由于操作上的廣泛性和易用性，電子表格在相當(dāng)長的一段時間內(nèi)仍然不會退出財務(wù)部門的視線之外，對癥下藥的救贖之道才是根本的解決辦法。
在我的工作重心轉(zhuǎn)移到大陸以后，我發(fā)現(xiàn)目前國內(nèi)仍有80%以上的公司還在沿用電子表格作為主要的財務(wù)預(yù)算工具。然而市場調(diào)查發(fā)現(xiàn)，由于電子表格群組在功能及靈活性上受到多種限制，令會計人員花在使用上的時間與精力形同白費。更嚴(yán)重的是，這些限制往往容易造成錯誤，有損財務(wù)報告或財務(wù)預(yù)測的精確性。事實上，隨著本地企業(yè)業(yè)務(wù)的不斷發(fā)展，以及組織架構(gòu)的不斷演進(jìn)，電子表格的很多功能已經(jīng)不合時宜了。
你的電子表格值得信賴嗎？
我們都知道，電子表格在計算機的商業(yè)化進(jìn)程中扮演過類似酶在化學(xué)反應(yīng)中的角色。20多年前，從第一個表格處理軟件Visi Calc最初作為財務(wù)報表的電子版本出現(xiàn)時，它最初的功能是進(jìn)行基于行和列的簡單的算術(shù)運算，從而避免了財務(wù)工作依靠純手工紙筆作業(yè)時常出現(xiàn)的因某項錯誤而推倒重來的弊病，因而迅速在企業(yè)財務(wù)部門推廣開來。
時至今日，因微軟在個人電腦操作系統(tǒng)上的絕對領(lǐng)先地位，以Microsoft Excel為標(biāo)志的電子表格已經(jīng)成為財務(wù)人員最熟悉的工具之一，一方面它具有以自動計算為基礎(chǔ)的強大功能，而且微軟軟件特有的易操作性，一般的會計人員不經(jīng)過專業(yè)的培訓(xùn)就能較快地掌握并操作使用，因此它一經(jīng)推出就受到財務(wù)人員的廣泛歡迎。目前，電子表格在財務(wù)領(lǐng)域的應(yīng)用主要有：自動建立財務(wù)報表；進(jìn)行交易記錄、商務(wù)預(yù)測、投資決策和預(yù)算編制；對應(yīng)收、應(yīng)付賬款進(jìn)行管理；建立管理會計、財務(wù)分析模型，進(jìn)行What-if分析輔助決策；繪制三維的、動態(tài)的圖表；作為決策支持系統(tǒng)的生成器；輔助審計人員進(jìn)行審計風(fēng)險分析和實質(zhì)性測試等等。
實際上，并不僅僅是國內(nèi)企業(yè)普遍使用電子表格來處理大量財務(wù)工作。我看過的一份調(diào)查報告顯示，在美國CPA中，使用最多的軟件為電子表格處理軟件（以下簡稱“電子表格”）：一周平均有11.7個小時使用電子表格，超過在字處理軟件、會計賬戶處理軟件、數(shù)據(jù)庫管理軟件等其他一些在會計審計工作中經(jīng)常使用的應(yīng)用軟件的平均周使用時間。與之相對應(yīng)的是，另外的一份美國調(diào)查顯示，有67％企業(yè)表示，由于除去電子表格他們的公司沒有使用任何企業(yè)軟件或預(yù)算軟件，這種對電子表格的過度依賴也對財務(wù)部門的工作績效產(chǎn)生了不利影響，平均說來這類企業(yè)的CFO們要花1/3的時間來輸入、核實和修改計劃或預(yù)算數(shù)據(jù)，而那些使用了專業(yè)的企業(yè)級預(yù)算系統(tǒng)的CFO們則只需用1/4的時間來做這些事情。
