［摘 要］國際航運的迅猛發(fā)展，為國際船舶代理公司帶來了機遇和挑戰(zhàn)。本文從財務管理的角度出發(fā)，著重通過使費結(jié)算和運費管理兩個環(huán)節(jié)，提出了加強和改進措施，從而對全面提高國際船舶代理公司的服務質(zhì)量，鞏固和提高市場占有率，增強核心競爭力創(chuàng)造條件。
［關(guān)鍵詞］航運企業(yè) 船東 船代公司 使費結(jié)算 運費管理
自《中華人民共和國國際海運條例》發(fā)布實施后，作為中國最大的國際船舶代理經(jīng)營者——中國外輪代理有限公司遇到了前所未有的挑戰(zhàn)。根據(jù)海運條例，設立國際船舶代理公司（以下簡稱“船代公司”）門檻降低到只要具備1、2、3，即1個辦公場所、2名管理人員并具備3年以上國際海運業(yè)資歷就行了。以福州為例，近幾年來新設立的船代公司已達十余家，與中國福州外輪代理有限公司（以下簡稱“福州外代”）共同瓜分市場份額。
2005年，隨著《水運企業(yè)會計核算辦法》的執(zhí)行，航運企業(yè)對船代公司的服務水平要求越來越高。作為聯(lián)系航運企業(yè)和本地港口企業(yè)的橋梁，福州外代通過實施“專家型代理，人性化服務”的服務理念和品牌戰(zhàn)略，適應不斷開放和競爭日趨激烈的市場變化，始終保持了在航運代理業(yè)的服務領(lǐng)先和市場主導地位。
目前，福州外代向航運企業(yè)提供的航運代理服務主要集中在使費結(jié)算和運費管理上，因此公司的經(jīng)營活動也是圍繞以上兩個環(huán)節(jié)展開。其中，財務部門通過加強財務管理，并把重點放在使費結(jié)算和運費管理兩個環(huán)節(jié)，組織實施了一系列行之有效的措施，取得了很好的效果。
一、 使費結(jié)算方面
船舶代理市場的競爭主要體現(xiàn)在服務水平和代理費率兩方面。一方面，航運市場發(fā)展越來越專業(yè)化，船東對代理的要求不再局限于傳統(tǒng)代理的服務水平和內(nèi)容，更體現(xiàn)在專業(yè)和細致上，以便在變數(shù)很大的在港期間節(jié)省費用。另一方面，我們的競爭對手數(shù)量在增加，服務水平也不斷提高。在傳統(tǒng)代理服務方面，我司的優(yōu)勢已呈弱化趨勢。“專家型代理，人性化服務”品牌就是為適應市場競爭而提出的。所謂“專家”就是在進一步細分代理市場的基礎(chǔ)上，為船東提供更加專業(yè)的服務：“人性化”就是要站在對方的角度考慮問題，同船東融為一體，具體就是除了在費收、業(yè)務風險方面要維護外代的利益以外，市場、操作、信息都要主動維護船東的利益�！皩＜摇贝砦覀兊姆⻊账�，“人性化”代表我們的服務態(tài)度，二者有機結(jié)合，使船東真正享受物有所值，甚至物超所值的服務。
財務部要負責使費估算、索匯、結(jié)算等一系列工作。財務工作效率和質(zhì)量在很大程度上影響船代服務質(zhì)量，影響服務品牌的實施效果。為了更好地理順內(nèi)外部業(yè)務流程，由財務部負責牽頭，協(xié)同業(yè)務部門采取了以下措施。
�。ㄒ唬┤婵刂�，強調(diào)為航運企業(yè)提供船舶掛港作業(yè)的整體設計方案。
重視船代業(yè)務的基礎(chǔ)服務，把重點放在船舶到港前、在港期間、離港后和港口使費結(jié)算四個關(guān)鍵環(huán)節(jié)的控制和水平提升上。首先做好船舶到港前的整體設計方案，強調(diào)PRO-ACTIVE.具體工作包括：FIX船舶的信息咨詢，到港前提出船舶航行、作業(yè)建議，提出可預見的問題，如何節(jié)省使費，重大海事或緊急情況時及時診斷等。在船舶到港前經(jīng)過整合有關(guān)的信息，向船東提供一份船舶航次代理計劃書，使船東提前對船舶的在港情況有一個初步的整體把握。