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內(nèi)部控制是企業(yè)為控制經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)、實(shí)現(xiàn)經(jīng)營目標(biāo)而制定的各項(xiàng)政策與程序。內(nèi)部控制能夠幫助企業(yè)達(dá)到其目標(biāo),同時(shí)將風(fēng)險(xiǎn)降低至合理范圍內(nèi),保證企業(yè)資產(chǎn)安全,有效防范各種舞弊活動(dòng)。內(nèi)部控制的權(quán)威人士Adrian Cadbury爵士曾經(jīng)說過“公司的敗績都是由內(nèi)部控制失敗引起的”,這一點(diǎn)從眾多的企業(yè)失敗案例都得到了驗(yàn)證。從我國的現(xiàn)實(shí)情況來看,企業(yè)內(nèi)部控制普遍比較薄弱,有關(guān)挪用、侵占或詐騙企業(yè)財(cái)產(chǎn)的新聞亦屢見不鮮,企業(yè)資產(chǎn)和股東權(quán)利得不到應(yīng)有保護(hù),甚至給企業(yè)造成災(zāi)難性損失導(dǎo)致經(jīng)營陷入困境。
2004年,中航油巨虧、四川長虹對APEX公司超過38億元的壞賬、創(chuàng)維黃宏生被香港廉政公署拘捕等諸多案例,給我國很多企業(yè)敲響了內(nèi)部控制的警鐘。 筆者結(jié)合眾多內(nèi)控失敗案例和內(nèi)控咨詢工作的經(jīng)驗(yàn),歸納了我國企業(yè)內(nèi)部控制常見的十大問題,希望管理人員引以為戒,有則改之,無則加勉。
一、出納領(lǐng)取銀行對賬單、編制銀行存款余額調(diào)節(jié)表。
之所以把這個(gè)問題列在十大問題之首,是因?yàn)樗浅F毡榍液蠊麌?yán)重,但遺憾的是,直到今天,仍有很多單位根本沒有意識(shí)到這一問題,或雖然意識(shí)到了卻不以為然,低估了其可能造成的嚴(yán)重后果。不相容職務(wù)分離是內(nèi)部控制的一個(gè)基本原理,通常需要分離的不相容職務(wù)包括授權(quán)與執(zhí)行、執(zhí)行與審核、執(zhí)行與記錄、保管與記錄,所謂“管錢不管賬,管賬不管錢”就是不相容職務(wù)分離原理的一個(gè)典型運(yùn)用。貨幣資金是最容易出現(xiàn)舞弊的一項(xiàng)資產(chǎn),如果由出納來負(fù)責(zé)領(lǐng)取銀行對賬單、編制銀行存款余額調(diào)節(jié)表,出納就有可能挪用或侵占公司貨幣資金,并通過偽造對賬單或在余額調(diào)節(jié)表上做手腳來掩蓋自己的舞弊行為。
國家自然科學(xué)基金委會(huì)計(jì)卞中從1995年到2003年的八年期間里,利用掌管國家基礎(chǔ)科學(xué)研究的專項(xiàng)資金下?lián)軝?quán),采用謊稱支票作廢、偷蓋印鑒、削減撥款金額、偽造銀行進(jìn)賬單和信匯憑證、編造銀行對賬單等手段貪污、挪用公款人民幣兩億余元。卞中擔(dān)負(fù)著資金收付的出納職能,同時(shí)所有的銀行單據(jù)和銀行對賬單也都由他一手經(jīng)辦,使得他得以作案長達(dá)八年都沒有引起過懷疑。 2003年春節(jié)剛過,基金委財(cái)務(wù)局經(jīng)費(fèi)管理處剛來的一名大學(xué)生上班伊始便到定點(diǎn)銀行拿對賬單,以往這一工作由會(huì)計(jì)卞中負(fù)責(zé)。一筆金額為2090萬的支出引起了這名大學(xué)生注意,在其印象里他沒有聽說此項(xiàng)開支。這個(gè)初入社會(huì)的大學(xué)生找到卞中刨根問底,這樁涉案金額超過2億元的大案也因此浮出水面。
從筆者了解的情況看,80%以上的企業(yè)存在出納領(lǐng)取銀行對賬單、編制余額調(diào)節(jié)表的現(xiàn)象,究其原因,主要從工作方便角度出發(fā),由于出納經(jīng)常跑銀行,辦理各種收付款,于是便“順理成章”地領(lǐng)取銀行對賬單、編制余額調(diào)節(jié)表。殊不知這種習(xí)慣做法存在巨大風(fēng)險(xiǎn)隱患,其實(shí)要防范這種風(fēng)險(xiǎn)并不難,只要改由出納以外的人來負(fù)責(zé)銀行對賬單領(lǐng)取和賬面銀行存款余額核實(shí)工作即可,關(guān)鍵是要從思想意識(shí)上重視起來。
