審計(jì)人員在運(yùn)用Word時(shí)常遇到一些小問(wèn)題不得解決，筆者在實(shí)踐基礎(chǔ)上掌握了一些技法，現(xiàn)提供給審計(jì)人員，只望共同提高業(yè)務(wù)工作水平。

　　一、解決WINDOWS XP/2000環(huán)境下Word中仿宋、楷體_GB2312等三號(hào)字體顯示模糊的辦法

　　目前審計(jì)人員在使用筆記本電腦或液晶顯示屏?xí)r的操作系統(tǒng)多為WINDOWS XP/2000，在此環(huán)境下，打開(kāi)Word使用國(guó)家規(guī)范文書(shū)字體中仿宋、楷體_GB2312 三號(hào)字時(shí)，電腦顯示屏可能會(huì)出現(xiàn)文字有毛邊模糊的現(xiàn)像，很令人心煩。有時(shí)審計(jì)人員會(huì)認(rèn)為是計(jì)算機(jī)固有的或者想調(diào)整也不知道從何入手，以致輸入時(shí)間一長(zhǎng)會(huì)頭昏眼花。其實(shí)解決辦法很簡(jiǎn)單，不管是在WINDOWS XP還是在WINDOWS2000中，你打開(kāi)桌面，右擊鼠標(biāo)，出現(xiàn)菜單，選擇“屬性”——“外觀”——“效果”——將“平滑字體邊源”前的勾去掉，再點(diǎn)擊“應(yīng)用”——“確定”，問(wèn)題就解決了，再看看效果是不是不一樣？

　　二、不切換輸方式,快速輸入數(shù)字中的小數(shù)點(diǎn)

　　審計(jì)人員在結(jié)束現(xiàn)場(chǎng)審計(jì)工作，編制審計(jì)報(bào)告時(shí)，需要輸入大量的審計(jì)數(shù)據(jù)，你如果是用安裝office時(shí)攜帶的五筆字型或拼音輸入法，會(huì)為輸入數(shù)字中的小數(shù)點(diǎn)而在中文與英文輸入法間不斷調(diào)整而煩惱（使用陳橋五筆不會(huì)出現(xiàn)這些問(wèn)題，它會(huì)輸入數(shù)據(jù)后接著數(shù)據(jù)時(shí)自動(dòng)將數(shù)據(jù)間的句號(hào)修改為小數(shù)點(diǎn)）。不過(guò)利用Word工具中的“自動(dòng)更正”可解決此問(wèn)題，讓你一勞永逸。方法：打開(kāi)“工具”——“自動(dòng)更正”——“自動(dòng)更正”，在“替換”“替換為”中分別填上“。。”、“.”（小數(shù)點(diǎn)），點(diǎn)擊“確定”，回到Word輸入界面，在輸入數(shù)據(jù)后輸入兩個(gè)“。”，再輸入數(shù)據(jù)，看看“.”是不是變成了小數(shù)點(diǎn)“.”。這一方法會(huì)讓你在輸入小數(shù)點(diǎn)是多輸入一個(gè)“。”，不過(guò)比每次輸入數(shù)據(jù)中需輸入小數(shù)點(diǎn)時(shí)需要在輸入方法間調(diào)整要方便多了。按此辦法進(jìn)行后，你在Excel中用同樣的輸入方法，就可以快速輸入數(shù)字中的小數(shù)點(diǎn)。此法可用于文字材料中的序號(hào)更正、如將“1、”改“⒈”，年份中“零”的更正、如將“二00”改為“二○○”；公文年份中“括號(hào)”的更正、如將“（”“[”改為“〔”。

　　三、巧用版本信息，保存所有修改前后文件的原始面目

　　我們?cè)诰帉憣徲?jì)報(bào)告等文字材料時(shí)，需要經(jīng)過(guò)主審、組長(zhǎng)等多次修改，Word中雖然為“修訂”提供了一些功能，卻不能保留每一次修改后的記錄，但為了保證電子文檔修改前后的真實(shí)性，審計(jì)人員有時(shí)需要在每修改后都保存一個(gè)文件并且還說(shuō)明是什么時(shí)間誰(shuí)修改的，其實(shí)這是一個(gè)很麻煩的事情。在Word中“版本”功能，對(duì)上述問(wèn)題迎刃而解，用一個(gè)Word文件保存所有修改信息、保留所有修改文件的原貌。建好了一個(gè)Word文件后，首先選擇一下“文件”——“版本”——“現(xiàn)在保存”，輸入文檔撰稿人、建檔時(shí)間以及其他需要說(shuō)明的事項(xiàng)，當(dāng)審稿人修改時(shí)打開(kāi)文檔后先打開(kāi)“文件”——“版本”——“現(xiàn)在保存”，再輸入文檔修改審稿人、修改時(shí)間以及其他需要說(shuō)明的事項(xiàng)，然后進(jìn)行文件處理，最后保存文件，至此一個(gè)完整全面反映一個(gè)審計(jì)報(bào)告或其他文檔的修改、審定等全部電子文檔集中在一個(gè)電子文檔中，你可打開(kāi)查看所有修改稿的前后情況。