對班輪航線應于開航前提供完整詳細的航線代理計劃書。其次執(zhí)行船舶在港期間的服務，包括對船東的信息服務，對船舶特別是對船長的現(xiàn)場服務。對函電和單證制定統(tǒng)一的內(nèi)容標準、時間標準和格式標準。要求船舶到港后向其提供《船舶在港服務指南》，方便船長和船員了解港口等有關(guān)信息。再次做好船舶離港后的業(yè)務規(guī)范。我們要求在船舶離港后，向委托方提供一份全過程服務總結(jié)報告，使委托方能夠系統(tǒng)地掌握船舶在港作業(yè)概況、工作分析和代理為其所做的各種努力。同時，總結(jié)中還應就該船的代理過程中出現(xiàn)的問題及將來的注意事項報告委托方，并向委托方表示感謝之意。最后，在航次結(jié)賬時進行控制。制定統(tǒng)一的賬單封面，制定統(tǒng)一的翻譯印章。
�。ǘ┘毞质袌觯I(yè)代理服務。
傳統(tǒng)的代理業(yè)務分為散雜貨和班輪代理業(yè)務，這種粗放的分類方法已經(jīng)無法適應航運和船東的要求。在班輪代理服務中，重點是處理集裝箱現(xiàn)場服務，特別是集裝箱的進港、配載、裝船等情況和信息，為以后的提單簽發(fā)等都會有很大的作用。同時不同的航線、不同的公司對服務模式和服務內(nèi)容都有各自的要求。只有適應這些不同要求，才能爭取到更多的客戶。因此在班輪代理工作中，成立以船公司為單位的服務小組，達到“�！焙汀凹殹钡臉藴�。在散雜貨的代理業(yè)務中，細化市場的要求也越來越明顯�；て反�、旅游船、修船等的代理工作同其他代理業(yè)務有很大的區(qū)別。針對這些操作難度高、規(guī)章復雜的代理業(yè)務，將其發(fā)展成福州外代的精品服務。在具體操作時，設立品牌經(jīng)理，實行縱向經(jīng)營一體化，向行業(yè)壟斷方向發(fā)展。
�。ㄈ┩怀鼍植績�(yōu)勢
體現(xiàn)專家型代理的一個方面是我們在整個流程控制上占優(yōu)，另一個方面也可體現(xiàn)為我們在某個局部環(huán)節(jié)上領(lǐng)先。代理業(yè)務的部分環(huán)節(jié)甚至是次要環(huán)節(jié)，有時也會演化成重要環(huán)節(jié)，成為影響服務水平的重要因素。因此培養(yǎng)使費結(jié)算方面的專家，有利于發(fā)揮外代的優(yōu)勢。同時保持與其他口岸外代經(jīng)驗交流，達到人力資源的共享。
�。ㄋ模┘訌婋娮由虅盏陌l(fā)展和應用
電子商務的發(fā)展和應用提供了方便、經(jīng)濟的信息交換方式。船東對這方面的要求越來越高。加強電子商務的發(fā)展，是實現(xiàn)服務品牌的重要內(nèi)容。進一步豐富和完善電子商務所需的硬件系統(tǒng)，比如，為特定的客戶開辟一個數(shù)據(jù)庫，不定期船委托方可在船舶開航后，適時查到MANIFEST、B/L、對賬單等單證。加強網(wǎng)站和網(wǎng)頁建設，充分體現(xiàn)整體性和網(wǎng)絡性，設計使費計算器等。信息化服務的要求高，投入大，戰(zhàn)線長，對外代的長期發(fā)展具有重大意義。
�。ㄎ澹⿵娬{(diào)把客戶關(guān)系發(fā)展成朋友關(guān)系
在市場經(jīng)濟領(lǐng)域中，我們往往強調(diào)價值規(guī)律的作用，感情投入反而成為了稀缺資源。因此，在注重市場經(jīng)濟規(guī)律的同時，誰能注重感情投入，往往誰就能爭取市場的主動地位，而且這種地位是異常牢固的。
�。┘訌娕c口岸相關(guān)部門的關(guān)系
委托方要求代理成為疑難問題的解決者。解決疑難問題，一靠專業(yè)知識，二靠關(guān)系。由于國內(nèi)口岸中的政策制訂、執(zhí)行等不規(guī)范因素，解決難題往往靠關(guān)系。因此我們應重視對國內(nèi)口岸各單位的感情投入，服務于我們的代理業(yè)務。