二、領(lǐng)導(dǎo)“一只筆”審批,缺乏完善內(nèi)控制度和流程保障。
領(lǐng)導(dǎo)“一只筆”,表明看起來似乎控制很嚴(yán)格,不容易出問題,但事實(shí)上這種“一只筆”控制反映了單位內(nèi)部控制方式的落后。首先,事無巨細(xì)都由領(lǐng)導(dǎo)來審批,囿于時(shí)間和精力,領(lǐng)導(dǎo)最后可能疲于應(yīng)付,分不清主次,審批“一只筆”變成簽字“一只筆”而已,控制流于形式。其次,如果缺乏相關(guān)支撐信息,領(lǐng)導(dǎo)無法對收支合理性進(jìn)行判斷,“一只筆”就會(huì)失去控制作用,例如經(jīng)辦人員申請購買某種設(shè)備,而領(lǐng)導(dǎo)沒有該設(shè)備經(jīng)濟(jì)可行性、價(jià)格合理性的相關(guān)數(shù)據(jù),審批就會(huì)演變成一種過場。第三,領(lǐng)導(dǎo)“一只筆”會(huì)造成高度集權(quán),不利于對領(lǐng)導(dǎo)的制約和監(jiān)督,可能導(dǎo)致腐敗。因此,合理的內(nèi)部控制應(yīng)當(dāng)按照重要性程度大小,適當(dāng)分層授權(quán),逐級(jí)審批。
三、過于依賴業(yè)務(wù)人員,企業(yè)資源掌握在個(gè)人手中,企業(yè)對業(yè)務(wù)開展失去控制。
企業(yè)業(yè)務(wù)資源完全掌握在業(yè)務(wù)員個(gè)人手中,對企業(yè)來說是一件非常危險(xiǎn)的事情,現(xiàn)實(shí)中經(jīng)??梢钥吹剑簧倨髽I(yè)的業(yè)務(wù)員一旦跳槽或離職,原有的客戶和業(yè)務(wù)關(guān)系也被隨之帶走,形成企業(yè)對業(yè)務(wù)人員過于依賴的局面。更有甚者,有的企業(yè)業(yè)務(wù)員明地里使用單位各項(xiàng)資源,暗地里為自己或親友開拓業(yè)務(wù)、謀取私利,嚴(yán)重?fù)p害了企業(yè)利益。針對這種現(xiàn)象,企業(yè)應(yīng)通過完善制度設(shè)計(jì),例如采取建立統(tǒng)一的客戶檔案和客戶關(guān)系管理系統(tǒng)、同一筆業(yè)務(wù)有兩人以上共同參與、適當(dāng)進(jìn)行工作輪換和加強(qiáng)財(cái)務(wù)對業(yè)務(wù)過程的控制等措施,將業(yè)務(wù)員手中的客戶資源轉(zhuǎn)化為企業(yè)資源,讓客戶認(rèn)的是企業(yè)本身而不是認(rèn)個(gè)人,這樣企業(yè)的業(yè)務(wù)就不會(huì)依賴于某一兩個(gè)人,從而保持持續(xù)穩(wěn)定的發(fā)展。
2003年初,花旗銀行臺(tái)灣區(qū)總經(jīng)理陳圣德率領(lǐng)二十多位主管集體跳槽,但在經(jīng)歷短暫的人事地震以后,花旗銀行在短短兩三個(gè)月內(nèi)就基本恢復(fù)了業(yè)務(wù)正常開展,當(dāng)年業(yè)績并未受到大的影響,盈利反而創(chuàng)下歷史新高,靠的就是花旗銀行內(nèi)部已經(jīng)形成完整的制度和流程,用制度來保障業(yè)務(wù)開展,而不是依賴于某個(gè)業(yè)務(wù)人員或主管。
四、內(nèi)部控制制度文字描述性東西較多,清晰的流程圖和配套表單較少。
很多單位有這樣一種現(xiàn)象,員工在某個(gè)崗位工作久了后變得駕輕就熟,經(jīng)驗(yàn)老到,工作起來游刃有余,而一旦這個(gè)員工因有事調(diào)離或辭職,后面接替的人員則需要花很長時(shí)間來熟悉情況,重新摸索工作方法。造成這種現(xiàn)象的原因是企業(yè)制度主要是文字性東西,缺乏清晰的崗位說明和工作流程圖,執(zhí)行的人往往憑自己的經(jīng)驗(yàn)和別人“言傳身教” 來做事,崗位新手在開始階段工作不知從何入手,通常需要很長一段學(xué)習(xí)和熟悉過程。因此,一套完整的企業(yè)制度應(yīng)包括三部分:
