ERP系統(tǒng)集信息技術(shù)與先進(jìn)管理思想于一身，成為現(xiàn)代企業(yè)的運(yùn)行模式，反映了時(shí)代對(duì)企業(yè)合理調(diào)配資源、最大化地創(chuàng)造社會(huì)財(cái)富的要求，成為企業(yè)在信息時(shí)代生存、發(fā)展的基石，因而成為許多企業(yè)追求的管理目標(biāo)。國內(nèi)一些頗具規(guī)模的出版社已經(jīng)、正在或?qū)⒁獙?shí)施ERP系統(tǒng)。迄今為止，成功者有，但并不多。即使是成功者，雖有明顯效果，卻也是歷盡千辛萬苦?？梢哉f，出版社實(shí)施ERP任重而道遠(yuǎn)。

　　一、管理要求的不斷提高是實(shí)施ERP的起因

　　出版社目前使用的多數(shù)屬于傳統(tǒng)的單一層次、具有專門用途的管理軟件，諸如財(cái)務(wù)管理軟件、發(fā)行管理軟件、出版管理軟件等，都是針對(duì)原始數(shù)據(jù)進(jìn)行基礎(chǔ)管理，著重解決數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)、匯總和日常單表的編制。在一定程度上，提高了使用部門的工作效率和數(shù)據(jù)的可用性。但由于不同部門使用不同的管理軟件，缺乏統(tǒng)一的規(guī)劃，難免出現(xiàn)各自為政、信息“孤島”現(xiàn)象，所謂的管理信息系統(tǒng)只能處于部門級(jí)應(yīng)用水平。由此導(dǎo)致的結(jié)果是，數(shù)據(jù)缺乏可比性、一致性，甚至造成數(shù)據(jù)混亂、決策無所適從。

　　ERP是Enterprise Resource Planning的縮寫，直譯為企業(yè)資源計(jì)劃。它是以信息技術(shù)為基礎(chǔ)，遵循系統(tǒng)化的管理思想，為各項(xiàng)業(yè)務(wù)的順暢運(yùn)行提供管理平臺(tái)，以便整合企業(yè)內(nèi)、外部所有資源，并將其進(jìn)行合理規(guī)劃，從而使企業(yè)達(dá)到最大效益和最高效率，并最終為決策者提供詳實(shí)、可靠的決策支持的信息管理系統(tǒng)。

　　按照實(shí)施ERP系統(tǒng)的構(gòu)想：由于是在同一個(gè)信息管理平臺(tái)上進(jìn)行操作，規(guī)范了各個(gè)子系統(tǒng)之間的銜接和管理，即統(tǒng)一了品種名稱、客戶信息、版印次、產(chǎn)供銷、人財(cái)物等重要數(shù)據(jù)的選取口徑，為數(shù)據(jù)共享及數(shù)據(jù)同步提供了可能，改變了過去那種信息不通暢、情況不了解、盲目下決定、相互鬧矛盾的現(xiàn)象。在實(shí)際工作中使得財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)共享，形成了信息化建設(shè)中一條完整的“信息鏈”。這樣的信息系統(tǒng)對(duì)解決單品種核算和實(shí)施出版社生產(chǎn)經(jīng)營全過程的業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)管理提供了最終的解決方案。

　　因此，出版社實(shí)施ERP，應(yīng)該是自身發(fā)展的需要，是市場競爭對(duì)管理水平提升的需要，而不是趕時(shí)髦、做樣子。隨著文化體制改革，出版社由事業(yè)單位轉(zhuǎn)制為企業(yè)，并實(shí)現(xiàn)真正意義上的自主經(jīng)營、自負(fù)盈虧。多數(shù)出版社逐漸成為市場競爭的主體，管理上也將出現(xiàn)這樣或那樣的矛盾，如選題或印制計(jì)劃變化頻繁、庫存嚴(yán)重積壓、委托代銷情況不清楚、發(fā)貨折扣混亂、賬款回收不暢、市場信息傳遞不及時(shí)等問題，這些問題會(huì)嚴(yán)重制約出版社的發(fā)展。必須切實(shí)解決好這些管理問題，全面提升出版社的管理水平及發(fā)揮管理效益，才能使出版社不至于在激烈的市場競爭中被淘汰或慘遭損失。而解決這些管理問題， ERP或?yàn)樽罴堰x擇。

　　但是，我們也要注意，ERP是國外幾十年管理經(jīng)驗(yàn)的積累和沉淀，發(fā)達(dá)國家已實(shí)現(xiàn)的較完善的經(jīng)濟(jì)體制、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)姆审w系、為社會(huì)所遵循的倫理標(biāo)準(zhǔn)等，為ERP的實(shí)施構(gòu)筑了堅(jiān)實(shí)的經(jīng)濟(jì)基礎(chǔ)和上層建筑。而我國大部分出版社距離真正的“現(xiàn)代企業(yè)”尚有距離，致使ERP的運(yùn)行基礎(chǔ)不甚牢固。國內(nèi)的ERP軟件在開發(fā)上僅僅經(jīng)歷了幾年時(shí)間，起步較晚，特別是針對(duì)出版行業(yè)特殊的業(yè)務(wù)，鮮有軟件公司可以做到完善解決。因此，出版社在實(shí)施ERP系統(tǒng)時(shí)，在考慮管理需要的同時(shí)，也要考慮管理基礎(chǔ)。