　　四、妙用“Ctrl+Z”，取消自動(dòng)項(xiàng)目編號(hào)

　　在沒(méi)有改變Word缺省設(shè)置的情況下，輸入：“一、基本情況”后再換行時(shí)，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)將其行為變成項(xiàng)目自動(dòng)編號(hào)形式，并在下一行添加了“二、”字樣。這時(shí)如果按BackSpace鍵，可以刪除第二行中的項(xiàng)目編號(hào)，并不能消除第一行中的項(xiàng)目編號(hào)形式，也就是說(shuō)第一行中的“一、”已經(jīng)變成項(xiàng)目編號(hào)了，不可選，在我們繼續(xù)輸入文字后，Word的“自動(dòng)項(xiàng)目編號(hào)”就會(huì)直接影響著文檔的排版效果。如何去除？用“Ctrl+Z”就可發(fā)揮作用了。我們?cè)谳斎?ldquo;一、基本情況”敲回車后，順手按一下“Ctrl+Z”，一切都OK了，第一行還是原來(lái)的樣子，一點(diǎn)也沒(méi)變。其原因是Word系統(tǒng)中有“自動(dòng)更正”的功能，可以按照一些約定將鍵入的內(nèi)容自動(dòng)更正。比如我們輸入“1、計(jì)算機(jī)的實(shí)際應(yīng)用”并敲回車后，系統(tǒng)自動(dòng)做了兩個(gè)動(dòng)作，一是換到下一行，二是自動(dòng)將這兩行變?yōu)樽詣?dòng)編號(hào)的形式。“Ctrl+Z”的作用是撤消上一個(gè)操作，恢復(fù)到以前的某一步。我們按了一下“Ctrl+Z”，剛好取消了第二個(gè)動(dòng)作，系統(tǒng)只做一個(gè)動(dòng)作，而沒(méi)有做自動(dòng)編號(hào)，所以在此以后的動(dòng)作中，系統(tǒng)不再使用自動(dòng)編號(hào)功能下的“自動(dòng)更正” （即“自動(dòng)更正”為自動(dòng)編號(hào)形式），你可以按你的需要編制段落標(biāo)題號(hào)了。

　　五、運(yùn)用“編輯——選擇性粘貼”功能，方便編輯復(fù)制文本資料

　　我們有時(shí)在有關(guān)軟件界面中復(fù)制有關(guān)選區(qū)后，在Word中采用“粘貼”，往往會(huì)將原有的格式復(fù)制過(guò)來(lái)。如在Excel中復(fù)制幾列幾行文字或數(shù)據(jù)后，在Word中“粘貼”，則會(huì)將表格格式復(fù)制過(guò)來(lái)，而不是純文本形式；在瀏覽網(wǎng)頁(yè)時(shí)選好區(qū)域復(fù)制后，在Word中采用“粘貼”，則會(huì)將網(wǎng)頁(yè)形式復(fù)制下來(lái)，使你無(wú)法進(jìn)行文字編輯。如果你采用“編輯”——“選擇性粘貼”——“無(wú)格式文本”，則一切問(wèn)題可以解決了，復(fù)制過(guò)來(lái)的是純文本格式，你可對(duì)復(fù)制過(guò)來(lái)的文本自主編輯了。

　　六、巧用“替換”功能，刪除Word文檔多余的空行

　　有時(shí)候需要?jiǎng)h除Word文檔中有許多空行（如從網(wǎng)站查找到復(fù)制過(guò)來(lái)的純文本形式的法規(guī)文件），一行一行的刪除費(fèi)時(shí)費(fèi)力，這時(shí)我們可用“替換”功能來(lái)輕松解決（在WPS中刪除空是很方便的），主要方法：