造成上述問題的根源還是在于電子表格的起源本身。電子表格從出身上說，起初完全是為了個人而設(shè)計的，并沒有按照企業(yè)及應(yīng)用的群組工作特點而設(shè)計。因此，在采用電子表格來管理群組相關(guān)數(shù)字時，為了確保個人電子表格上的數(shù)字，與整個群組內(nèi)的數(shù)字吻合，往往會浪費財務(wù)人員的大量時間。此外，由于電子表格并沒裝置中央分析數(shù)據(jù)系統(tǒng)，會計人員只好花費大量時間與精力，以手工輸入、復(fù)核、組織更新或重新安排電子表格之間的資料。這可能令財務(wù)管理效率欠佳，難以發(fā)揮應(yīng)有效益。而來自微軟的官方意見也認(rèn)為，企業(yè)級用戶必須要面對Excel中合并和控制的問題，因為Excel本是一個供個人使用的軟件，如今卻演變?yōu)楹虴RP系統(tǒng)、總賬、收入計劃工具等業(yè)務(wù)程序一起使用的工具。
現(xiàn)實的救贖之道
既然電子表格的問題這么多，我們是否要將它擯棄于財務(wù)工作之外呢？
答案是否定的。
由于操作上的廣泛性和易用性，電子表格在相當(dāng)長的一段時間內(nèi)仍然不會退出財務(wù)部門的視線之外，對癥下藥的救贖之道才是根本的解決辦法。
日前，陽溢軟件發(fā)布了《加強管理績效，提升企業(yè)表現(xiàn)：切勿過份依賴電子表格》 （“Don‘t Outgrow Your Spreadsheets. Managing for Improved Corporate Performance”）的白皮書，在歐美企業(yè)的財務(wù)領(lǐng)域引發(fā)了一場不小的轟動。這一報告主要揭示了使用電子表格存在的九大問題，包括：管理及保存群組相關(guān)數(shù)據(jù)；將資料重復(fù)輸入到其他電子表格；保持眾多電子表格之間的隱藏聯(lián)系；整理合并眾多電子表格；重復(fù)核實，以確保眾多電子表格上的數(shù)字貫徹一致；保持龐大而復(fù)雜的電子表格；將主機報告的資料重新輸入電子表格內(nèi)；重新安排電子表格，從不同角度顯示數(shù)據(jù)；重新組織電子表格模式，以反映公司架構(gòu)的變化。
我遇到過一個現(xiàn)實的案例，某個大型國企從總部到三級單位共有一千多個實體，其復(fù)雜可想而知的預(yù)算項目竟然全部是采用電子表格來進(jìn)行的，這樣的一個工作量單純依靠手工已經(jīng)無法實現(xiàn)，僅僅三級單位到總部匯總一次就需要花掉一個月的時間，這個效率顯然是不能讓人滿意的。
而且，電子表格的“單機版”特點決定了大型預(yù)算項目涉及人手的制式越多，就越容易出錯，而財務(wù)部門恰恰又是不能允許出錯的部門。由于“薩班斯法案”出臺以來，公司管治及透明度現(xiàn)已成為全球投資和財務(wù)界最關(guān)注的議題。因此財務(wù)報告的準(zhǔn)確性如果有所閃失甚至?xí)罟静缓虾醴ㄒ?guī)，后果可能非常嚴(yán)重。為此，陽溢推出了MIS Alea，它能夠有效減少用于管理電子表格群組所需的繁瑣文書工作，適宜作為財務(wù)管理及財務(wù)預(yù)算和預(yù)測工具。憑借中央分析數(shù)據(jù)庫，MIS Alea可以自動處理大部分程序，例如整理合并、重復(fù)核實及修訂等等，而分析員亦能更有效地將時間運用于數(shù)據(jù)分析上，而并非管理大堆數(shù)字，從而大大提升了工作效率。
當(dāng)然我們的目的并不是取代Excel這樣廣泛使用的電子表格，而是采取與Excel互補的策略來現(xiàn)實地解決大部分國內(nèi)企業(yè)在財務(wù)和預(yù)算方面存在的問題。
我相信，這是現(xiàn)階段最恰當(dāng)?shù)慕鉀Q之道。
�。ㄗ髡邽殛栆畿浖笾袊鴧^(qū)總經(jīng)理）