�。ㄆ撸M足航運企業(yè)對單船航次核算的要求
根據(jù)《企業(yè)會計制度》，成本費用的確認和計量應遵循權(quán)責發(fā)生制原則。隨著《水運企業(yè)會計核算辦法》的推出，已明確航運企業(yè)“若辦理會計決算時，代理單位尚未將該會計報告期內(nèi)已完航次的運行費用賬單寄達，可根據(jù)代理單位電傳或估算單，或根據(jù)船舶、航運調(diào)度部門提供的資料，按照船舶行駛的航線、運輸量、貨種、運輸條款等，計算有關(guān)運行費用，由財務會計部門入賬”；在賬務處理上也談到“期末結(jié)算或決算時，如果船舶航次已完、運輸支出單證尚未收到，根據(jù)有關(guān)資料，預估支出入賬”。因此在期末，協(xié)助航運企業(yè)作好港口使費的報送和預估工作，及時滿足客戶提出的航次結(jié)算要求，已成為衡量代理服務品牌的重要內(nèi)容。
二、 運費管理方面
對航運企業(yè)而言，運費是其收入的源泉。對船代公司而言，通過代算代收運費取得手續(xù)費收入同樣也是重要的收入來源。通常情況下在船代協(xié)議中，航運企業(yè)會委托船代公司代其收取運費，并明確船舶開航后的付款期限。船代公司無論收到運費與否，均需按規(guī)定的時間付款。因此航運企業(yè)在及時收回運費上不存在風險，相關(guān)風險轉(zhuǎn)嫁給了船代公司。由于船代公司手續(xù)費收入僅是運費總額的0.75%甚至更少，在相應運費付給航運企業(yè)后，如果稍有不慎導致運費不能收回，損失將是雙倍的。因此船代公司建立必要的運費管理制度，加強客戶管理，進行有效的風險控制，防范經(jīng)營風險已是當務之急。
要加強對運費的回收管理，應從以往的事后控制轉(zhuǎn)到事前控制、日常控制上來，在必要時，應采取法律手段。福州外代財務部針對船代公司的特點，制定并實施了相應的風險防范措施。
運費管理總原則：（1）堅決實行“見款放單、付款放貨”的原則，確立“誰攬貨、誰收費”的最終原則；運費收取責任落實到人，并建立健全科學的考核和獎懲制度。（2）建立公司嚴格的內(nèi)部監(jiān)督控制制度；建立嚴格的運費回收考核制度，落實責任人業(yè)績工資與運費回收掛鉤的獎懲比例。（3）建立完善的、動態(tài)的客戶信用等級評定制度，確立“付費方式、付費期限根據(jù)客戶信用等級確定”的原則。（4）嚴格按照“權(quán)責發(fā)生制”的原則核算運費，保證核算的真實正確。
�。ㄒ唬┦虑翱刂剖沁M行運費管理的有效保證
1.注重考查客戶資信狀況，選擇資信狀況良好的客戶。
建立完善的、動態(tài)的客戶信用等級評定制度，成立信用等級評定委員會，定期對客戶的信用狀況和信用等級進行重新評定，納入客戶檔案并實現(xiàn)微機管理。嚴格按照“ABCD客戶等級評定制度”對不同等級的客戶分別對待。通過計算機系統(tǒng)或相應的商業(yè)軟件建立客戶信用檔案，并定期進行動態(tài)管理。對信用不好的客戶，沒有把握收回運費的業(yè)務，堅決不攬。逐步建立企業(yè)全程信用管理制度。
2.制訂合理的信用政策
客戶信用等級實行“ABCD”四個等級管理，各等級標準如下：A級客戶資金雄厚，財務狀況良好，從未發(fā)生過拖欠運費的記錄，能履行協(xié)議，及時支付運費。B級客戶財務狀況良好，極少拖欠運費，且拖欠運費后能在30天內(nèi)支付。內(nèi)支線運輸拖欠運費能在開船后5天內(nèi)支付。C級客戶財務狀況不佳，經(jīng)常拖欠運費，而且拖欠的運費超過30天，但不超過180天。內(nèi)支線運費拖欠在6天以上，但不超過30天內(nèi)支付。D級客戶財務狀況惡化，資金周轉(zhuǎn)緊張，經(jīng)常拖欠運費，累計欠費20萬元人民幣以上，且拖欠時間超過180天以上，內(nèi)支線運費拖欠在30天以上。對于A級客戶，可以簽訂25天內(nèi)付費協(xié)議，金額不超過50萬元；對于B級客戶，可以簽訂25天內(nèi)付費協(xié)議，金額不超過20萬元；對于C級客戶，可以簽訂20天內(nèi)付費協(xié)議，金額不超過5萬元；對于D級客戶應嚴格遵守“見款放單，付款放貨”的原則。