?。?)文字描述的支撐制度文件;(2)工作流程圖或流程的文字描述;(3)相關(guān)憑證、表單、文件的樣式匯總。
通過繪制清晰的工作流程圖,可以讓每個(gè)人都能一目了然地知道辦事程序、涉及的部門、人員和規(guī)章制度,而且能夠?qū)⒐ぷ餍纬傻暮媒?jīng)驗(yàn)固化下來,并且通過流程圖能比較容易發(fā)現(xiàn)內(nèi)部控制中的不足之處和風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn),從而有助于企業(yè)內(nèi)部控制的持續(xù)改進(jìn)。
五、內(nèi)部控制制度“救火式”的較多,制度體系缺乏系統(tǒng)性和完整性,甚至政出多門,相互打架。
很多企業(yè)的內(nèi)部控制制度都是在發(fā)展中逐步建立起來,經(jīng)常是發(fā)現(xiàn)管理中出現(xiàn)了某種問題,于是相應(yīng)地出臺(tái)一個(gè)制度來規(guī)范。例如今天發(fā)現(xiàn)電話費(fèi)高了,就制定一個(gè)通訊費(fèi)管理辦法,明天發(fā)現(xiàn)辦公用品浪費(fèi)嚴(yán)重,就擬定出辦公用品采購與使用辦法。這種“救火式”的制度往往只能防范已發(fā)生過的風(fēng)險(xiǎn),而對未發(fā)生的風(fēng)險(xiǎn)則考慮不足。此外,這樣的制度體系無論在內(nèi)容上還是形式上,都缺乏系統(tǒng)性和完整性,沒有科學(xué)合理的分類,甚至不同制度之間存在矛盾或重疊的現(xiàn)象。有的單位還有不同部門根據(jù)自身需要制定制度現(xiàn)象,政出多門,相互打架。
筆者曾經(jīng)接觸過一個(gè)單位,僅是購買電腦一項(xiàng),既可以通過信息科購買,因?yàn)樾畔⒖曝?fù)責(zé)整個(gè)單位的計(jì)算機(jī)軟硬件系統(tǒng);也可以通過行政辦公室,因?yàn)殡娔X屬于辦公用品,而辦公用品歸口辦公室管理;還可以通過負(fù)責(zé)管理固定資產(chǎn)的設(shè)備科購買,因?yàn)殡娔X是一種固定資產(chǎn)。為此,企業(yè)應(yīng)有一套規(guī)范的制度制定程序和形式規(guī)范,包括制度的編號(hào)、格式、分類、內(nèi)容、審批程序、執(zhí)行及其他應(yīng)注意事項(xiàng)進(jìn)行統(tǒng)一的規(guī)范化管理,并以書面形式予以約束。
六、員工臨時(shí)休假或出差時(shí),缺乏明確的工作交接制度。
任何一個(gè)崗位,總會(huì)出現(xiàn)員工因急事、生病或出差等原因不能正常上班的情形,很多單位在制度設(shè)計(jì)時(shí)都沒有考慮到員工暫時(shí)離崗時(shí)工作由誰接替的問題。實(shí)際操作中,在遇到員工臨時(shí)休假或出差時(shí),便臨時(shí)指派一位相關(guān)人員來兼任,但事實(shí)上,這種急時(shí)抱佛腳的做法,稍有不當(dāng),可能會(huì)給企業(yè)帶來風(fēng)險(xiǎn)。企業(yè)正常的工作安排中通常會(huì)將不相容職務(wù)由兩個(gè)以上的人來擔(dān)任,以便相互牽制,而臨時(shí)指派某人兼任做法,可能會(huì)導(dǎo)致不相容職務(wù)由同一人擔(dān)任。例如支票印鑒平常一般都由兩人分別保管,如果因其中一人臨時(shí)有事而指派另一人暫時(shí)兼任,由一人掌握所有空白支票和印鑒的話,盜用支票的風(fēng)險(xiǎn)就會(huì)大大增加。因此,企業(yè)有必要明確規(guī)定一些重要崗位的工作交接制度,防止員工臨時(shí)休假或出差時(shí)留下內(nèi)部控制“真空”的現(xiàn)象。
七、人員招聘時(shí)注重筆試和面試的考察,忽視背景調(diào)查。