　　二、持續(xù)改進(jìn)的不斷開發(fā)是實(shí)施ERP的關(guān)鍵

　　在軟件開發(fā)商手中，ERP就像一套組合家具的標(biāo)準(zhǔn)部件，通過實(shí)施，使這些部件進(jìn)行最佳組合，逐漸形成完美的“家具”并符合使用要求。由此看來，ERP的實(shí)施過程至關(guān)重要。

　　首先，ERP系統(tǒng)不是像“傻瓜”相機(jī)一樣的標(biāo)準(zhǔn)軟件，而是需要不斷組裝、調(diào)試才能日臻完善。通過看似順暢的演示流程很難看出實(shí)質(zhì)問題，因?yàn)檠菔经h(huán)境都是軟件開發(fā)人員事先經(jīng)過反復(fù)驗(yàn)證、多次調(diào)試的，原始數(shù)據(jù)量小，而企業(yè)實(shí)際運(yùn)作環(huán)境往往非常復(fù)雜，軟件開發(fā)人員無法做出事前預(yù)測。另外，ERP實(shí)施過程中，需要有非常熟悉出版行業(yè)的專家，這樣才能使軟件實(shí)施符合行業(yè)特點(diǎn)、遵循行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。畢竟出版社是屬于生產(chǎn)圖書這一特殊商品的行業(yè)，有其特殊的行業(yè)財(cái)稅規(guī)章制度，有特殊的核算要求，也有特殊的業(yè)務(wù)流程，如果開發(fā)人員對(duì)這些一知半解，會(huì)導(dǎo)致軟件自誕生之日起就帶有天生的缺陷，在使用過程中，會(huì)出現(xiàn)這樣或那樣的問題。目前的大多數(shù)實(shí)施ERP系統(tǒng)的出版社基本上是隨時(shí)出現(xiàn)問題，隨時(shí)提出個(gè)性化需求，進(jìn)而完善程序，摸索前行。

　　其次，連續(xù)開發(fā)是在技術(shù)上保證ERP系統(tǒng)軟件持續(xù)、成功運(yùn)行的必要手段。盡管ERP是眾多成功企業(yè)管理流程的精粹整合，具有一定的模式性和先進(jìn)性，但是，不同行業(yè)管理流程和特點(diǎn)各異，而行業(yè)內(nèi)不同企業(yè)又有不盡相同的管理要求。因此，在實(shí)際操作中，在不違背ERP系統(tǒng)管理規(guī)范化的同時(shí)，出版社和軟件開發(fā)商通常會(huì)結(jié)合本企業(yè)和ERP系統(tǒng)的具體實(shí)施情況，在深度和廣度上進(jìn)行二次開發(fā)。二次開發(fā)與標(biāo)準(zhǔn)系統(tǒng)相比，除了功能更強(qiáng)大以外，還應(yīng)具有更加獨(dú)立的行業(yè)特點(diǎn)、企業(yè)特點(diǎn)以及可擴(kuò)展性能。這樣既能體現(xiàn)系統(tǒng)的高度集成性，又可以使出版社內(nèi)部的技術(shù)部門擺脫對(duì)軟件開發(fā)商的過分依賴，逐漸過度到自行運(yùn)作、維護(hù)系統(tǒng)。另外，也要注意二次開發(fā)帶來的新問題，如過于強(qiáng)調(diào)出版社的特點(diǎn)而降低管理和實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)，新開發(fā)的系統(tǒng)與原有舊系統(tǒng)的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)移和新舊系統(tǒng)在程序上的沖突等。舊系統(tǒng)在其使用期間積累了大量的歷史數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確遷移，是新系統(tǒng)順利啟用和日后穩(wěn)定運(yùn)行的前提。

　　再次，ERP系統(tǒng)的定期維護(hù)是保證系統(tǒng)穩(wěn)定運(yùn)行的前提。系統(tǒng)管理員應(yīng)該監(jiān)控?cái)?shù)據(jù)庫的運(yùn)行并對(duì)數(shù)據(jù)庫進(jìn)行定期維護(hù)，包括組織相關(guān)環(huán)節(jié)進(jìn)行數(shù)據(jù)驗(yàn)證，以便及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并處理，從而保證數(shù)據(jù)庫內(nèi)部的一致性、安全性和準(zhǔn)確性；通過刪除冗余文件以釋放空間，從而提高系統(tǒng)運(yùn)行速度。此外，定期做好數(shù)據(jù)的備份也同樣重要，一個(gè)龐大的信息系統(tǒng)，數(shù)據(jù)流無時(shí)不刻地在發(fā)生變化，只要數(shù)據(jù)是動(dòng)態(tài)變化的，就有可能產(chǎn)生數(shù)據(jù)異動(dòng)，出現(xiàn)系統(tǒng)故障。此時(shí)，如果事前沒有采取數(shù)據(jù)備份和對(duì)應(yīng)的恢復(fù)措施，就會(huì)導(dǎo)致數(shù)據(jù)的丟失，造成無法彌補(bǔ)的損失。為此，技術(shù)部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)系統(tǒng)的維護(hù)，保證“信息流”暢通無阻。

