結(jié)算的轉(zhuǎn)賬，必須輸入在上一記賬期間有效的日期，然后輸入調(diào)整期間。根據(jù)系統(tǒng)管理員定義的業(yè)務(wù)年度變式，調(diào)整記賬期間可以在13到16之間變化。例如，為了在也為公歷年度的業(yè)務(wù)年度末輸入轉(zhuǎn)賬，就在12月輸入一記賬期間，然后在期間字段輸入一特殊期間，如13。

　　C. 換算日期（Translate Date）：將憑證金額換算成另外一種貨幣的日期。

　　D.發(fā)票日期（Invoice Date）：

　　憑證類型(Document Type)

　　憑證類型作用：區(qū)分業(yè)務(wù)往來；對賬戶的記賬（確定賬戶類型）；發(fā)布憑證編號（每一類憑證都有特定的憑證編碼范圍）。

　　每個憑證在抬頭都包含憑證類型。輸入憑證時，默認(rèn)該憑證類型（有時是事務(wù)代碼決定的），例如，應(yīng)收相關(guān)的憑證類型包括客戶發(fā)票、客戶收付、客戶貸項(xiàng)憑單、一般憑證等等。

　　有些憑證編制的事務(wù)代碼本身直接決定了憑證類型，不必人為選擇。

　　■事務(wù)類型（）

　　■憑證編號(Document Number)

　　根據(jù)憑證類型，憑證號由系統(tǒng)內(nèi)部設(shè)置(internally)或手工輸入(externally)。無論哪種產(chǎn)生方法，每類憑證都有特定的編號范圍，即特定的憑證類型的憑證編號只能在既定的編號范圍內(nèi)選擇,并且是唯一的。如果手工收入編號，系統(tǒng)會判斷，該編號是否在既定的編號范圍內(nèi)；如果是的，會繼續(xù)判斷是否唯一。

　　■公司代碼(Company Code)

　　任何憑證都必須輸入公司代碼。系統(tǒng)默認(rèn)當(dāng)日在所有后續(xù)憑證中輸入的該公司代碼；用戶也可以在用戶參數(shù)中設(shè)置默認(rèn)公司代碼。

　　■貨幣匯率(Currency /Exchange Rate)

　　輸入一天的第一個憑證時，必須在貨幣/利率字段輸入貨幣代碼。系統(tǒng)在每天一次確定貨幣后，該日所有后續(xù)憑證中默認(rèn)該貨幣代碼。貨幣/利率條目具有兩個字段-第一個用于貨幣代碼；第二個用于匯率。另外，還有一換算日期。

　　憑證抬頭輸入?yún)R率有三種方法：

　　A.輸入貨幣代碼，系統(tǒng)檢索記賬日期匯率。

　　B.輸入貨幣代碼和換算日期。系統(tǒng)使用換算日期的匯率，如果已經(jīng)維護(hù)的話。

　　C.在憑證抬頭中人工輸入貨幣代碼和匯率。

　　■貿(mào)易伙伴業(yè)務(wù)部門Trading Partner Business Area

　　貿(mào)易伙伴業(yè)務(wù)部門是客戶或供應(yīng)商的業(yè)務(wù)部門。與進(jìn)行記賬的業(yè)務(wù)部門一起，已經(jīng)分配有有貿(mào)易伙伴業(yè)務(wù)部門的每個行項(xiàng)目都具有發(fā)送方-接收方關(guān)系。這種關(guān)系使之能夠在業(yè)務(wù)部門等級進(jìn)行公司間收入支出的銷賬，以作為業(yè)務(wù)部門合并的一部分。

　　在憑證抬頭的貿(mào)易伙伴業(yè)務(wù)部門輸入。然后再非自動生成的每個總分類賬行項(xiàng)目缺省該條目。但是，也可以在每個總分類賬項(xiàng)目中輸入新的貿(mào)易伙伴業(yè)務(wù)部門。

　　在記賬憑證前，可以在憑證概覽屏幕的抬頭中輸入。然后該貿(mào)易伙伴業(yè)務(wù)部門自動放在所有人工創(chuàng)建的總分類賬項(xiàng)目中。

　　■參考編號Refernce Number

　　參考編號可以是發(fā)票號或票據(jù)憑證編號。憑證抬頭也是保存公司之間編號（公司之間憑證）的地方；可以人工輸入或讓系統(tǒng)確定編號。

　　■抬頭文本Doc.head Text

　　憑證抬頭也是保存公司間編號（來自公司間憑證）之處。可以人工輸入這些編號或讓系統(tǒng)確定編號。

　　（3）輸入各個行項(xiàng)目

　　行項(xiàng)目包括某個單項(xiàng)上的信息的憑證部分；它至少包括金額、科目號、借貸方分配以及取決于被記賬業(yè)務(wù)往來的進(jìn)一步規(guī)定。