如果雇傭了不誠實(shí)的人,那么即使是最良好的控制也無法防范舞弊。如果企業(yè)不仔細(xì)地篩選應(yīng)聘者,并因此而雇傭了不誠實(shí)的員工,則很有可能遭受損害。很多企業(yè)在招聘過程中也非常強(qiáng)調(diào)應(yīng)聘者的誠信,但較多注重于筆試或面試的考察。“然而,誰能知道在一份漂亮的簡歷背后又隱藏著什么?”,背景調(diào)查則能有效發(fā)現(xiàn)應(yīng)聘者有無虛構(gòu)個(gè)人信息、是否存在不誠信記錄、在以前雇主處工作情況,從而能幫助企業(yè)甄別應(yīng)聘者,防止將不合格人員招進(jìn)來。而且背景調(diào)查本身并不需要復(fù)雜的技術(shù),只需要向應(yīng)聘者以前工作過單位打幾個(gè)電話或發(fā)封函件就能夠了解一些非常有用的信息,實(shí)施成本也比較低。
曾經(jīng)被稱為北京市醫(yī)療系統(tǒng)頭號(hào)女貪、案發(fā)前為北京腫瘤醫(yī)院住院部主任的石巧玲,四年時(shí)間貪污挪用1000多萬元,檢察官辦案時(shí)發(fā)現(xiàn)她自己在不同表格上填寫的出生日期就有三個(gè)版本,而在填寫工作簡歷時(shí)她又玩上了花樣:在1979年5月石巧玲親自填寫的《工作人員履歷表》中,前頁寫“售貨員”,后頁則寫在“二商局工作”;1995年12月25日填寫的腫瘤醫(yī)院《干部任免呈報(bào)表》中,石巧玲的工作簡歷又變成了“1967——1978年,北京商業(yè)局會(huì)計(jì)”。對石巧玲來講,嚴(yán)肅的履歷表成了可隨意填寫的“草紙”。其實(shí),這些問題通過對應(yīng)聘者簡歷的認(rèn)真審核和相應(yīng)背景調(diào)查是不難發(fā)現(xiàn)的。
八、關(guān)鍵崗位無強(qiáng)制輪換或帶薪休假制度。
企業(yè)員工在某一崗位工作時(shí)間長了,會(huì)比較熟悉內(nèi)部控制漏洞所在,實(shí)施舞弊的可能性更大?,F(xiàn)實(shí)中,有不少挪用或貪污等舞弊現(xiàn)象都是在工作交接時(shí)被發(fā)現(xiàn)的。2005年4月,儀征化纖公司在工作交接過程中發(fā)現(xiàn)營銷部一會(huì)計(jì)挪用資金5000多萬元,該會(huì)計(jì)1989年畢業(yè)后被分配至儀征化纖從事財(cái)務(wù)工作,十六年來他的崗位和職務(wù)一直都沒有變化,由于在這個(gè)崗位上的時(shí)間很長,規(guī)律摸得非常透,他知道什么時(shí)候?qū)⒖铐?xiàng)交給單位,也清楚什么時(shí)候要進(jìn)行財(cái)務(wù)檢查或?qū)徲?jì),總能找到新的款項(xiàng)填補(bǔ)以前的漏洞,自1999年開始挪用資金,作案時(shí)間長達(dá)六年,期間一直未露蛛絲馬跡,直到2005年因單位內(nèi)部人事改革他被迫交接工作時(shí)才敗露。過去我們比較強(qiáng)調(diào)“螺絲釘”精神,殊不知,“螺絲釘”在一個(gè)地方時(shí)間擰長了也會(huì)容易生銹的。
通過強(qiáng)制輪換,或者帶薪休假,在休假期間工作由別人暫時(shí)接替,由于員工離崗時(shí)的工作交接會(huì)受到他人監(jiān)督,那么他實(shí)施并掩蓋舞弊的機(jī)會(huì)將大大減少。美國貨幣管理局要求全美的銀行雇員每年休假一周,在雇員休假期間,安排其他接替人員做他的工作,就是為了防止員工長期在同一崗位工作可能產(chǎn)生舞弊。對我國企業(yè)來說,對一些關(guān)鍵崗位,例如財(cái)務(wù)、采購中的部分崗位,通過建立強(qiáng)制輪換和帶薪休假制度,既可以提升員工的工作能力,同時(shí)是防范和發(fā)現(xiàn)舞弊的一項(xiàng)有效措施。
九、過分強(qiáng)調(diào)控制成本,經(jīng)常將效率作為弱化或逾越內(nèi)部控制的理由。