　　三、自上而下的全力配合是實(shí)施ERP的保證

　　出版社各級(jí)管理者與時(shí)俱進(jìn)、開拓創(chuàng)新的改革精神以及胸懷高屋建瓴的全局觀念，是ERP應(yīng)用的前提。

　　與企業(yè)在固定資產(chǎn)或者營銷推廣等方面的投入相比，ERP投資是一筆不小的開支，既有前期的研發(fā)投入，也有后期的維護(hù)費(fèi)用，且維護(hù)費(fèi)用通常占軟件總投入的30%左右。出版社全體員工翹首企盼最終的ERP實(shí)施效果，為此，需要出版社自上而下的全力配合。

　　首先，決策層的領(lǐng)導(dǎo)只有接受ERP理念，并將其與出版社發(fā)展緊密結(jié)合，從戰(zhàn)略高度給予肯定，才能保證項(xiàng)目的順利實(shí)施。沒有領(lǐng)導(dǎo)的支持，再好的項(xiàng)目也無以為續(xù)。

　　其次，中層管理人員的理解和配合也是尤為重要的。一方面他們直接領(lǐng)導(dǎo)屬下身體力行參與到ERP的實(shí)施中，另一方面在遇到問題時(shí)，也是他們進(jìn)行上、下溝通與協(xié)調(diào)，并提出切實(shí)可行的解決方案。

　　再次，基層員工的認(rèn)同和執(zhí)行力也不容忽視。ERP的實(shí)施需要出版社改變自身沿襲已久的工作方式，加上流程、業(yè)務(wù)的重組又意味著幾乎所有人的工作方式要改變，信息的采集最終被分配到基層員工端。事實(shí)上，新增加的業(yè)務(wù)端，確實(shí)增加了相關(guān)環(huán)節(jié)的工作量，如果他們產(chǎn)生抵觸情緒，就會(huì)影響ERP系統(tǒng)的實(shí)施效果。這就需要技術(shù)部門協(xié)同軟件公司對(duì)終端員工進(jìn)行系統(tǒng)的培訓(xùn)，做到系統(tǒng)啟動(dòng)、培訓(xùn)在先。相關(guān)使用部門，也應(yīng)該積極投入和參與。項(xiàng)目開始前的概念培訓(xùn)能使員工了解ERP系統(tǒng)，以及由此帶來的益處；系統(tǒng)使用和流程培訓(xùn)能使員工了解新系統(tǒng)的規(guī)則和自己的相關(guān)任務(wù)；終端用戶使用手冊(cè)可以為員工提供日常工作指導(dǎo)、并幫助記錄所存在的問題從而進(jìn)一步改進(jìn)程序。由此可以看出，各業(yè)務(wù)端人員需要用相當(dāng)一段時(shí)間去適應(yīng)新系統(tǒng)，并逐漸樹立正確采集和錄入數(shù)據(jù)信息的工作態(tài)度。任何一個(gè)環(huán)節(jié)信息的不正確、不完整，都會(huì)給整個(gè)ERP系統(tǒng)的業(yè)務(wù)處理帶來信息失真，工作重復(fù)，甚者還有可能導(dǎo)致系統(tǒng)癱瘓。因此，出版社實(shí)施ERP一定要有以人為本的管理思想，決策層領(lǐng)導(dǎo)要把應(yīng)用ERP與制訂出版經(jīng)營發(fā)展戰(zhàn)略、推動(dòng)出版社管理現(xiàn)代化進(jìn)程和社內(nèi)全員業(yè)績考核有機(jī)結(jié)合起來，促使全體員工自覺地投入到ERP應(yīng)用中來，最終為企業(yè)的生存與發(fā)展盡職盡責(zé)。

　　出版社在實(shí)施ERP的初期階段，會(huì)面臨認(rèn)識(shí)不統(tǒng)一，系統(tǒng)運(yùn)行不穩(wěn)定的問題，會(huì)有持不滿情緒的員工針對(duì)系統(tǒng)不完善發(fā)出的各種抱怨的情況，也會(huì)有部門之間發(fā)生誤會(huì)等不利因素，但如果全社上下能夠齊心協(xié)力、密切配合，就定能在風(fēng)雨之后見彩虹。在此引用蘭登書屋的Weber對(duì)實(shí)施ERP系統(tǒng)的切身體會(huì)：“在蘭登書屋實(shí)施ERP的過程中，我們必須打破原有的、已經(jīng)運(yùn)行25年的成熟體制。這起初很‘痛苦’，也很‘難堪’，但我們堅(jiān)信實(shí)行單一體制對(duì)提高效率是有益的，懷著這種信念，我們挺過了‘戒毒’的過程，事實(shí)證明這種堅(jiān)持完全必要。”