　　行項(xiàng)目的多少和屬性等都是可以配置的。不同的憑證類型或者記賬碼下，行項(xiàng)目可能不同。例如，在客戶憑證中，行項(xiàng)目可能是：客戶或供應(yīng)商項(xiàng)目或總分類賬項(xiàng)目。

　　■輸入行項(xiàng)目的輸入字段

　　每個憑證數(shù)據(jù)輸入屏幕的最后一行包含以下字段：記賬代碼、賬戶、特殊總賬標(biāo)識、新的公司代碼（內(nèi)部業(yè)務(wù)，可以在應(yīng)收賬款——>環(huán)境——編輯選項(xiàng)中壓縮）。在每個行項(xiàng)目輸入屏幕最后一行輸入完成的這些輸入項(xiàng)決定輸入的下一行項(xiàng)目中可以完成時其他輸入項(xiàng)目，如下圖所示：

　　每個行項(xiàng)目包含不同的內(nèi)容，有的選擇性輸入，有的必須輸入；常見行項(xiàng)目內(nèi)容如下：

　　■記賬代碼(Posting Key)

　　記賬代碼是控制憑證行項(xiàng)目輸入的兩位數(shù)字代碼。它可以決定：賬戶類型、借貸方向、輸入的屏幕格式。

　　客戶行項(xiàng)目最重要的記賬代碼包括01 發(fā)票；11貸項(xiàng)憑證；15進(jìn)賬。

　　■科目

　　對于憑證錄入而言，第一個行項(xiàng)目科目是客戶、供應(yīng)商或者資產(chǎn)明細(xì)賬科目，當(dāng)然也可以是總賬科目。這是憑證類型決定的。

　　■特別總賬標(biāo)識

　　為了輸入一個特殊總賬業(yè)務(wù)，必須在行項(xiàng)目中輸入特殊總賬標(biāo)識。常見特殊總賬業(yè)務(wù)包括：定金、匯票、保證金、壞賬準(zhǔn)備金、應(yīng)收利息、攤銷等。

　　■稅碼（Tax Code）

　　表示計(jì)算和顯示稅收參數(shù)的兩位代碼。在稅收代碼下定義的參數(shù)包括：稅率、稅收類型（進(jìn)項(xiàng)稅或銷項(xiàng)稅等）、計(jì)算方法（包含的%或獨(dú)立的%）。

　　銷項(xiàng)或購置稅是從總賬項(xiàng)目金額而不是客戶項(xiàng)目金額扣減的：對于客戶而言，是銷項(xiàng)稅；對于供應(yīng)商而言，是進(jìn)項(xiàng)稅。

　　銷項(xiàng)稅金或進(jìn)項(xiàng)稅金有兩種方式輸入：

　　人工輸入稅金：直接輸入稅金行項(xiàng)目。

　　系統(tǒng)自動計(jì)算稅金：通過配置和稅碼實(shí)現(xiàn)。

　　在下列情況下，稅收輸入才有可能：

　　發(fā)票只包含一個稅碼——輸入稅碼，則所有以后的總賬行項(xiàng)目將缺省為該稅碼；在適合字段輸入發(fā)票的稅收總額。

　　發(fā)票包含各種不同的稅碼/稅率——必須在字段中保留缺省稅碼“**"1473在屏幕上不輸入任何稅額，相反在平整輸入程序的結(jié)束處進(jìn)入獨(dú)立的稅收屏幕。

　　金額與稅收無關(guān)的情況下，在此字段中保留缺省稅碼"**"。如果憑證包含稅額但是沒清楚表現(xiàn)：選擇計(jì)算稅收字段；如果稅率已經(jīng)清楚指定，輸入適合的稅碼；如果沒有，保留缺省稅碼"**"。

　　錄入銷售發(fā)票或采購發(fā)票時，選擇計(jì)算稅金，確定稅碼后，系統(tǒng)自動將銷項(xiàng)稅金或進(jìn)項(xiàng)稅金計(jì)算出來，形成獨(dú)立的稅金行項(xiàng)目。

　　■收付條件（）

　　輸入個別收付條件用于計(jì)算現(xiàn)金折扣和分期收付條件用于按照時間進(jìn)行收付的監(jiān)控。詳細(xì)說明，見應(yīng)用模塊-FI-FI部分專項(xiàng)部分。

　　■收付控制

　　■催款數(shù)據(jù)

　　■分配字段