3.提高船代公司本身的服務質(zhì)量
運費不能及時收回，有時是因客戶對服務執(zhí)行情況有異議造成的，從而拒絕付款。因此船代公司在加強對客戶信用管理的同時，必須提高自身的服務質(zhì)量，加強內(nèi)部生產(chǎn)管理，提高履約能力，避免企業(yè)由于自身原因而造成應收賬款和壞賬。
（二）事中監(jiān)督是進行運費管理的重要環(huán)節(jié)
1.建立健全內(nèi)部控制制度
建立健全科學的運費管理體制，為運費管理提供組織和制度上的保證。明確各部門的權(quán)限與職責，確保運費安全、及時、完整地回收。（1）業(yè)務部門作為公司的運價維護管理部門，負責制定公司對外的統(tǒng)一運價表。負責與客戶簽訂委托代理協(xié)議書，并將委托代理協(xié)議書及委托單證內(nèi)容建立臺賬，并移交商務部門審核。按業(yè)務流程安排具體運輸作業(yè)。協(xié)助調(diào)查、了解客戶的信用狀況，動態(tài)全程跟蹤客戶信用情況，并及時將調(diào)查結(jié)果反饋公司信用評定機構(gòu)，動態(tài)維護客戶信用檔案。負責責任范圍內(nèi)運費的催收，對沒有及時收回的運費承擔責任。（2）商務部門是運費審核、合同評審、付費協(xié)議簽訂、參與客戶信用等級評定及日常信用檔案維護的主要責任部門。負責審核業(yè)務部門制作的運費單證，確保單證制作的準確無誤。審核各種協(xié)議中有關(guān)收付條款，確保協(xié)議嚴謹合法、科學規(guī)范。運用法律手段，協(xié)助運費催收。（3）財務部是運費的日常管理部門，負責運費的結(jié)算、核算、協(xié)議期限內(nèi)的賬款催收以及運費報表的編制和分析工作。根據(jù)總務部門提供的運費單證開具運費發(fā)票并做好運費核算工作。負責合同期內(nèi)運費的催收工作，及時向業(yè)務、商務部門及公司催收機構(gòu)提供逾期欠費通知書。按規(guī)定定期編制有關(guān)的運費快報及賬齡分析表，并對存在的重要問題進行詳細的分析。定期檢查指導并協(xié)調(diào)解決基層網(wǎng)點運費工作中存在的問題。
3.加強財務監(jiān)督管理
財務部門每月根據(jù)賬齡分析表進行分析，寫出分析報告和列出明細欠費清單交運費催收部門及各級領(lǐng)導，及時掌握貨主欠費動態(tài)，分析欠費原因，為評估、調(diào)整賒銷客戶的信用等級提供可靠依據(jù)。賬齡分析表可按合同期內(nèi)和超出合同期賬齡30天、31-60天、61-90天和91天以上等五個時間段來劃分。欠費分析報告至少應反映按欠費金額由大到小的前20欠費貨主名稱、占應收運費總額的比例；分析欠費原因和應采取的有效措施；對協(xié)議付費貨主是否需要重新鑒定或更改付費協(xié)議；計算本期的運費回收率等。
財務部門要定期分析，正確判斷無法收回的應收運費。根據(jù)以往的經(jīng)驗、債務單位的實際財務狀況和現(xiàn)金流量情況，以及其它一些已經(jīng)掌握的相關(guān)信息進行合理的估計并確定壞賬損失。對于確實無法收回的應收賬款，按國家財會制度規(guī)定，按期提取壞賬準備金。對于準備注銷的壞賬，必須加強控制，要有嚴格的審批手續(xù)。對于注銷的壞賬，要做到賬銷案存。