　　打開(kāi)“編輯——替換”，把光標(biāo)定位在“查找內(nèi)容”輸入框中，單擊“高級(jí)”按鈕，選擇“特殊字符”中的“段落標(biāo)記（P）”兩次，在輸入框中會(huì)顯示“^P^P”，然后在“替換為”輸入框中用上面的方法插入一個(gè)“段落標(biāo)記（P）”(一個(gè)“^P”)，再按下“全部替換”按鈕。這樣多余的空行就會(huì)被刪除，如果發(fā)現(xiàn)還有一些去不掉，可再重復(fù)一下就可以了，如果是在處理復(fù)制網(wǎng)頁(yè)文章時(shí)還會(huì)出現(xiàn)段落標(biāo)記后有一些空格，那你就試一下在查找中的“^P”加個(gè)空格，再加上“^P”，替換為“^P”，那么從網(wǎng)上下載一些文字材料出現(xiàn)的空行太多使得行數(shù)居高不下問(wèn)題就自然解決了。

　　此時(shí)如果上面的方法去不了空行，那你需要細(xì)心看一下?lián)Q行段落標(biāo)記，是自動(dòng)換行（頁(yè)面行末顯示的符號(hào)是“?”），還是手動(dòng)換行（頁(yè)面行末顯示的符號(hào)是“↓”），前面去空行的是自動(dòng)換行符。對(duì)文件中手動(dòng)換行符(“Shift+回車”)形成的空行，在替換時(shí)需要選擇“特殊字符”中的“人工換行（L）”兩次，即用“^l^l”替換成“^l”，空行便可去除?？傊锰鎿Q的方法來(lái)刪除空行時(shí)，要靈活對(duì)待查找的內(nèi)容，不然可換不了啊。

　　七、用“表格——標(biāo)題行重復(fù)”功能，實(shí)現(xiàn)在每一頁(yè)上都能打印行標(biāo)題、且做到自動(dòng)滿頁(yè)顯示

　　在Word中文字編排時(shí)難以實(shí)現(xiàn)每一頁(yè)上都重復(fù)打印一個(gè)行標(biāo)題，如果采用表格功能，設(shè)置不好，最后一頁(yè)是有多少行打多少行，也沒(méi)有標(biāo)題，不能實(shí)現(xiàn)滿頁(yè)打印。如果你用一下Word中的“表格——標(biāo)題行重復(fù)”，就可以實(shí)現(xiàn)這個(gè)功能。方法：先復(fù)制Excel表至Word中用“粘貼”功能，再選擇所需要設(shè)為標(biāo)題行的部分，點(diǎn)擊“表格”——“重復(fù)標(biāo)題行”就完成了。試一下，在標(biāo)題行外的空格連續(xù)中輸入數(shù)據(jù)或文字，換行，至第二頁(yè)，是不是自動(dòng)滿頁(yè)顯示？此功能在處理進(jìn)行工程決算審計(jì)表中，你需要在Word表格中連續(xù)輸入需要每頁(yè)有文本標(biāo)題顯示的、同時(shí)在次頁(yè)需要滿頁(yè)顯時(shí)就起作用了。

　　八、利用“插入-對(duì)齊方式-頁(yè)碼-內(nèi)側(cè)”功能，讓文稿正反的頁(yè)碼能在正確位置打印

　　在打印審計(jì)報(bào)告或其他文件需要正反打印時(shí)，我們會(huì)先將⒈⒊⒌⒎⒐頁(yè)碼先編在右側(cè)，先打這幾頁(yè)，然后再對(duì)反面的⒉⒋⒍⒏⒑頁(yè)的頁(yè)編排在左側(cè)，再進(jìn)行打印，這樣打印后頁(yè)碼就自然對(duì)映，如果搞錯(cuò)了，那就要浪費(fèi)紙張了。不過(guò)你采用“插入-對(duì)齊方式-頁(yè)碼-內(nèi)側(cè)”功能后，只要在打印界面上先打⒈⒊⒌⒎⒐頁(yè)，然后將紙反過(guò)來(lái)再打⒉⒋⒍⒏⒑頁(yè)，這樣處理后頁(yè)碼自然對(duì)齊了。

　　九、解決文字輸入中的首行縮進(jìn)兩個(gè)字符問(wèn)題

　　在你正常輸入文本時(shí)首先確定首行縮進(jìn)兩個(gè)字符，你在“段落——縮進(jìn)與間距——特殊格式”中確定需要首行縮進(jìn)兩個(gè)字符，“段落——縮進(jìn)與間距——度量值”有時(shí)會(huì)顯示厘米，這樣就無(wú)法精確計(jì)算兩個(gè)字是多少。如何處理？先選擇區(qū)域，再選擇一下字體“宋體”，再選擇“段落”——縮進(jìn)與間距——特殊格式——首行縮進(jìn)”，再選擇“度量值”便會(huì)出現(xiàn)縮進(jìn)兩個(gè)字符了，點(diǎn)擊一下，以后你就不用再考慮應(yīng)縮進(jìn)多少厘米了。