實(shí)施內(nèi)部控制無疑需要成本,并且在一定程度上會(huì)影響到運(yùn)行效率。于是,一些單位管理人員便常常以影響效率為由,反對內(nèi)部控制措施的推行。事實(shí)上,如果將各項(xiàng)職能都較給某一個(gè)部門或某一個(gè)人去執(zhí)行,沒有必要的授權(quán)批準(zhǔn)和審核,在效率上可能會(huì)很高,但由此產(chǎn)生的風(fēng)險(xiǎn)也急劇上升。因此,為了防止一些重大風(fēng)險(xiǎn)給企業(yè)帶來災(zāi)難性損失,犧牲一定程度的效率是控制風(fēng)險(xiǎn)所必須付出的成本?,F(xiàn)實(shí)中經(jīng)常碰到的情形是,在企業(yè)推行新的內(nèi)部控制制度,往往會(huì)涉及到原有利益格局的打破和調(diào)整,這時(shí)一些管理人員便表明上以影響效率為由來反對內(nèi)部控制新舉措推行,實(shí)際是由于個(gè)人或部門利益受到影響。因?yàn)閮?nèi)部控制制度不完善帶來的損失可能是關(guān)系到企業(yè)存亡問題,而效率則是影響企業(yè)發(fā)展的快慢,作為企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)者,不能過分強(qiáng)調(diào)成本因素而忽視內(nèi)部控制制度的建設(shè),應(yīng)當(dāng)合理權(quán)衡內(nèi)部控制的成本和效率的關(guān)系。
十、說一套,做一套,制度放空炮。
內(nèi)部控制制度是否得到有效執(zhí)行是個(gè)老生常談的問題,卻又不得不談,很多出問題的案例往往都不是因?yàn)橹贫热狈σ?guī)定,而恰恰是制度有明文規(guī)定卻未能遵照執(zhí)行。以中航油(新加坡)為例,盡管公司有完整的風(fēng)險(xiǎn)管理規(guī)章制度,是由國際“四大”之一的安永會(huì)計(jì)師事務(wù)所制定的,在風(fēng)險(xiǎn)管理委員會(huì)設(shè)置、風(fēng)險(xiǎn)控制流程等各方面制度都比較完備按照規(guī)定,公司的風(fēng)險(xiǎn)管理基本結(jié)構(gòu)是從交易員,到風(fēng)險(xiǎn)管理委員會(huì),到內(nèi)審部,到首席執(zhí)行官,再到董事會(huì)層層上報(bào);每名交易員虧損20萬美元時(shí),要向風(fēng)險(xiǎn)管理委員會(huì)報(bào)告,虧損達(dá)37.5 萬美元時(shí)向首席執(zhí)行官匯報(bào),虧損50萬美元時(shí),必須斬倉。但遺憾的公司這些制度并未得到有效執(zhí)行,公司內(nèi)部風(fēng)險(xiǎn)管理內(nèi)控系統(tǒng)形同虛設(shè),最終給公司造成了超過5億美元的災(zāi)難性損失。
內(nèi)部控制制度不能有效執(zhí)行原因主要有二:一是制度本身制定得不合理,或過于理想化,或隨著新情況出現(xiàn),原有制度已不能適應(yīng)卻沒有及時(shí)修改,從而使得制度不具可操作性,自然也就不會(huì)被執(zhí)行;二是缺乏保證制度執(zhí)行的機(jī)制,一些單位對內(nèi)部控制執(zhí)行情況既沒有檢查監(jiān)督,又沒有相應(yīng)的獎(jiǎng)懲措施,內(nèi)部控制制度成為墻上擺設(shè)和一紙空文也就不奇怪了。為此,企業(yè)一方面需要提高制度可操作性,另一方面要加強(qiáng)制度執(zhí)行力,不能為制度而制度。
簡單歸納如下:
1、出納領(lǐng)取對賬單,調(diào)節(jié)余額她來編;
2、領(lǐng)導(dǎo)同志一支筆,事無巨細(xì)啥都批;
3、銷售業(yè)務(wù)控制好,沒他企業(yè)很苦惱;
4、文本制度不可少,流程圖表更重要;
5、救火制度頻頒布,各自為政把令出;
6、臨時(shí)休假或出差,無規(guī)無律亂安排;
7、筆試面試乃基礎(chǔ),背景調(diào)查易疏忽;
8、關(guān)鍵崗位強(qiáng)輪換,帶薪休假執(zhí)行難;
9、成本壓縮太過分,內(nèi)部控制無人問;
10 說一套來做一套,制度如同放空炮。
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