為了防止業(yè)務人員片面追求完成銷售任務而強銷盲銷，船代公司應制定嚴格的資金回籠考核制度，以實際收款作為銷售部門的考核指標，每個銷售人員對其有關(guān)的營銷全過程負責。這樣就可使銷售人員明確風險意識，加強貨款的回收。同時由財務部門監(jiān)督貨款的回收情況，減少遺漏或疏忽現(xiàn)象的發(fā)生，以達到內(nèi)部控制的目的。按下達的年度運費考核指標，制訂詳細的考核制度，將相關(guān)人員的工資總額與運費回收情況掛鉤。對運費催收取得特別業(yè)績的人員可實行單獨獎勵。
�。ㄈ┐呤詹呗允沁\費管理的重要保障
制定可行的催收策略。企業(yè)對各種不同時期運費的催收方式，包括準備為此付出的代價，就是催收策略。催收應收賬款要發(fā)生費用，一些催收方式的費用可能會很高，因此制定催收策略時應在收賬費用和所減少壞賬損失之間做出權(quán)衡。成立運費催收機構(gòu)，制定強有力的收款策略，應針對具體問題具體分析：對企業(yè)信譽尚可，目前遇到暫時困難不能及時支付運費的情況，應采取靈活多樣的方法幫助其渡過難關(guān)；以便將來能夠收回運費并保持業(yè)務關(guān)系；對有實力支付而近期不愿意支付的客戶，應要求對方制定還款計劃并提供相關(guān)的擔保，確保其能逐步還款；如對方不予以配合，為保護企業(yè)的利益，盡力降低應收賬款的風險，必要時可運用法律手段維護企業(yè)的合法權(quán)益。
在實際工作中，可按如下方式操作：（1）電話或書面通知。主要是對可能拖欠運費的客戶。運費催收人員應在運費回收期內(nèi)以書面形式通知其按期付費，并保留有關(guān)材料。（2）上門催收。對超過付費期的運費，運費催收人員應立即上門催收，并保留詳細的催收記錄；經(jīng)多次上門催收無效的，經(jīng)運費催收領(lǐng)導小組同意后，可將有關(guān)材料轉(zhuǎn)由法律部門進行處理。（3）定期確認。對于拖欠的運費，應定期組織運費催收人員到欠費單位進行運費確認，并要求貨主提供合法合理的還款計劃（要求欠費單位的法人代表在還款計劃上簽字或加蓋公章）。（4）會同直接貨主向協(xié)議貨代催費。船代公司應與協(xié)議貨代協(xié)商，擴大向直接貨主收費的比例；對于欠費的貨代，應向直接貨主通報其欠費情況，會同直接貨主共同催收。（5）扣發(fā)提單。對于已欠費的客戶，經(jīng)多次催收未付款，此時可采取扣發(fā)提單、核銷退稅單、扣貨等辦法敦促其付費。（6）停止訂艙。對于付費狀況較差，經(jīng)常欠費的客戶，以及長期欠費的系統(tǒng)內(nèi)兄弟公司，可停止其訂艙權(quán)，并函告相關(guān)方。（7）對于確實催收無效的欠費，運費催收人員應盡快整理有關(guān)資料，在法律訴訟時效期內(nèi)，報經(jīng)公司領(lǐng)導批準，及時提出法律訴訟。
總之，船代公司只要把重點放在使費結(jié)算和運費管理兩個環(huán)節(jié)，通過建立健全各項管理運行機制，不斷提高服務質(zhì)量，增強駕馭經(jīng)營的能力，才能鞏固和提高市場占有率，增強核心競爭力，從而推動企業(yè)在競爭的市場上領(lǐng)先一步贏得先機。（收稿日期：2006-03-02）
參考文獻
[1] 國務院。中華人民共和國國際海運條例。
[2] 財政部。水運企業(yè)會計核算辦法。2004-12-29.
[3] 財政部。財務管理。2005年度注冊會計師全國統(tǒng)考輔導教材，2005-03.
[作者簡介] 楊華（1973-），男，會計師、經(jīng)濟師�，F(xiàn)任中國福州外輪代理有限公司財務總監(jiān)，并擔任多家公司的監(jiān)事。先后在航運企業(yè)、船代公司、貨運公司、堆場、拖車公司、報關(guān)行、物流公司工作過，具有較豐富的工作經(jīng)驗。曾經(jīng)參與中國外輪代理有限公司（屬于中遠集團的二級單位）的會計核算和財務管理辦法編審工作；中國外輪代理總公司的境外（香港）上市工作；中國遠洋物流有限公司的籌建工作；福州港務局的政企分開工作；中國福州外輪代理有限公司的改制工作等。