　　十、利用圖片處理工具，巧妙處理數(shù)碼相機(jī)的取證材料

　　我們現(xiàn)在普遍使用數(shù)碼相機(jī)進(jìn)行原始材料的取證，其取證的隱蔽性較好，在審計(jì)中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題未最后確定時(shí)，往往不為被審計(jì)單位察覺(jué)（過(guò)去發(fā)現(xiàn)問(wèn)題時(shí)對(duì)原始資料折疊復(fù)印容易被發(fā)現(xiàn)），但其后續(xù)圖片處理不太方便，用Acdsee還是用Photoshp,是需要花一定時(shí)間學(xué)習(xí)的。其實(shí)Office2000中就有很實(shí)用的圖片處理軟件Microsoft Photo Editor，結(jié)合Word，你便能很方便處理數(shù)碼圖片資料了。方法：第一步安裝圖片軟件，對(duì)Office2000進(jìn)行安全安裝，即在進(jìn)入按裝程序——“添加或刪除功能”——在“Microsoft Office”下拉菜單中選擇“從本機(jī)運(yùn)行全部程序”——“開(kāi)始更新”，這以后你機(jī)器上就安裝了Microsoft Photo Editor；第二步打開(kāi)全部圖片，然后一張一張的“裁切”——“復(fù)制”——打開(kāi)Word文檔——“粘貼”，第三步在Word中從“工具”中打開(kāi)“圖片”格式，對(duì)每張圖片的大小、對(duì)比度、黑白等調(diào)整一下，盡量將一張憑證的所有附件整合在一頁(yè)或幾頁(yè)上，然后對(duì)需作為審計(jì)證據(jù)的圖片一次性打印出來(lái)，這一方面節(jié)約了紙張，另一方面也形成了審計(jì)證據(jù)的電子文檔。

　　十一、給Word文件配備Excel文件，便于審計(jì)文件資料查找與匯集

　　我們?cè)谟肳ord編輯文件時(shí)，需要用Excel文件編一些表格資料，如果將編寫審計(jì)報(bào)告或其他報(bào)告所需要的審計(jì)調(diào)整調(diào)查表等Excel表格文件整合到一個(gè)Word中，這樣做有利于文件表格資料查找、修改、整理，不必在打印好Word后再到Excel中去查找所打印文件對(duì)應(yīng)的Excel文件了。方法：光標(biāo)移至己打開(kāi)的Word文件的最后，打開(kāi)“插入”——“對(duì)象”——“由文件創(chuàng)建”，在“文件名”右側(cè)“瀏覽”選擇你需要插入的文件，然后在“顯示為圖標(biāo)”上打勾就行了。這時(shí)文檔中出現(xiàn)了一個(gè)圖標(biāo)，雙擊即打開(kāi)了該Excel文件，注意此文件己成為Word文件的附件，保存了Word文件即保存了Excel文件。同理在Excel中也可加載上一些Word文件?？紤]打印Word文件時(shí)會(huì)將Excel文件圖標(biāo)打印出來(lái)，此時(shí)可先刪除這個(gè)圖標(biāo)，進(jìn)行Word文件的打印，然后用“Ctrl+Z”，撤銷剛才動(dòng)作，即可恢復(fù)Excel文件圖標(biāo)。

　　十二、利用郵件合并功能，實(shí)現(xiàn)批量處理含有數(shù)據(jù)的文本資料

　　我們?cè)谔幚硇藕?、通知、詢證函、審計(jì)日記、審計(jì)工作底稿等，其格式基本一致，但具體內(nèi)容及對(duì)象都不同，如果每次都一個(gè)一個(gè)的錄入打印，使得基本相似的文本格式都在重復(fù)輸入，如何利用己有的數(shù)據(jù)資源，使這類重復(fù)勞動(dòng)變成一件輕松的事情，用“郵件合并”來(lái)解決，主要是利用Excel的數(shù)據(jù)資料，在Word中設(shè)置需要輸入的位置后，可自動(dòng)生成，具體方法可在Word的幫助文件學(xué)習(xí)。